El blog de Justito El Notario Nihil prius fide & nihil prius manducare
Sí, a veces una escritura matriz (la original) desaparece y tenemos que recurrir a lo que dice el Reglamento Notarial para proceder a su “reconstrucción”. Uno de los supuestos más sencillos (el que más) es el de reconstrucción habiendo copia autorizada de la matriz desaparecida. Cruzo los dedos porque solo me ha pasado dos veces en dieciocho años. La primera la sufrió mi sucesor en la notaría puesto que yo ya me había marchado de allí (curiosamente era una subsanación que solo modificaba una palabra de la escritura subsanada). La segunda ha sido estando en mi actual destino. A ella me refiero hoy.
Para saber que sucede en otros supuestos, pueden seguir leyendo aquí.
PRIMER PASO DE LA RECONSTRUCCIÓN: COMUNICACIÓN A LA JUNTA DIRECTIVA DEL COLEGIO NOTARIAL
Yo, JUSTITO EL NOTARIO, Notario con residencia en XXX, pongo en conocimiento de la Junta Directiva del Ilustre Colegio Notarial de XXX, el extravío de la matriz NÚMERO del año XXX, de la cual tengo en mi poder copia autorizada, solicitando de la misma que oficie al Sr. Delegado del Distrito para dar cumplimiento a la visita extraordinaria que regula el Artículo 280.1 del Reglamento Notarial. En XXX, a XXX.
SEGUNDO PASO: EL COLEGIO AVISA AL DELEGADO DEL DISTRITO PARA QUE GIRE VISITA EXTRAORDINARIA
La Junta Directiva remitió oficio al Delegado para que realizara la visita extraordinaria y remitiera un ejemplar de la misma al Colegio, “junto con la documentación a que se refiere el artículo 280 del Reglamento Notarial“.
TERCER PASO: SE GIRA LA VISITA EXTRAORDINARIA Y SE LEVANTA ACTA DE LA MISMA
ACTA DE VISITA EXTRAORDINARIA A LA NOTARÍA DE XXX A CARGO DE DON JUSTITO EL NOTARIO
En xxxx, a xxx.
DON xxxx, Notario de xxx y Delegado del Distrito Notarial de xxxx.
Y DON JUSTITO EL NOTARIO, Notario con residencia en xxxx,
HACEN CONSTAR:
PRIMERO. Que en fecha XXX mediante correo electrónico dirigido a XXXX firmado mediante Firma Electrónica Reconocida Notarial (FEREN) por Don Justito El Notario, se puso en conocimiento de la Junta Directiva del Ilustre Colegio Notarial de xxx, el extravío de la matriz número xxx del año xxx, solicitando se oficiara al Delegado del Distrito para iniciar el acta de visita extraordinaria recogida en el art. 280.1 del Reglamento Notarial y el procedimiento abreviado que recoge el citado artículo.
SEGUNDO. Que en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 280, regla 1a del Reglamento Notarial y una vez recibida contestación del Decano del Colegio a dicho escrito el día xxxx, fechado en xxx el día xxxx, con Registro de Salida xxx de la misma fecha, se gira la presente visita extraordinaria y se examinan:
.- Las matrices de los instrumentos públicos autorizados por el Notario de esta Villa, DON JUSTITO EL NOTARIO, que se encuentran sin encuadernar, correspondientes al año en curso comprobando que falta el instrumento público número xxx de ese año y de fecha xxxx, habiéndose constatado el extravío de la matriz de dicha escritura, según manifiesta JUSTITO EL NOTARIO en su condición de Notario autorizante de la misma y titular de dicho protocolo.
.- El archivo informático en formato word correspondiente a la matriz desaparecida, con sus documentos unidos en formato pdf, a los que se accede a través del Programa de Gestión de la notaría de esta Villa a cargo de DON JUSTITO EL NOTARIO, así como la ficha correspondiente a la misma que se encuentra debidamente intercalada entre el número previo, XXX, y el posterior, XXX.
.- Y mediante el acceso con dicha firma electrónica al Sistema Integrado de Gestión Notarial, SIGNO, y a la herramienta Cierre del Índice en el que es posible constatar la misma secuencia y el envío correspondiente a dicha matriz extraviada en la quincena oportuna (segunda del mes XXX del año en curso).
