que es testimonio retención

Testimonio por retención o por verificación o de autentificación o en relación o de cotejo y solicitud de copias vía SIGNO

 

Advertencia: En la web “Justito El Notario”, su titular y responsable Miguel Prieto Escudero, no asesora ni aconseja ni lo ha hecho nunca desde la apertura del blog el 20/11/2015. Aquí únicamente se informa, se divulga (o al menos se intenta) y se opina (con mayor o menor grado de acierto). El contacto, colaboración o comentario a las entradas, no puede entenderse en ningún caso como un acceso telemático a mi notaría ni conducente a la firma de un documento público en la misma. A esos fines deberán dirigirse a mí por los cauces oportunos, pero nunca por la vía de mi blog que constituye una actividad completamente privada y no está conectado con la web de mi notaría.

 

 

Advierto que refundo cuatro entradas cortas en una y el resultado final puede estar un poco deslavazado. Si lo he hecho, ha sido por tratar el asunto de la solicitud de copias vía SIGNO que se ha planteado en animada conversación en Twitter hace pocos días.

Tendríamos que hacer una encuesta para saber si esos cinco tipos de testimonios del título son o no son lo mismo porque yo he visto en las copias autorizadas de otros compañeros que pasan por mis manos diligencias en las que se usan indistintamente las cinco denominaciones para referirse al tipo de testimonio que reproducimos a continuación de una copia y cuyo contenido se refiere a rectificaciones o subsanaciones de la matriz efectuadas mediante diligencia.

 

En este caso, el compañero lo llamó «testimonio por retención»

 

«Yo, JUSTITO EL NOTARIO, Notario del Ilustre Colegio Notarial de *** con residencia en ***.

HAGO CONSTAR: Que en la escritura precedente de ***, otorgada ante mí con el número ** de mi protocolo general, figura la siguiente diligencia.

DILIGENCIA DE RECTIFICACIÓN: La extiendo yo, el Notario autorizante, para hacer constar, conforme al artículo 153 del Reglamento Notarial, que en la presente copia autorizada, confrontada con la nota de expedición de copia existente en su matriz, se advierte un error puramente material, donde dice: “Es primera copia autorizada de su matriz, …” DEBE DECIR: “Es primera copia autorizada de matriz, con carácter ejecutivo, haciendo constar que anteriormente no se ha expedido otra con tal carácter, y a instancia de la entidad acreedora…”. Doy por terminada esta diligencia, extendida a continuación del último folio de la copia que la motiva, en este solo folio de papel exclusivo para documentos notariales. En **, a **, DOY FE.=»

 

En este otro caso se usó el término «testimonio de verificación»

 

Yo ****, Notario del Ilustre Colegio Notarial de **, con residencia en ***, DOY FE y TESTIMONIO, que en la escritura de fecha ***, obrante en mi protocolo bajo el número ***, consta la diligencia que literalmente transcrita es del siguiente tenor: «DILIGENCIA DE SUBSANACIÓN (referida a la escritura **/***) Yo, ****, Notario autorizante de la presente escritura, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 153 del Reglamento Notarial: HAGO CONSTAR: Que al tiempo del otorgamiento de la presente escritura, concretamente en el OTORGAN PRIMERO, se hizo constar por error que la mercantil ****, S.L., debidamente representada vendía a DOÑA ***, que compraba con carácter privativo la nuda propiedad de la finca descrita en la parte expositiva, cuando debía tenerse por puesto lo siguiente: «Primero.- La mercantil *** SL, debidamente representada en este acto, vende a DOÑA ***, que compra, con carácter privativo, el pleno dominio de las fincas descritas en la parte expositiva de esta escritura, con todos sus derechos integrantes, anejos o dependientes, al corriente en el pago de impuestos y libre de cargas”. Con ello doy por subsanados los errores cometidos e la redacción de la presente escritura. De Todo lo cual y de ir extendida en el último folio de la escritura que la motiva, yo, el Notario, doy fe. En ***, a ***. Está, la firma, la rúbrica y el sello del Notario autorizante». ES TESTIMONIO, que resulta de la matriz obrante en mi protocolo, bajo el número al principio indicado; y a instancia de los otorgantes lo libro para su presentación el registro competente, al día ***.

