Advertencia: En la web “Justito El Notario”, su titular y responsable Miguel Prieto Escudero, no asesora ni aconseja ni lo ha hecho nunca desde la apertura del blog el 20/11/2015. Aquí únicamente se informa, se divulga (o al menos se intenta) y se opina (con mayor o menor grado de acierto). El contacto, colaboración o comentario a las entradas, no puede entenderse en ningún caso como un acceso telemático a mi notaría ni conducente a la firma de un documento público en la misma. A esos fines deberán dirigirse a mí por los cauces oportunos, pero nunca por la vía de mi blog que constituye una actividad completamente privada y no está conectado con la web de mi notaría.

 

 

 

Cuando una escritura se firma, cuando se firman todas las previstas en una jornada, el trabajo en la notaría no termina, aún quedan muchas cosas por hacer hasta que, generalmente unos días más tarde (a veces el mismo día), la copia autorizada es entregada y es cobrada la factura a los interesados. En mi caso, la labor post-otorgamiento comienza cuando salvo (corrijo) a mano, de mi puño y letra, los errores que he ido señalando a lápiz en la escritura durante el otorgamiento, si es que los ha habido y por la razón que sea (la poca importancia del error o, normalmente, por las prisas que lleva todo el mundo) no hemos podido volver a reimprimirla para firmarla completamente limpia (aunque ya saben aquello de “escritura corregida, escritura leída”). Estas correcciones también se realizan sobre la marcha en muchas ocasiones, en presencia de los otorgantes, lo que indefectiblemente da lugar a que alguno de los presentes pregunte:

.- Pero, ¿eso vale?

.- Sí, vale. Es una de las formas reglamentarias de hacerlo, pero no se preocupe que en su copia todo estará debidamente corregido – les contesto.

Una vez que los errores están corregidos, entrego las matrices (las escrituras originales, las que se conservan en la notaría y no salen nunca de ella, salvo cuando a los 25 años tienen que ser enviadas al Archivo del Distrito) a mi copista que inicia un proceso que comprende unas cuantas cosas de las que el público, de las que los usuarios notariales, no tienen casi noticia. Podríamos decir que no hay un pitillito tras la firma de la escritura, no hay un cigarrito de después. El cigarrito te lo puedes echar un buen rato más tarde (aunque en realidad yo ya no fumo) cuando una vez cerrada al público la notaría conseguimos dar término al buen puñado de cosas que suceden tras el otorgamiento, las cuales, en los últimos tiempos, son cada vez más gracias a las mejoras que se han ido acometiendo y a los avances técnicos implementados. Si lo agendado en el resto del día, y lo no agendado, lo que aparece sin avisar y también hay que atender, lo permiten, todo lo que contaré en este post se podrá ir haciendo tras cada firma, sobre la marcha, y no al cerrar la puerta al público, aunque en una notaría pequeña como la mía en la que todos somos multiusos, suele ser casi imposible que no quede buena parte por hacer cuando se cierra la puerta al público pero se continúa trabajando. Ese trabajo a puerta cerrada, como en otros oficios, resulta pues fundamental. Por cierto que dos terceras partes de los “trámites” que voy a comentar no existían cuando ingresé en la carrera en el año 2002 y si me retrotraigo a antes del Real Decreto 1.558/1992 (que reguló la presentación por fax a la que luego me refiero) tal vez me quedara solamente con los partes testamentarios y los índices en papel a los que también me referiré en estas líneas.

Y es que cuando el otorgante tras la firma pide sus copias simples, sus notas simples como dicen muchos confundiendo notaría y registro (“¿me puedo llevar ahora una nota simple?”), se le entrega (aunque también ofrecemos enviarlas por e-mail como luego comentaré) y después se marcha, es cuando comienza un proceso que ya nadie ve y que comprende unas cuantas cosas más que son las pretendo explicar, aunque no en toda su casuística, en este post.

Así pues, ¿qué ocurre en la notaría tras la firma de mi escritura?

• Presentaciones telemáticas en los Registros de la Propiedad y Mercantiles a través del Sistema Integral de Gestión Notarial (SIGNO) y del sistema CIRCE-PAIT-DUE

• Faxes al Registro Mercantil de la provincia

• Solicitud de N.I.F. (C.I.F.) provisional y definitivo

• Tramitación telemática integral

• Partes testamentarios

• Partes de Actas Declaración de Herederos

• Impresos de liquidación de impuestos no exentos

• E-notario

• “Plusvalías” municipales

• Envío de copias a la Comunidad Autónoma

• Envío de copias a Catastro y Servicio de Tramitación Inmobiliaria

• Envío de copias electrónicas simples y comunicación de poderes para pleitos y de otros apoderamientos

• Envío de oficios
  

• Envío del Índice Único Informatizado Notarial

• La llevanza de los dos Libros Indicadores de la notaría

• Las notas de ratificación, revocación y otras

• La expedición de copias simples y copias autorizadas en papel

• Las facturas

• El foliado

• ¿El Notario me cobra por firmar?