Don xxxx, como Delegado del Distrito comprueba personalmente que no existe salto en la numeración de las escrituras matrices, del número xxx al número xxx en el protocolo, ni en el Programa de Gestión ni en la herramienta Cierre del Índice.
TERCERO. Los datos esenciales de dicho documento público extraviado son los siguientes:
ESCRITURA DE AGRUPACIÓN.
C O M P A R E C I E N T E:
DOÑA xxx, mayor de edad, casada, PROFESIÓN, vecina de XXX, con domicilio en XXX; provista del Documento Nacional de Identidad y Número de Identificación Fiscal XXX.
I N T E R V I N I E N T E S:
En nombre y representación como apoderada de DON XXX, mayor de edad, de nacionalidad XXX, no residente en España, casado xxxx, PROFESIÓN con domicilio en XXX, titular de la Carta de Identidad de su nacionalidad, número XXX, vigente hasta XXX, y del N.I.E. XXX.
Ejerce dicha representación en virtud de escritura de poder especial otorgada bajo mi fe, el día XXX, con el número XXX de protocolo, cuya copia autorizada, me exhibe y yo, el Notario, le devuelvo.
Dichos datos resultan de la copia autorizada auténtica de la matriz de la escritura extraviada autorizada por el Notario autorizante DON JUSTITO EL NOTARIO y que él mismo tiene en su poder.
CUARTO. De conformidad con todo lo anterior, suscribimos la presente acta en tres ejemplares idénticos, extendidos cada uno de ellos en cuatro folios de papel exclusivo para documentos notariales, en el lugar y fecha al principio indicados, de la serie xxx y números el del presente y los tres anteriores en orden correlativo.
CUARTO PASO: SE COMUNICA LA VISITA A LA JUNTA DIRECTIVA, ENVIANDO COPIA DEL ACTA DE VISITA Y LA COPIA AUTORIZADA DE LA ESCRITURA DESAPARECIDA
Yo, JUSTITO EL NOTARIO, Notario de esta Villa, comunico a la Junta Directiva del Ilustre Colegio Notarial de xxx que el día xxx ha sido girada la VISITA EXTRAORDINARIA A LA NOTARÍA de esta Villa A MI CARGO, por parte de DON xxx, Notario de xxxx y Delegado del Distrito Notarial una vez recibida contestación del Sr. Decano del Colegio al escrito de iniciación del procedimiento, cuyo resultado consta en el Acta que se acompaña junto con los documentos oportunos. En esta Villa, a xxxx.
QUINTO PASO: LA JUNTA DIRECTIVA ORDENA LA RECONSTRUCCIÓN
Unos días después la Junta Directiva me comunica el acuerdo adoptado sobre la reconstrucción de la escritura.
Visto el escrito comunicando..
Vista el acta de visita …
Vista la copia autorizada remitida …
Se acuerda acceder a lo solicitado(proceder a la reconstrucción) utilizando la primera copia autorizada que fue presentada por JUSTITO EL NOTARIO, conforme a lo dispuesto en el artículo 280.4. e) del Reglamento Notarial en la cual se consigna la preceptiva legalización a los efectos de su protocolización en sustitución del original.
SEXTO PASO: LA LEGALIZACIÓN
“Don Decano y Don Secretario de la Junta Directiva del Ilustre Colegio Notarial de Valencia,
LEGALIZAMOS: El signo, firma y rúbrica que antecede, del Notario de esta Villa, Don JUSTITO EL NOTARIO, a los efectos de protocolización de la copia autorizada, extendida en 14 folios de papel exclusivo para documentos notariales, NÚMEROS XXXX – a la que se incorpora el presente folio número xxx, es sustitución de su original y en cumplimiento del acuerdo adoptado por la Junta Directiva del Ilustre Colegio Notarial de XXX, en su sesión de xxxxx. XX, a xxx”.
Luego se hizo una copia autorizada y tengo en mi protocolo una copia convertida en matriz que no tiene más firma que la mía.
FIN DE LA RECONSTRUCCIÓN
Yo respiro tranquilo. Mi cliente también y si alguna vez reaparece la escritura no será más que un instrumento reaparecido que no servirá para nada.