 

Lo curioso de este llamado testimonio de verificación es que tras ser presentado telemáticamente en el registro de la propiedad y causar su efecto subsanatorio, el registro lo imprimió en papel común le puso un cajetín en el que pone «Relacionado el presente documento al libro ***»  (atención que dice muy propiamente «relacionado») con fecha, lugar, sello del registro y una firmita de alguien que no se sabe quien es. Precisamente por esto, por esa apariencia extraña que adquiere el documento, es mucho mejor recuperar la copia en papel y añadir el testimonio (le llamemos como le llamemos, aunque lo de verificación no me convence) de la diligencia a continuación de la propia copia si es que está en nuestro poder (cosa que muchas veces no ocurre por lo que los registros nos hacen un cierto favor).

 

En este tercer caso, se hablaba de «testimonio de autentificación»

 

«Yo, JUSTITO EL NOTARIO, Notario del Ilustre Colegio Notarial de *** con residencia en ***, DOY FE, que en la matriz de la escritura de PRESTAMO CON GARANTIA HIPOTECARIA otorgada ante mí el día *** con el número *** de mi protocolo hay extendida una diligencia del tenor literal siguiente:

«DILIGENCIA.- La pongo yo, JUSTITO EL NOTARIO, Notario del Ilustre Colegio Notarial de ****, con residencia en ***, el día ***, para hacer constar que si bien en la nota de expedición de copia de la presente por error material, pone que se expidió “1ª copia literal sin eficacia ejecutiva para la entidad “****”, no se expidió de esa manera, sino con eficacia ejecutiva y por tanto en la copia a que se refiere dicha nota  y en la nota de expedición de la misma en la matriz, debe constar lo siguiente: “… expido 1ª copia literal con eficacia ejecutiva para la entidad “***, sin que con anterioridad se haya expedido copia con tal carácter a favor de la misma interesada”. De todo lo contenido en esta diligencia yo, la Notario, DOY FE». SIGNADO. JUSTITO EL NOTARIO, RUBRICADO Y SELLADO. ***, a ***.

 

Para otros el «testimonio por relación» es mas bien esto

 

Fíjense que hablo de «por» relación, no de «en» relación.

«YO, JUSTITO EL NOTARIO, NOTARIO DEL ILUSTRE COLEGIO NOTARIAL DE  ***, CON RESIDENCIA EN ***.

DOY FE: Que la presente reproducción coincide exactamente con el documento unido a la escritura autorizada por mí, el día……………… con número de protocolo……………… SIN QUE LO ANTERIOR IMPLIQUE JUICIO ALGUNO SOBRE LA AUTENTICIDAD O AUTORÍA del documento y que la intervención del notario NO SE EXTIENDE AL CONTENIDO del mismo NI LE ATRIBUYE EFECTO PÚBLICO ALGUNO. Y para que conste, expido este testimonio en *** a …………………………………DOY FE».

Esto, que es diferente a lo que se hace en los tres casos anteriores (y que no tiene nada que ver, a mi juicio), lo regula el Artículo 246 del Reglamento Notarial (que está situado en sede de copias y no de testimonios) y que dice:

«Asimismo, podrán los Notarios librar testimonios a instancia de los que tuvieren derecho a copia, de determinados particulares de las matrices, ya literales, en relación o mixtos, conforme al señalamiento hecho por los legítimos interesados, haciendo constar el Notario que la parte no testimoniada no altera, desvirtúa o de algún modo modifica o condiciona la que sea objeto de testimonio; y de existir o no determinados instrumentos en la fecha que se indique y de que aquéllos pudieran pedir copia, haciendo constar en el pie del testimonio el carácter con que se expida».

