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Las tareas más aburridas “de la notaría”

Hay algunas cosas que me cuesta siempre abordar y resoplo cada vez que tengo que enfrentarme a ellas. No son tareas notariales, estrictamente, pero hay que hacerlas (no queda otra) cuando les llega el momento.

El trimestre

Podría parecer obvio que preparar una documentación dirigida a que te zurren la badana no es agradable en ningún caso. Si te toca pagar mucho es porque también has ganado mucho y si te sale poco a pagar, no es que te alegres (“yo no soy tonto”, como dicen en la publicidad) aunque representa un consuelo. El trimestre en cuestión ya pasó, ya sabes cómo fue y si no fue bueno, pagar poco es un consuelo aunque sea porque has ganado poco.

Lo que me resulta aburrido es todo el proceso que ahora cuento y que pienso que puede aprovechar a los compañeros que en pocos meses empezarán en sus primeras notarías.

Lo primero que hago es ordenar todas las facturas que he ido guardando en una funda de plástico en mi despacho, comprobando que no falta ninguna de las que debería haber recibido (generalmente hay tres facturas por trimestre de muchas cosas). Lo hago en casa porque en la notaría nunca encuentro el momento de hacerlo. Hago montoncitos por emisor de la factura en la mesa del salón. Al día siguiente, ya en la notaría, me voy a la web del Banco en el que tengo domiciliados absolutamente todos mis recibos, sin excepción (¡y mira que me ha costado hacerlo y hasta discusiones con los de los Bancos¡), y allí me imprimo justificante de todos los cargos domiciliados echando un vistazo de reojo a los demás cargos en cuenta que no están domiciliados, descubriendo generalmente un par de cosas que se me habían pasado por alto (un cobro que pensaba que no estaba hecho; un recibo que no es del importe usual o algún cargo que no sé a qué se corresponde). Cuando los tengo todos, repaso que no se me haya pasado ninguno con ayuda de una de mis empleadas (deben ser los días en que más veces cito a Ancert…) y después los grapamos a su factura, preocupándome especialmente por los cargos sin factura y en mucha menor medida por las facturas sin cargo. Al terminar, me suelen siempre faltar algunas facturas (las de principio o final de trimestre, unas por estar en el anterior y otras porque no han llegado aún, cosas que advierto a mi asesoría), aunque suelo tener muchas de las que me faltan (las del principio) debidamente archivadas en sus correspondientes carpetas en mi Outlook, cuando se trata de facturas que recibo por e-mail. Por último, reviso especialmente las que corresponden a algunas cosas con las que tengo comprobado que suele haber un mayor número de errores. Conviene también no olvidarse de aquellas facturas que corresponden a cosas ocasionales, compradas en Internet o a proveedores no usuales en el caso de que no dispongas de ellas y haya que solicitarlas.

Cuando termino, me voy a mi propia facturación. En los días previos ya me he asegurado de que esté todo facturado, con lo que solo me queda imprimir el listado y revisarlo junto con las incidencias de las que me alerta mi Programa de Gestión que generalmente resuelvo en poco tiempo.

Después lo hago llegar todo a la asesoría y espero “la dolorosa”. La asesoría me devuelve la documentación unos días después y procedo a su archivo.

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La protección de datos

Me la llevan en la Agencia Notarial de Certificación pero anualmente, se gira la correspondiente revisión. Resoplo cuando llega el mail y tardo “un poco” en encontrar el rato para imprimir, leer, revisar y contestar. Y es que la Protección de Datos es muy importante, pero también es muy complicada de llevar, ¿o no? Yo no he estudiado casi nada del asunto. Desde luego nada de nada en la oposición y posteriormente poca cosa. Lo que sé, lo sé por llevar este trabajo personalmente en la notaría, por alguna cosa que leo en publicaciones o blogs que se ocupan del tema y por alguna charla o conferencia como las que tuvieron lugar en Notartic.

Suele pasarme con frecuencia que me llamen (o me envíen mails) de cosas diversas preguntando por el encargado de tal cosa o de tal otra en la notaría (“quería hablar con el encargado de material”), y como la mía es una notaría pequeña, los restos, lo que nadie quiere/puede/sabe hacer, me tocan a mí y entre estas cosas, está la importante cuestión de la Protección de Datos de Carácter Personal.