Presentaciones telemáticas en los Registros de la Propiedad y Mercantiles a través del Sistema Integral de Gestión Notarial (SIGNO) y del sistema CIRCE-DUE-PAIT

Si la escritura es inscribible en un Registro de la Propiedad, procede efectuar su presentación telemática en el registro (o registros porque pueden ser varios) competente. Para ello es necesario preparar una copia autorizada electrónica, rellenar la ficha de presentación en el sistema con todos los datos que se solicitan y proceder a la firma de la presentación por parte del Notario que utiliza la Firma Electrónica Reconocida Notarial (FEREN). A los pocos segundos se recibirá comunicación de la recepción desde el registro y en los minutos, horas y días siguientes continuará un intercambio de comunicaciones entre notaría y registro que culmina (si todo va como debe) con la práctica del asiento de presentación o con la inscripción. Sólo alguna de estas actuaciones es de carácter automático y se genera por el sistema, el resto requieren intervención humana y todas tienen su reflejo en la escritura con la consiguiente inversión de tiempo, infraestructura y materiales (como para todo lo que cuento en este post).

Por no dejar olvidado al histórico fax lo mencionaré diciendo que si existe alguna incidencia técnica que impide el uso de SIGNO, se procede, como antaño, a la presentación por fax, lo que aconseja la consolidación del asiento (duplicando el trabajo) mediante la presentación telemática de copia autorizada electrónica cuando el sistema se restablece a fin de alargar la duración de dicho asiento (que es inferior en el caso de la presentación por fax).

En mi caso, las presentaciones telemáticas se efectúan siempre en los negocios onerosos (una compraventa) y sólo en los gratuitos que preceden a un oneroso (herencia y posterior venta), salvo casos especiales o petición del propio interesado (porque tenga previsto vender en breve y quiera ir adelantando gestiones, por ejemplo). Por supuesto a efectos de presentar o no presentar la última palabra es del interesado, porque siempre es posible renunciar a que se haga presentación telemática, a veces por cuestión ahorro, a veces por confianza entre las partes, porque se trata de fincas no inmatriculadas o porque simplemente no interesa inscribir.

Si la escritura es inscribible en un Registro Mercantil, procede efectuar su presentación telemática en el registro (o registros porque también pueden ser varios) competente. Es reproducible lo señalado en el apartado anterior respecto de las presentaciones en los Registros de la Propiedad (excepto lo relativo al fax). Puede haber escrituras que se presenten en Registros de la Propiedad y Mercantiles (escritura de constitución de sociedad con aportación de inmueble, por ejemplo).

En mi caso, las presentaciones telemáticas se efectúan siempre, salvo que el interesado renuncie a ello. Imagino que en las capitales donde residen los Registros Mercantiles será más habitual la renuncia, pero en el resto de poblaciones la comodidad que aporta la presentación telemática, hace excepcional la renuncia a ella al menos en mi caso.

De momento, que yo sepa, no son posibles las presentaciones telemáticas en los Registros de Bienes Muebles.

Otra posibilidad para la constitución de sociedades es el recurso, por parte del emprendedor, al sistema CIRCE-DUE-PAIT. En el caso de que el emprendedor decida dirigirse a un PAE (Puntos de Atención al Emprendedor) o PAIT (Puntos de Asesoramiento e Inicio de Tramitación) dependientes del Centro de Información y Red de Creación de Empresas (CIRCE), el Notario (que esté dado de alta en el sistema, pues no tiene carácter obligatorio estarlo) recibirá una cita en su agenda, cuya aceptación telemática (todo el procedimiento lo es, excepto la firma de la escritura que requiere presencia física y se otorga en papel) dará lugar a la recepción del DUE (Documento Único Electrónico) que desemboca en la firma de la escritura, cuyo otorgamiento es comunicado al CIRCE que una vez recibida copia autorizada electrónica realiza todos los trámites desde la obtención del NIF provisional, hasta la inscripción en el Registro Mercantil y obtención del NIF definitivo. El Notario expide la copia en papel con toda la documentación que va recibiendo y ha de estar pendiente de la correcta evolución del proceso hasta su término, pudiendo ser necesario el otorgamiento de escrituras de subsanación en caso de error en el proceso. Tengo escrito un post explicando el proceso y uso del aplicativo.

Faxes al Registro Mercantil de la provincia

No funcionan igual todos los Registros Mercantiles a efectos de las presentaciones telemáticas en cuanto a las exigencias añadidas para conseguir que se practique la inscripción y pueda entregarse al cliente la copia ya inscrita tras haber efectuado el pago de la correspondiente factura.

He trabajado recientemente con los Registros de Madrid, Badajoz, Alicante, Málaga y Murcia y ninguno trabaja exactamente igual a los otros. Probablemente es una cuestión de dinámica interna de una oficina, en la que no se pueda entrar, pero no creo que resultara tan problemático que se produjera una unificación de la práctica.

En el Mercantil de mi provincia tras la presentación telemática, tenemos que enviarles un fax en el que yo, Justito El Notario, me hago cargo de la factura del registro. Y así cada vez que presentamos una escritura. Cuando se practica la inscripción, me mandan por e-mail la factura, se la abono al registro y luego mi cliente me la abona a mí. Existe la opción de asumir el cargo de todas las presentaciones que efectúes, pero me parece arriesgado hacerlo con ciertos clientes o con ciertas facturas (las cuantiosas, por ejemplo), así que prefiero recurrir al envío de ese fax cada vez que presento algo.