Siempre he llamado a este tipo de testimonios (los del primer inciso del precepto) «testimonios notaría Vigo» pues fue desde una notaría de Vigo desde dónde se me pidió uno (estando yo en Mondoñedo) por primera vez y así grabé el modelo que me facilitó mi padre y que siempre he usado desde entonces. En mis propias escrituras hago uso a menudo de este recurso que te salva (a ti y sobre todo a tus clientes) de bastantes apuros. Este es mi modelo:

«Yo, JUSTITO EL NOTARIO, Notario del Ilustre Colegio Notarial de XXXX, con residencia en XXXX, DOY FE, de que a la matriz del Acta de Notoriedad (Herederos Abintestato), integrante del protocolo a mi cargo, autorizada por Don xxxxx, Notario que fue de xxxx, el día XXX, figura incorporado testimonio, expedido el mismo día por el mismo fedatario, de la certificación de defunción, que se encuentra debidamente apostillada, de la causante Doña xxxx expedido en Caracas (Venezuela), el xxxxx, cuyo testimonio de certificación literalmente dice así:

REPRODUCCIÓN DEL DOCUMENTO

A instancia de Don Tal y a fin de Cual, libro el presente testimonio, en XXXX a XXX.=»

Particularmente prefiero no incorporar documentos originales al protocolo a fin de que si se necesitara utilizarlos de nuevo, el interesado los tenga en su poder.

 

Es interesante el inciso final del Artículo 246 del Reglamento Notarial que hace referencia a un tipo de testimonio inusual que serviría simplemente para acreditar que existen o que no existen determinados instrumentos (escrituras, actas, pólizas …) en la fecha que el interesado nos indique, siempre que el interesado tenga derecho a copia e indicando el carácter con que se expida, entendiendo (bueno, entendiendo yo; si alguno entiende otra cosa que lo diga) que cuando se alude al carácter, se refiere a la finalidad con la se expide ese testimonio. Pienso que, tal vez, este inciso nos permitiría dar amparo a actuaciones similares a las que regula y que se nos solicitan (de vez en cuando) en cuanto al contenido de la Sección Segunda del Libro Indicador, que se regula en el Artículo 264 del Reglamento Notarial. Me refiero a esos casos en los que alguien necesita una reproducción (¿un testimonio?) de algo que conservas en tu Libro Indicador y de lo que el interesado necesita hacer acreditación. Pero,¿estará siempre claro quién es el interesado en ese documento? Yo he hecho testimonios de este tipo en alguna ocasión y los he minutado como si en realidad lo fueran. Se me ocurre también, si sería posible usarlo (o ampararse en cierto modo en el 246) para aquellos casos en que alguien pretende que hagas constar que has efectuado alguna comunicación a la que reglamentariamente estás obligado. Pienso en casos como el del que tiene un desaguisado catastral y quiere que le testimonies que tú hiciste la comunicación que te tocaba hacer. Con la forma en que está funcionando el STI respecto de fincas «incorporadas y dudosas» o «incorporadas de origen», esto se puede convertir en el pan nuestro de cada día.

 

¿Y el «testimonio de cotejo»?

 

Algunos usan este término (testimonio o diligencia) para las comprobaciones de CSV que pueden ser necesarias en documentos unidos a la matriz o en testimonios por exhibición. Yo no lo tengo claro. Sí que está claro que son una actuación adicional, pero su encaje arancelario y el término en cuestión para referirse a ellos, me generan dudas.

El Artículo 243 del Reglamento Notarial establece que:

«Las copias en soporte papel no podrán contener interpolaciones, tachaduras, raspaduras o enmiendas, ni siquiera en su pie o suscripción. Cuando fueran advertidos errores u omisiones, se subsanarán mediante diligencia posterior autorizada de igual modo que la copia haciendo constar, además, por nota al margen de ésta, la rectificación«.

La situación que más habitualmente hace necesario recurrir a estas diligencias de cotejo se da con los errores subsanados en la matriz que luego se pasan por alto a la hora de expedir la copia, siendo necesario (para no tirar la copia a la basura) recurrir a este sistema.