Cuando he imprimido, revisado y contestado, solo queda esperar respuesta de la Agencia y acometer algún cambio en el caso de que haya algo que “no esté en orden” o al día.

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Prevención de riesgos y otras tareas 

Pero la palma se la lleva la prevención de riesgos laborales.

Siempre la he tenido contratada desde que empecé a trabajar y nunca le ha pasado nada a nadie en mis despachos, pero cuando el encargado de zona avisa de su llegada o aparece sin avisar, resoplo. Resoplo mucho y si ha avisado pues lo sufro mejor, pero si no me avisa, entonces lo llevo mal y sufro la visita como si fuera un ataque de hemorroides, en absoluto silencio, procurando asimilar lo que me cuentan, esperando a que me digan “¿me firmas y me cuñas esto?” y preguntando “pero, ¿yo tengo algo que hacer o está todo correcto?”

Los comerciales de las fotocopiadoras o a los que te llaman de la alarma, también suelen ser bastante aburridos de atender, aunque comprendo que la gente está haciendo su trabajo y no queda otra que procurar ser cortés pero agilizando que es gerundio, aunque sea también cierto que de una visita comercial puede surgir en ocasiones un ahorro respecto de tu proveedor habitual, ya sea en forma de cambio a este nuevo proveedor o en forma de apretar clavijas al que te presta el servicio para que te haga una contra oferta. Así puede que me ocurra en breve con el teléfono…

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Sobre otras labores aburridas y desconocidas en la notaría, alguna de las cuales me ha supuesto una situación enquistada e imposible de arreglar, escribí un post que es uno de los más leídos de mi blog: “¿Qué pasa en la notaría después de la firma de mi escritura?”

Hasta otra. Un abrazo. Justito El Notario. @justitonotario


 

4 comentarios

  1. Usted si que es un notario de vocación. Lo hace usted todo. Donde quedaron aquellos despachos en los que uno grapaba la escritura y el otro la introducía en carpeta. Me gustan los despachos asi que el jefe sepa cuando y el porque de las cosas.
    Es facil delegar un encargado para cada cosa pero dificil saber como esta el despacho.
    Enorabuena gran profesional

    • Hola Luz:
      Siempre me animas con tus palabras. Bueno, lo cierto es que hago un poco de todo, menos copias que salvo por una baja no las he tocado casi nunca. En cuanto al resto me manejo bastante bien y soy multi-usos. Gracias, un abrzo. Justito El Notario.

      Si te ha parecido bien o te ha resultado útil mi contestación, puedes invitarme a una caña o hacer un donativo a una ONG; si quieres más información pincha aquí

  2. Justito, te autorizo de antemano a no publicar mi comentario por “publicidad manifiesta”, pero me lo has puesto “a huevo”:
    Aunque no lo creas, hay profesionales que disfrutan haciendo lo que a ti te disgusta y por un precio tan ridículo que te sorprendería.
    Para externalizar la contabilidad y las declaraciones fiscales solamente necesitas dos cualidades que a tí te sobran: Método y Confianza. Gracias a la tecnología hoy es posible administrar un despacho profesional a distancia y sin papeles y los bancos permiten accesos restringidos para que un contable externo consulte las cuentas bancarias y prepare órdenes de pago que han de ser approbadas por el titular.
    Si prefieres hacerlo tú y seguir aprendiendo cosas aburridas, utiliza un programa de contabilidad por partida doble en lugar del de partida simple que tienen los programas de gestión notarial y sigue una rutina semanal, reducirás a la mitad el trabajo y aumentarás el control sobre cobros, pagos, gastos e ingresos. No sé por qué los editores de software notarial no incluyen esta posibilidad en sus programas, que a la postre requieren mucho más trabajo de control. Bueno en realidad si lo sé, pero ese es otro tema.

    Y si no sabes quien puede hacer este tipo de trabajos, conozco una empresa valiosa y brillante…me callo que se me nota…

    Un abrazo

    • Querido Gildo:
      El sistema de recibos de mi entidad no me convence. No es intuitivo, no le cojo el ritmo y no lo uso. Mi programa de gestión probablemente me permitiría hacer más cosas, pero claro, los autodidactas en estas cosas tenemos que dar unas cuantas patadas hasta que un día dices…anda ¡coño¡ y llevo haciendo esto así toda la vida. Poc a poc, como dicen por aquí, un abrazo y gracias por la participación y el comentario, Justito El Notario.

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