En otros Registros Mercantiles hace falta provisión y esta puede efectuarse al tiempo de la presentación o en otro momento posterior (el que ellos te indiquen), lo que depende de cada registro. Estoy seguro de que habrá algunos sistemas más, entre ellos el del registro que no adopta ninguna precaución y comunica la factura cuando el proceso ya ha terminado, tardando incluso muchas semanas en hacerlo, incrementando así el riesgo de un impago y generando pérdidas de tiempo al tener que estar pendientes durante días o semanas de la cuestión.

Solicitud de N.I.F. (ya no se llama C.I.F. desde hace años) provisional y definitivo

Tras la firma de la constitución de una sociedad y antes de proceder a la presentación telemática de la escritura de constitución en el Registro Mercantil correspondiente a la provincia del domicilio social, procede solicitar el N.I.F. provisional y unos días después el definitivo a la A.E.A.T.. De nuevo la herramienta adecuada para ello es SIGNO. Otra ficha (bastante pesada en este caso), otra copia y un N.I.F. en cuestión de pocos minutos. La respuesta en este caso sí es mecánica. No hay nadie al otro lado atendiendo nuestra solicitud. No arrimo el ascua a la sardina notarial si digo que no hacer la petición del N.I.F. por vía notarial, en la propia notaría en que firmemos, carece absolutamente de sentido. Creo que tampoco haré mal si les digo que se olviden de los CIRCE`S y los PAIT`S y acuden directamente a su notaría.

Por cierto, hace años que no es correcta la denominación de C.I.F. aunque costará décadas eliminar toda referencia a ella.

Tramitación telemática integral

Es la que algunos hemos bautizado como TTI. La TTI es un gran invento de ANCERT, la Agencia Notarial de Certificación de la que depende SIGNO, pues permite devolver al cliente su escritura ya inscrita sin haberse pasado más que por la notaría donde ha efectuado la firma.

La TTI incluye la presentación telemática en los registros correspondientes (propiedad o mercantiles), la confección y presentación del impreso o impresos de liquidación de los impuestos devengados, el pago de los impuestos (previa provisión, claro está) y la expedición de la copia (de la que luego hablaremos) una vez que el registro comunica la inscripción y el importe de su factura para efectuar su pago.

Es decir que al cliente se le puede (si quiere) hacer todo, un completo, que evita la intervención de nadie más en el proceso posterior al otorgamiento.

ANCERT ofrece varias modalidades para llevar a cabo la TTI que no voy a comentar porque no las domino a fondo, limitándome a explicar la que yo utilizo, lo que yo hago en estos tiempos en mi pequeña notaría. Por supuesto que cualquier día podría cambiar a alguno de los otros sistemas si la organización de mi oficina me lo permite hacer.

Yo distingo entre escrituras que contengan hechos imponibles sujetos pero exentos de las que contengan hechos imponibles sujetos y no exentos (aunque salgan a cuota cero). Para los no exentos no utilizo la TTI, aunque sí confeccionamos los impresos (llamémosles) clásicos, como veréis más adelante.

A los exentos son a los que les hacemos la TTI, es decir, la confección del impreso, el envío de copia autorizada electrónica a la Comunidad Autónoma, la presentación del impreso a la Comunidad Autónoma, la recepción del impreso liquidado, la presentación al registro (a veces hay que hacer una antes de tener el impreso y otra después si se produce retraso en la administración autonómica), la comunicación de la inscripción, el pago al registro y la expedición de la copia (de la que luego hablo, como ya he indicado).

El pago a los Registros de la Propiedad también admite variantes como en el caso del Mercantil. “Mi” registro, el del Distrito Hipotecario al que pertenecen los dos municipios que atiende mi notaría, tiene absoluta confianza en mí, así que cuando me comunican la inscripción, me mandan la factura y la abono, procediendo yo luego a cobrarla a mi cliente.

Partes testamentarios

El parte testamentario es una obligación notarial de las de “toda la vida”.

¿Cómo se sabe si otorgué testamento o no lo hice?

¿Cómo se sabe cuál es el último que hice?

Pues muy fácil, porque cuando usted se marcha de la notaría en la que ha firmado el testamento, el Notario lo comunica mediante un parte (una ficha con los datos esenciales no patrimoniales) que actualmente es telemático y se envía, a través de SIGNO, al Colegio Notarial correspondiente, que corrige los posibles (escasos) errores que puedan existir y quien, a su vez, lo envía al Registro General de Actos de Última Voluntad.

Así de fácil, así de importante. Algo más he escrito sobre este tema en este post sobre el secreto del protocolo.

Partes de Actas Declaración de Herederos

¿Y qué pasa si cuando, yo interesado, recibo el certificado del Registro General de Actos de Última Voluntad consta que la persona en cuestión, no hizo testamento? Pues que hay tramitar su Declaración de Herederos, lo que actualmente es competencia exclusiva de los Notarios.