¿Y esa diligencia en qué consiste? Pues aquí va un modelo:

«DILIGENCIA DE COTEJO.- En XXX a veintitrés de Julio de dos mil nueve, yo, JUSTITO EL NOTARIO, Notario del Ilustre Colegio de XXX, con residencia en XXX, hago constar que, debidamente cotejada con su matriz (número XXX de XXX) la copia que antecede se aprecia en el párrafo primero de la intervención, que donde dice: ………. «I N T E R V I E N E: En nombre y representación de la compañía mercantil  de nacionalidad española “XXX, S.L.” (Unipersonal), de duración indefinida, con domicilio en XXX, y titular del N.I.F. C-12345678″, debe decir «I N T E R V I E N E: En nombre y representación de la compañía mercantil  de nacionalidad española “XXX, S.L.” (Unipersonal), de duración indefinida, con domicilio en XXX, y titular del N.I.F. B-12345679«, cuyo error de transcripción, por la presente queda subsanado». Y sin nada más que hacer constar doy por terminada la presente diligencia, extendida en un folio de papel timbrado de uso exclusivo notarial, serie XX, número XXX de cuyo contenido yo, el Notario, Doy fe.=

Esta diligencia se añade a continuación del pie de copia (en la copia) sin hacer constar nada en la matriz que, recordemos, está completamente correcta.

Además, en el lugar dónde conste el error ha de ponerse la nota que indica el inciso final del precepto reglamentario que he citado (o en la primera hoja para asegurarnos de que se leerá):

«La presente copia autorizada sido subsanada en virtud de diligencia que consta incorporada al final de la misma en un folio de papel timbrado de la serie x, número x».

Sobre este particular de las diligencias de cotejo la reciente Resolución de 7 de Enero de 2020 (publicada el día 23 de Septiembre 2020-09-23-11) trata el caso de una copia autorizada que se presenta al registro de la propiedad con un contenido diferente al que tenía una copia anterior, que también fue presentada y calificada. En ambas, se dice que son copia fiel de su matriz, pero la segunda se ajusta a la corrección del defecto que el registrador apreció en la calificación de la primera copia dudándose sobre si ha podido existir una rectificación de matriz o de la copia no revelada. El uso y el abuso … that’s the question a mi modo de ver.

Me parece de suma utilidad llevar la diligencia al libro indicador (ese gran desconocido desaprovechado) como tiene por práctica un compañero con el que estuve comentando la resolución.

Otro caso podría ser este:

«DILIGENCIA DE COTEJO.- La pongo yo, el Notario autorizante, para DAR FE de que, cotejada con su matriz la copia precedente, se observa en esta última que por error involuntario en el párrafo primero del apartado EXPONEN se ha hecho constar el día 8 de Mayo de 2006 como fecha de otorgamiento de la escritura de préstamo hipotecario inicial, cuando en realidad, la fecha correcta es el día 2 de Mayo de 2006. En ****, a ** de Marzo de 2022″.

 

No hay que confundir la «diligencia de cotejo» con la «diligencia oculta»

 

Me preguntaban el otro día por algo que el consultante denominaba «diligencias ocultas». Me sonó fatal pero caí al poco tiempo de mantener un intercambio de audios y mensajes de texto en Whatsapp en que mi interlocutor, sin duda, debía estarse refiriendo a lo que dice el penúltimo párrafo del Artículo 153 del Reglamento Notarial:

«La subsanación podrá hacerse por diligencia en la propia escritura matriz o por medio de acta notarial en las que se hará constar el error, la omisión, o el defecto de forma, su causa y la declaración que lo subsane. La diligencia subsanatoria extendida antes de la expedición de ninguna copia no precisará ser trasladada en éstas, bastando trascribir la matriz conforme a su redacción rectificada. En caso de hacerse por acta se dejará constancia de ésta en la escritura subsanada en todo caso y en las copias anteriores que se exhiban al Notario».

Hay que tener en cuenta que dice ninguna copia por lo que se aplicaría a las autorizadas y simples electrónicas, lo que hace muy difícil su uso.

Son pocas las veces en que he hecho uso de esas «diligencias ocultas» pero la pregunta de mi consultante no hizo sino confirmarme que debe haber quien abuse de su uso. Claro, luego vienen algunos registradores a sacarle los colores a algunos por subsanar lo insubsanable con el 153, quiero decir que mucho cuidado hayas expedido la copia electrónica para la presentación telemática en el Registro, porque impediría acogerte al art. 153.2. Ojo también a los plazo de liquidación de los impuestos devengados.