Cuando se va a requerir a un Notario para que declare quienes son los herederos de una persona, éste consulta, a través de SIGNO, si la Declaración de Herederos ha sido ya tramitada, puesto que cabe la posibilidad de que otro interesado en la herencia lo haya hecho, especialmente cuando en la localidad en cuestión existe más de un Notario. Evacuada la consulta con resultado negativo, el acta se inicia y el mismo día de la iniciación se envía un parte, vía SIGNO, al Colegio Notarial, el cual tiene por objeto paralizar la continuación del acta en el caso de que en los archivos del Colegio conste que la Declaración de Herederos ya ha sido tramitada en la misma notaría, por el mismo Notario o por otro Notario anterior, o en otra notaría distinta.

Existe por tanto un filtro previo y otro posterior. Curiosamente hace pocas semanas y por vez primera en mi vida profesional, he tenido que cerrar un acta (darla por terminada sin declarar herederos) para la que había sido requerido por comunicarme el Colegio al que pertenezco que la misma ya se había tramitado hace años en mi propia notaría por mi predecesor (entre él y yo ya sumamos casi 20 años en la plaza) y ello a pesar de que había hecha la comunicación previa al Colegio. Los filtros han funcionado debidamente, aunque lo ideal hubiera sido que con mi primera y previa consulta ya hubiéramos tenido el “chivatazo del sistema” y el procedimiento no hubiera continuado.

Los partes de los testamentos y los de declaración de herederos también se archivan en papel, lo que constituye un mecanismo adicional de control de todos estos trascendentales otorgamientos. Estos registros en papel eran fundamentales antes del envío telemático de los partes.

Impresos de liquidación de impuestos no exentos

Mi notaría también ofrece, con bastante éxito por cierto, el servicio de confección de impresos de liquidación no exentos. Les hablo de impresos relativos a hechos imponibles sujetos y no exentos con resultado a pagar o con cuota cero.

La confección se efectúa vía Internet a través de los servicios de las correspondientes Comunidades Autónomas que son muy diferentes entre sí, unas veces más fáciles de usar y otras más difíciles, unas con necesidad de previo registro para el uso, sobre todo en descargas masivas, y otras con acceso libre para quien quiera utilizarlos.

El día de la firma únicamente nos encargamos de anotar en el listado que llevamos a estos efectos, los impresos que será necesario preparar y las especialidades o peculiaridades del caso, las que se salen de lo habitual o que pueden generar algún tipo de error como puede ser un plazo de vencimiento próximo a terminar en una herencia, una especial bonificación en la compraventa de una explotación agraria o de un joven agricultor, un AJD por renuncia a la exención del IVA, una exención a favor de entes públicos u otros supuestos. Estos casos menos habituales exigen una supervisión del impreso antes de su entrega al interesado para evitar errores.

E-notario

Gracias al E-notario los Notarios podemos (y es una broma que sólo los Notarios y los que trabajan en notaría o en entidades acogidas a este sistema comprenderán) sentirnos como salvadores del mundo en situaciones críticas casi diario. “Crítico” es el término que utiliza el sistema cuando a las pocas horas de firmar una operación hipotecaria encargada y tramitada (solo por ciertas entidades) telemáticamente, no has comunicado a la entidad que la firma ha tenido lugar.

Esa misma comunicación te piden que la efectúes (y ya se salen de los términos del sistema con esta petición) por correo electrónico y no solo al gestor que te comunicó la operación, también a quien la lleva hasta su término y al director de la oficina bancaria de turno.

El sistema funciona mediante el rellenado de una ficha (fácil en este caso) a la que se adjunta una copia simple electrónica (sin documentos unidos para que no pese demasiado y el sistema no falle) que se envía, de nuevo con la FEREN, a la entidad financiera que toma así razón de la operación.

Un leve retraso en la comunicación supone que los correos electrónicos de los que trabajamos en la notaría, los de todos aquellos que huelen, aún de lejos, la operación, hiervan reclamando la comunicación al sistema. La no comunicación puede suponer un correo en el que se te reprenda por no colaborar con el sistema. Estrecho marcaje el que nos pretenden llevar con estas operaciones.

“Plusvalías” municipales

El famoso (por nefasto y zombie fiscal) Impuesto sobre el Incremento de Valor de los Terrenos de Naturaleza Urbana desde la reforma de la Ley Hipotecaria efectuada en el año 2012, nos supuso a los Notarios la modificación de nuestras minutas para contemplar una serie de variantes en actos onerosos y gratuitos sujetos, también en actos realmente no sujetos pero que sufren el “in dubio te arreo” y la voracidad fiscal de nuestras administraciones municipales, o en actos (a veces los mismos del in dubio y la voracidad) en los que algunos registros exigen el cumplimiento de una obligación completamente discutible (como en el caso de compraventas de fincas que son rústicas según la escritura, el registro y el catastro y son por tanto “incapaces” de generar el hecho imponible de este impuestos).

Pero también supuso aquella reforma el comienzo de los envíos, vía SIGNO, de copia simple electrónica, previo rellenado de la correspondiente ficha (también de las fáciles), al Ayuntamiento correspondiente al lugar donde se encuentre la finca a fin de que se ponga en marcha el mecanismo de cobro del impuesto a falta de acreditación del pago o solicitud de liquidación. Tantas comunicaciones a tantos Ayuntamientos distintos como escrituras se hayan firmado en el día, originando algunas varias comunicaciones si se contienen fincas (urbanas, salvo registros puntillosos) en distintos municipios.

Envío de copias a la Comunidad Autónoma

En el caso de la mía, es obligatorio el envío de copia simple (previo rellenado de una sencilla ficha) a la Comunidad Autónoma cuando la escritura contiene hechos imponibles sujetos exentos o no exentos, es decir, cuando tributa. El Notario recibe recordatorio de la obligación de envío en breve plazo en caso de incumplimiento. Hacienda sabrá del otorgamiento de su escritura en el mismo día de la firma. El envío de nuevo se efectúa vía SIGNO, como en el siguiente caso.

Envío de copias a Catastro y Servicio de Tramitación Inmobiliaria

Estamos estrenando una reforma en materia de comunicaciones con el Catastro que será la tercera revolución en la materia. La primera fue la obtención de las certificaciones desde la Oficina Virtual del Catastro, la segunda (la que nos ocupa) el envío de copia simple (previa sencilla ficha y vía SIGNO) de las escrituras que generan alteraciones catastrales y la tercera el llamado Servicio de Tramitación Inmobiliaria que permite “la comunicación al Catastro de todas aquellas operaciones con afectación inmobiliaria, agilizando los procesos actuales de modificación de titularidad y alteración física de fincas”, es decir, que permitirá (ya lo permite en realidad aunque solo a los Notarios del Colegio de Valencia) que el usuario se vaya de la notaría con la alteración (su alteración) catastral ya efectuada o iniciada (según los casos). De nuevo SIGNO, la FEREN y ANCERT, llevan aquí la voz cantante junto con el Catastro.

El asunto del STI es de una complejidad considerable y requiere explicaciones independientes. Tengo dedicada una sección entera, con casos cortos incluidos al asunto.

Envío de copias electrónicas simples y comunicación de poderes para pleitos y de otros apoderamientos

La entrega de copia simple en papel se tiende a sustituir, el día de la firma, por un correo electrónico que adjunta, con las correspondientes especificaciones técnicas, el archivo con copia simple de la escritura otorgada. A tal fin se recogen autorizaciones en las escrituras. No todo el monte es orégano por mucha autorización que se conceda o por mucho que se pueda creer que se puede hacer sin más. En mi post “Me puede enviar la copia por e-mail”, explico unas cuantas cuestiones sobre estos envíos. Estoy pendiente de volver a escribir, con menos pelos en la lengua, más sobre este mismo asunto.

Otra obligación (bueno, algunos se empeñan en cuestionar la obligatoriedad y también tengo pendiente escribir sobre el asunto), se refiere a los poderes para pleitos. El sistema de comunicación de poderes para pleitos a la Administración de Justicia, es fruto de Ley 42/2015, de reforma de la Ley de Enjuiciamiento Civil y se desarrolla por un Convenio entre procuradores y Notarios para el envío telemático de poderes para pleitos.

“El acuerdo se enmarca dentro del proceso de modernización electrónica de la Administración de Justicia.

Procuradores, jueces y secretarios judiciales podrán –desde la plataforma electrónica notarial- consultar el contenido y la vigencia de este tipo de poder”

Actualmente su uso es obligatorio para los Notarios y supone que, previa obtención de la autorización del otorgante para efectuar la comunicación y vía SIGNO, el Notario comunica el otorgamiento del poder (generando un CSV), enviando copia simple electrónica a la Administración de Justicia, de todos los poderes para pleitos que contengan nombramiento de procuradores (o de procuradores y abogados, en cuyo caso no se genera comunicación en cuanto a los letrados). El sistema no se utiliza si solo se otorga el poder a favor de abogados.

También cabe la comunicación a las distintas administraciones, mediante envío de copia simple, de ciertos poderes como los que contengan designación de representantes fiscales o de domicilios para notificaciones o requerimientos.

Envío de oficios

Nombramiento de tutores y administradores de bienes, apoderamientos preventivos y poderes para pleitos son los casos más habituales.

También se podrían incluir aquí los enviados a Ayuntamientos y otros organismos para la publicación de edictos, a Registros de la Propiedad en procedimientos diversos, y las notificaciones a sujetos afectados por algunos procedimientos que se tramitan en la notaría.

También se envían oficios a otros Notarios a quienes debe informarse de ciertas cuestiones para que queden anotadas en sus protocolos (ratificaciones de escrituras, revocaciones de poderes o traslados a papel de copias electrónicas). La herramienta a utilizar en este caso es, de nuevo, SIGNO, aunque también pueden hacerse comunicaciones a través del correo corporativo notarial que se aloja en nuestro SIC.

Oficios bursátiles

Una de esas cosas raras que hacemos (algunos) en las notarías es dar cumplimiento a lo que establece el Real Decreto 1416/1991, de 27 de Septiembre sobre operaciones bursátiles especiales que dice

Artículo 10 Intervención de fedatarios o mediadores

1. En el supuesto de que en el acto o negocio transmisivo, distinto del contrato de compraventa, haya tenido intervención Corredor de Comercio o Notario, incumbirá a éstos dirigir a las Sociedades Rectoras y, en su caso, a la Sociedad de Bolsas la pertinente comunicación, que deberá efectuarse también dentro de los siete días hábiles siguientes a su formulación.