 

Clasificación de los testimonios

 

En la página de un compañero he encontrado una interesante clasificación de los tipos de documentos y entre ellos están los testimonios por retención relativos a documentos que obran en nuestro protocolo. Pueden ver esa clasificación aquí mismo.

 

Las solicitudes de copias de testamentos por SIGNO y su carácter de «testimonios en relación»

 

Se planteaba el otro día en Twitter el debate siguiente:

«¿Cuándo solicitáis una copia autorizada a otro Notario por SIGNO adjuntáis el certificado de defunción y de últimas voluntades?»

Digamos que hubo dos posturas principales la de los sorprendidos y la de los acostumbrados. Yo estaba entre los primeros.

La opinión mas completa fue la siguiente:

«El procedimiento de solicitud de copias entre Notarios no se encuentra expresamente regulado en el Reglamento Notarial. Hay que ponerle un poco de sentido común. Las peticiones, siempre por SIGNO. Nunca al margen. Si el Notario solicitante da fe de haber visto los documentos que legitiman la petición, pienso que no hay nada que discutir. El que expide se encarga de apreciar el interés legítimo. Hay que tener en cuenta que puede haber normas particulares derivadas de acuerdos colegiales».

Después otra compañera trajo a colación este trabajo en nnyrr en el que se dice:

«La solicitud de copias no presenciales está regulada en el artículo 230 del Reglamento Notarial que establece que …. “Podrá pedirse copia por carta u otra comunicación dirigida al notario, y si a éste consta la autenticidad de la solicitud o aparece la firma legitimada y, en su caso, legalizada, expedirá la copia para entregarla a la persona designada o remitirla por correo y certificada al solicitante, sin responsabilidad por la remisión.” El artículo 17.bis.3 de la Ley del Notariado, exige igualmente que se acredite el interés legítimo del solicitante de forma fehaciente». Concluyendo:  «Por tanto, en las peticiones no presenciales, el notario titular del protocolo como norma general deberá recibir una instancia firmada por el solicitante con la firma de la solicitud legitimada notarialmente y los documentos anexos justificativos del interés, en particular certificados de defunción, de actos de ultima voluntad, certificados del Registro Civil, etc …».

Este es el texto de una solicitud por SIGNO (se ofrece por defecto):

«Estimado/a compañero/a: Por la presente te solicito la remisión de copia del testamento que se indicará a continuación, a cuyos efectos HAGO CONSTAR, bajo mi fe y con el carácter de testimonio en relación: Que hoy ha comparecido ante mí, Dña. *, a quien identifico por su D.N.I. *, y en mi presencia ha firmado la solicitud de copia del testamento de D. *, otorgado ante el Notario que fue de *, D. *, el día *, solicitud que tengo a la vista, con su firma debidamente legitimada por mí. Me exhibe así mismo el certificado de defunción de la citada persona, ocurrida el día *, así como el certificado del Registro General de Actos de Ultima Voluntad, cuyos datos son coincidentes con lo expuesto, y de donde resulta que el testamento solicitado es el último otorgado por el causante. El solicitante fundamenta su derecho a copia, en la siguiente causa: Su condición de hija. La finalidad de la solicitud es su entrega al interesado. En mi residencia, a *».

Lo que decidamos o determinemos sobre estas peticiones de testamentos sería igualmente aplicable a cualquier otra petición. Yo desde luego abogo por el sentido común que menciona el primero de los compañeros opinantes.

 

Veamos las referencias del Reglamento Notarial al testimonio en relación

 

Vaya por delante que las expresiones retención, verificación o autenticación no están contenidas en el Reglamento.

Artículo 207: El documento, o un ejemplar del mismo, original o por fotocopia, quedará incorporado a la matriz del acta en la que se expresara, literalmente o en relación, el texto del testimonio de legitimación.

¿Es la fórmula de la solicitud de copia un testimonio en relación de este tipo? No me lo parece.

Esta norma es de 1984.