…

3. En los casos a que se refiere este artículo, la comunicación podrá remitirse a través de un miembro de la Bolsa o directamente a las Entidades destinatarias.

El caso que habitualmente se me presenta es el de las herencias y lo que hago es enviar un Oficio de este tenor que causa diligencia (o nota) en mi escritura. Si alguien está interesado en saber algo más puede leerlo aquí.

Envío del Índice Único Informatizado Notarial

Dejemos que sea el Reglamento Notarial el que nos ilustre sobre esta pieza fundamental del engranaje de la colaboración del Notariado con las Administraciones Públicas que también se envía a través de SIGNO, utilizando la FEREN y con la “inestimable colaboración” de ANCERT. Su regulación se encuentra en el Artículo 286 del Reglamento Notarial que dice:

Artículo 286

A los efectos de la debida colaboración con las Administraciones Públicas, se crea el índice único informatizado notarial. Es titular y responsable del mismo el Consejo General del Notariado, como consecuencia de su dependencia jerárquica respecto de la Dirección General de los Registros y del Notariado, de conformidad con el artículo 336 del Reglamento Notarial, así como de la dependencia de los notarios respecto del Consejo a través de las Juntas Directivas de los Colegios Notariales, en virtud de lo dispuesto en el artículo 307 del Reglamento Notarial.

Dicho índice único informatizado es la agregación de los índices informatizados que deben confeccionar y remitir los notarios a sus Juntas Directivas. Los Colegios Notariales deberán remitir tales índices informatizados al Consejo General del Notariado en la tercera semana de cada mes los del precedente.

Se habilita al Consejo General del Notariado a que trate el índice único informatizado a los efectos de la remisión de la información de que se trate a las autoridades judiciales y Administraciones Públicas que conforme a la ley tengan derecho a ello, como consecuencia del deber de colaboración del notario en su condición de funcionario.

En todo caso, el Consejo General del Notariado podrá acceder a esa información a efectos estadísticos.

En cuanto al plazo, hay que tener en cuenta que el Artículo 284 establece que: “Los índices en soporte informatizado se remitirán a las Juntas Directivas quincenalmente. A tal fin, los del día 1 al 15 de cada mes se remitirán antes del día 22 del mismo y los del día 16 a 30 antes del 7 del mes siguiente”. 

Así que los índices salen de las notarías quincenalmente en las fechas límite indicadas y los Colegios los remiten al Consejo “en la tercera semana de cada mes los del precedente”.

¿Exagero si digo que el Índice es al mismo tiempo la labor más ingrata, aburrida y hasta desagradable de la notaría y al tiempo la más importante para que toda la información derivada de los instrumentos públicos notariales fluya, dentro de los cauces oportunos, hasta donde tiene que fluir? (léase Colegios, Consejo, Catastro, Ayuntamientos, Comunidades Autónomas y A.E.A.T. y piénsese en el fraude fiscal y el blanqueo de capitales).

A todo lo expuesto hasta aquí, aunque no sean labores tan inmediatas a la firma, podríamos añadir:

La llevanza de los dos Libros Indicadores de la notaría

Artículo 264

Los notarios llevarán un libro indicador para cada año natural, integrado por dos secciones, en la primera página de cada una de las cuales pondrán nota de apertura y en la final otra de cierre, ambas autorizadas con firma entera.

La sección primera de este libro se llevará mediante asientos numerados con carácter consecutivo para cada anualidad, autorizados con media firma, que contendrán la fecha y las circunstancias necesarias para la debida identificación de la actuación que motive el asiento.

….

La sección segunda de este libro se llevará mediante la incorporación de hojas numeradas en las que se reproduzcan los documentos testimoniados que constituyen su ámbito. Esta sección comprenderá los testimonios por exhibición, de vigencia de leyes, de legitimación de firmas, las certificaciones de saldo y de asiento que se realicen en soporte papel.

….

Se trata con estos Libros de controlar el movimiento de documentos que circulan en original pero dejan testimonio en la notaría como los de la Sección 1ª o que conforman el cuarto tipo de instrumentos notariales, los testimonios, que se regulan en los Artículos 251 y siguientes del Reglamento Notarial, en el caso de la Sección 2ª.

Las notas de ratificación, revocación y otras

Yo pongo muchas de estas notas para las modificaciones hipotecarias, subsanaciones, escrituras complementarias y de rectificación, revocaciones y ratificaciones y lo hago porque pienso que facilitan el funcionamiento de la notaría en beneficio de los que trabajamos en ella y de los que necesitan información y tienen derecho a la misma, al margen de que algunas sean obligatorias y otras no.

Estas notas llevan una media firma que es una firma más corta como nos explica Marcos Serrano aquí.

Tras la Sentencia del Tribunal Supremo que afectó al Artículo 178 del Reglamento Notarial es el Artículo 1219 Cci el que manda en la materia:

Artículo 1.219

Las escrituras hechas para desvirtuar otra escritura anterior entre los mismos interesados, sólo producirán efecto contra terceros cuando el contenido de aquéllas hubiese sido anotado en el registro público competente o al margen de la escritura matriz y del traslado o copia en cuya virtud hubiera procedido el tercero.

Artículo 178

Se hará constar al final o al margen de la escritura matriz, por medio de nota, que deberá ser transcrita en cuantas copias de cualquier clase sean libradas en lo sucesivo:

1.º La escritura o escrituras por las cuales se cancelen, rescindan, modifiquen, revoquen, anulen o queden sin efecto otras anteriores, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 1.219 del Código Civil .

2.º Las de cesión de derechos o subrogación de obligaciones.

3.º Las de adhesión a que se refiere el párrafo 2.º del artículo 176 anterior, cuando aquélla conste en escritura independiente.

4.º Los endosos que constan en la primera copia del instrumento público de actos o contratos no inscribibles en el Registro de la Propiedad.

El notario que autorice alguna de las escrituras comprendidas en los tres primeros números anteriores lo comunicará telemáticamente al notario en cuyo protocolo se hallen las matrices que contengan los negocios a que la nueva escritura afecte mediante el sistema de información Central del Consejo General del Notariado. El notario que reciba la comunicación lo hará constar al margen por nota indicativa de la fecha de la segunda escritura y el nombre y residencia del notario autorizante. Si la primitiva matriz obrase en el mismo protocolo del notario autorizante del último documento, él mismo pondrá la nota.

Cuando al notario que custodie el protocolo en el que obre la escritura matriz objeto de cualquiera de las notas previstas en los números primero al cuarto de este artículo se le presente una copia auténtica de dicha escritura y se le requiera para ello por persona interesada, se transcribirá por él, al final de dicha copia, la nota correspondiente.

Tratándose de una escritura de revocación de poder el notario autorizante de la revocación comunicará telemáticamente la misma mediante el sistema de información Central del Consejo General del Notariado al Archivo de Revocación de Poderes del Consejo General del Notariado. Dicha comunicación deberá efectuarse en el mismo día o hábil siguiente al de autorización de dicha escritura. Asimismo, el notario comunicará telemáticamente y a través del mismo sistema de información al Consejo General y para dicho Archivo cualquier supuesto de extinción de poderes que le conste fehacientemente.

Artículo 178, apartados 1.º y 2.º y párrafo final, anulados por Sentencia T.S. (Sala 3.ª, Sección 6.ª) de 20 mayo 2008.

 

Sobre la forma de notificar a un compañero ex artículo 178 Reglamento Notarial, tengo esto que es contestación a lo que puede verse en primer lugar:

“Estimado compañero, Muchas gracias por tu correo explicativo del proceso de ratificación de *. No obstante, desgraciadamente creo que no puedo tomar razón de la nota a la que te refieres en tu correo, puesto que, si no estoy equivocado, lo que has remitido es un correo electrónico desde el correo corporativo notarial pero sin tu firma electrónica notarial. El artículo 178 del Reglamento Notarial  exige que dicha comunicación se practique por el notario mediante el sistema de información Central del Consejo General del Notariado, para garantizar que efectivamente la comunicación procede de un Notario, dada la trascendencia de la extensión de las notas que en el mismo se regulan. Ese sistema de información central es el que desarrolló la Ley 24/2001, por lo que bien podría utilizarse la aplicación de SIGNO de envío de oficios entre notarios, en la que el notario firma digitalmente el envío, o bien el envío de un correo electrónico desde el correo corporativo siempre que dicho correo esté también firmado por el notario, al exigirlo así el artículo 111 de la Ley 24/2001. Espero tu comunicación por cualquiera de esas dos vías para extender la nota prescrita en el artículo 178 del Reglamento Notarial. Un afectuoso saludo”.

 

Otras notas, probablemente más conocidas, son las que regula este otro Artículo del Reglamento Notarial. Se utilizan para anotar al margen de la descripción de las fincas, que se ha procedido a su transmisión (herencia, venta o donación, por ejemplo) o que se ha llevado a cabo una declaración de obra, una agrupación o cualquier otro acto sobre las mismas, con el fin de que en las copias de títulos previos se pueda hacer un seguimiento al título posterior. En estos días he tenido un problema por ausencia de esas notas, que también tengo desarrollada en post independiente.

Artículo 174

La relación de los títulos de adquisición del que transmita, modifique, grave o libere un inmueble o derecho real, se hará con arreglo a lo que resulte de los títulos presentados, y a falta de esta presentación, por lo que, bajo su responsabilidad, afirmen los interesados, consignándose, siempre que sea posible, los datos del Registro, folio, tomo, libro y número de la finca y de la inscripción.

En los títulos o documentos presentados o exhibidos al Notario con aquel objeto, y al margen de la descripción de la finca o fincas o derechos objeto del contrato, se pondrá nota expresiva de la transmisión o acto realizado, con la fecha y firma del Notario autorizante. Cuando fueren varios los bienes o derechos, se pondrá una sola nota al pie del documento.

La expedición de copias simples y copias autorizadas en papel

Al término de todas estas actuaciones, la copia autorizada y las simples pueden ya prepararse, así que se añaden las notas y diligencias en las que se cuenta lo acontecido desde el día de la firma, se unen a la escritura matriz (la escritura original) los documentos que justifican todo lo actuado y se imprimen en el papel timbrado de uso exclusivo notarial las copias autorizadas y en el que llamamos “papel de los colegios” las copias simples.