Artículo 218: 1.º Junto con el requerimiento, que podrá efectuarse mediante carta dirigida al notario quien legitimará la firma del remitente e incorporará al acta, la entidad acreedora entregará o remitirá al notario el título con efectos ejecutivos de la escritura pública o de la póliza intervenida que haya de servir de titulo para la ejecución o, en su caso, testimonio notarial de dichos documentos, salvo que el contenido del título ejecutivo resulte de su protocolo o libro registro, así como una certificación por ella expedida, en la que se especifique el saldo exigible al deudor, además de los extractos contables correspondientes, debidamente firmados, que permitan al notario efectuar las verificaciones técnicas oportunas. Quedará incorporada al documento fehaciente la certificación del saldo y se insertará o unirá testimonio literal o en relación de los documentos contables que han servido para su determinación.

¿Es la fórmula de la solicitud de copia un testimonio en relación de este tipo? Se aproxima, a mi modo de ver, aunque solo se diga que se incorporan. ¿Y qué más haría falta relacionar en una defunción o en unas últimas voluntades?

Norma de 2007.

Artículo 225: Las notificaciones previstas en el artículo 223 del Código Civil se efectuarán mediante testimonio en relación relativo a la designación de tutores.

¿Es la fórmula de la solicitud de copia un testimonio en relación de este tipo? Yo diría que no.

Norma de 2007.

Artículo 246.

Ya lo he reproducido antes.

¿Es la fórmula de la solicitud de copia un testimonio en relación de este tipo? No lo creo o al menos no lo creo en el sentido que SIGNO (¿quién habrá sido el redactor del veterano texto?) usa el término.

Norma de 1944.

Artículo 249: 3. A salvo de lo dispuesto en el apartado precedente, el notario podrá remitir por telefax el mismo día del otorgamiento al Registro de la Propiedad competente comunicación sellada y suscrita, en su caso, de haber autorizado escritura susceptible de ser inscrita por la que se adquieran bienes inmuebles o se constituya un derecho real sobre ellos, y en los demás casos en que lo solicite algún otorgante, o lo considere conveniente el notario. En su caso, el notario será responsable de los daños y perjuicios que se causen como consecuencia de la presentación telemática de cualquier título relativo al mismo bien y derecho con anterioridad a la presentación por telefax de la comunicación, a salvo de que se hubiera utilizado esta vía por imposibilidad técnica o como consecuencia de que así lo hubiera solicitado el interesado. Dicha comunicación dará lugar al correspondiente asiento de presentación y en ella constarán testimoniados en relación, al menos, los siguientes datos:

a) La fecha de la escritura matriz y su número de protocolo.

b) La identidad de los otorgantes y el concepto en el que intervienen.

c) El derecho a que se refiera el título que se pretende inscribir.

d) La reseña identificadora del inmueble haciendo constar su naturaleza y el término municipal de su situación, con expresión de su referencia catastral y, según los casos, del sitio o lugar en que se hallare si es rústica, nombre de la localidad, calle, plaza o barrio, el número si lo tuviere, y el piso o local, si es urbana, y, salvo en los supuestos de inmatriculación, los datos registrales.

El notario hará constar en la escritura matriz, o en la copia si ya estuviese expedida ésta, la confirmación de la recepción por el Registrador y su decisión de practicar o no el asiento de presentación, que éste deberá enviar el mismo día o en el siguiente hábil.

¿Es la fórmula de la solicitud de copia un testimonio en relación de este tipo? Pues por aquí irían los tiros en el caso de una la solicitud de copia, equiparable a la petición de nota en cierto sentido.

Norma de 2007.

 

Hay un artículo que no se ha tocado desde 1944. Otro es de 1984. Los demás proceden de la reforma de 2007. En el mejor de los casos, han pasado quince años así que me parece a mí que el sentido común y estos apoyos reglamentarios son mas que suficientes para no exigir al compañero solicitante que te adjunte unos documentos que, puestos a exigir, habría que pedirle también testimoniados, ¿no?

Espero al menos que los exigentes luego los soliciten a los demás con toda la parafernalia que exigen cuando se les piden a ellos.

Abogo por el sentido común y en que no nos convertimos en eso que, a veces, tanto detestamos.

 

 

Hasta otra. Un abrazo. Justito El Notario. @justitonotario




 

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