Una vez que se han imprimido, sellado con el sello de la notaría y adherido el llamado sello de seguridad, están listas para la firma por el Notario quien, en el caso de las autorizadas, rubrica cada hoja y firma y signa en la última de todas. Las firmas de los otorgantes no están en las copias (cosa que suele extrañar a más de uno que espera quedarse con el original, preguntándose en muchas ocasiones en los otorgamientos:“¿esto me lo llevo?”, “no, esto es mío”, les digo). El Notario no firma, ni signa, ni rubrica en las copias simples.

Al final de este proceso las matrices se guardan ordenadamente y con las oportunas medidas de seguridad.

Las facturas

Llegado este momento, en mi sistema de trabajo, queda hacer la factura. Son mis empleados los que prefacturan, aunque desde que se nos encarga un asunto yo personalmente estoy pendiente de que se conceptúe adecuadamente y se cobre por lo que se tiene que cobrar, sin que haya errores ni a favor, ni en contra, así que cuando llegamos a ese momento final solo queda una revisión general de todo lo que corresponde minutar.

Efectuada la revisión se genera la factura y se imprime, se sella y se firma, rellenándose el cajetín de los derechos arancelariamente devengados que se coloca en matriz y copias.

Ya está lista la copia para ser retirada y abonada por el cliente o, sí es el caso, por la gestoría.

Aprovecho para recordar que es posible impugnar la factura del Notario.

Foliado

¿Que qué es foliar? Dice el Artículo 17 de la Ley del Notariado:

“Se entiende por protocolo la colección ordenada de las escrituras matrices autorizadas durante un año, y se formalizará en uno o más tomos encuadernados, foliados en letra y con los demás requisitos que se determinen en las instrucciones del caso. En el Libro-Registro figurarán por su orden, separada y diariamente, todas las operaciones en que hubiesen intervenido”.

Foliar es poner número correlativo desde el primero al último a todos los folios que integran el protocolo anual. Esto se puede hacer a mano o a máquina. Imaginen lo que es escribirlo a mano o lo que es apretar el foliador (que es el aparato que folia) miles de veces. Es una de esas labores desconocidas que forma parte de la encuadernación y foliado del protocolo anual que probablemente solo los archiveros, bibliotecarios y documentalistas saben apreciar en su justa medida. Enlazo aquí con un post en el blog notaríAbierta que es sumamente interesante e ilustrativo de lo que digo.

¿Cada cuánto se folia? Yo folio poco. De hecho una vez al año. El otro día alguien preguntó en Twitter que cada cuánto foliábamos y me sorprendió que había gente que decía que lo hacía a menudo. Hasta alguien dijo que foliaba cada quince días. Y entonces me pregunté, ¿y las subsanaciones? ¿y las diligencias no subsanatorias? ¿y las calificaciones de los registros? ¿y los unidos a las diligencias de cualquier tipo? Si ya es difícil encuadernar en enero, foliar cada quince días se me antoja imposible. Si se folia así, se folia mal casi seguro.

¿El Notario me cobra por firmar la escritura?

Seguro que me dejo cosas en el tintero, así como explicaciones y pormenores de muchas de las que cuento. Los compañeros y empleados de notaría me ayudarán a completar este listado, que creo que es suficientemente indicativo de lo que quería poner de manifiesto y reivindicar con este post, que constituye un alegato en contra del tradicional “el Notario me cobra por firmar”.

No oiga, el Notario y SU EQUIPO (subalternos, copistas, auxiliares, oficiales de segunda y de primera) realizan un trabajo previo, simultáneo y posterior a la firma de su acto o negocio jurídico y es por ello por lo que se le cobra a usted de acuerdo con lo que establece el Arancel Notarial, a salvo actuaciones extra-arancelarias que corresponda también cobrar en cada caso concreto (por ejemplo los citados impresos de liquidación).

Sepan también que el sostenimiento de la oficina notarial desde los clips hasta el servidor que une a cada notaria con la red que conecta a todas las notarías españolas entre sí, dependiente de ANCERT, y con las distintas administraciones, así como (para el que no lo sepa), el pago a los que trabajan en la notaría es cosa del Notario que cobra a sus clientes por sus servicios que devengan un 21% de IVA, es decir, una quinta parte aproximadamente de la total factura notarial.

Ya puestos no me dejaré fuera de este post a los empleados de los Colegios Notariales, un Colegio por Comunidad Autónoma, que realizan otro tipo de labores y que pagamos entre todos los colegiados mediante nuestras aportaciones. En algunas cuestiones la colaboración entre los de la notaría y los de los Colegios es estrecha y diaria. Tampoco me olvidaré, faltaba más, de los del Consejo General del Notariado, que es uno para toda España, cuyas labores son también distintas pero que igualmente pagamos entre todos los Notarios del país.

Si me he olvidado de alguna cosa de las que tenemos que hacer tras la firma, agradecería se me apunte y así la añadiré a la PLANTILLA que mi copista, que por cierto no es la de la foto de este post, me presenta todos los días tras la firma con lo que tenemos que hacer, que ambos revisamos y que supone la entrega del testigo para que yo continúe con lo que solo el Notario está autorizado para hacer.

Todo esto me está recordando a la fábula de “El ingeniero y el tornillo”

 

Hasta otra. Un abrazo. Justito El Notario. @justitonotario