Gracias a los empleados y oficiales de mi Colegio que me ayudaron a resolver tan rápido la situación que, indudablemente, causa un considerable desasosiego. No obstante, siempre me quedará la duda de dónde habrá ido a parar. De la que perdí en mi segunda notaría, solo puedo decir que yo dejé todas en su sitio y que lo repasamos varias veces, así que en cuanto ese caso me siento un poco como Poncio Pilatos …
Hasta otra. Un abrazo. Justito El Notario. @justitonotario
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Buenos días. He trabajado durante tres años como oficial de notaría y me gustaría saber en el caso de que no exista copia autorizada de la escritura matriz extraviada ¿Qué pasaría? ¿Cuál sería el procedimiento?
Buenas tardes Emilio:
Pues eso no me lo he tenido que plantear y no sé mas de lo que cuenta el RN (artículo 280)
Saludos y gracias, Justito El Notario.
Buenos días.
Antes que nada, le felicito por su extraordinario blog, sin duda un referente en las materias que trata.
En relación con el tema de este artículo, quería plantearle una situación real.
Una persona ha solicitado una copia autorizada de un testamento otorgado en 1993 por un Notario ya jubilado y se lo ha solicitado al que ocupa la plaza de éste actualmente.
El caso es que le ha dado la copia autorizada y ha observado un error en su redacción, que desconoce si es del original (que no se advirtió en su momento) o de la copia autorizada.
Dado que no dispone de ninguna copia simple del original, un mes después de que lo se lo dieran, se ha dado cuenta de ese error y lo comentado en la Notaría, y le han indicado, sin realizar más comprobaciones, que “imaginan” que es del original.
Por eso, mi duda es si, cómo hacen las copias autorizadas en la Notaría:
– Si las obtienen automáticamente, de forma informática, sin escribirlo literalmente, es decir, si lo obtienen de un archivo informático y no hay posibilidad de error porque no se transcribe. Lo lógico es que sea esta forma.
– Si las transcriben, y copian su contenido literalmente, con el riesgo de que se cometa algún error, humano, que sería totalmente posible.
Imagino que se hará de la primera forma, pero desconozco si, en casos como el que le planteo, en el que se trata de un documento antiguo, de casi 30 años y de un Notario jubilado, podría ser la primera, dado que en el año que se otorgó quizá no se disponía de las herramientas informáticas actuales.
Le agradezco su contestación por anticipado. Un saludo.
Buenas tardes Antonio:
Pues depende de su antigüedad.
Si está informatizado pues se utiliza el documento informático que se coteja.
Si no le está, se fotocopia de la matriz y se convierte en una copia.
Si está a mano, suele transcribirse (aunque no todo el mundo lo hace).
El error puede ser de la copia, puede ser de la copia pero estar salvado en la matriz o puede ser de la matriz.
Saludos y gracias, Justito El Notario.
Buenas tardes, mi estimado amigo que grata sorporesa poder leer nuevamente sus articulos tan interesantes, lo seguia siempre en el facebook, pero ya no lo encuentro, lei su articulo sobre la reposicion de documentos notariales y tengo tres interrogantes que quisiera me las pueda aclarar
1.- COMO FUNCIONA EL TEMA DEL GUARDADO DIGITAL Y SI SE GUARDA ALLÍ TAMBIÉN LAS FIRMAS O TAMBIÉN EL CONTENIDO, SE GUARDA EL CONTENIDO SOLAMENTE O TAMBIÉN LA FIRMA, SI FIRMAN EN FORMA FÍSICA O TAMBIÉN ELECTRÓNICA Y SI SU FIRMA TAMBIÉN SE GUARDA.
2.- SOLAMENTE INTERVIENE EL NOTARIO PARA EXIGIR LA PROTOCOLIZACION DE LOS DOCUMENTOS RECONSTRUIDOS O TAMBIEN INTERVIENE EL PODER JUDICIAL.
3.- TIENE ALGUN ARTICULO O CONOCE ALGO REFERENTE A CASOS DE RECONSTRUCCION EXHIMENTE DE RESPONSABILIDAD POR CASO FORTUITO O FUERZA MAYOR DEL NOTARIO.
Espero me logre responder a estas interrogantes sobre el tema expuesto que no me quedo claro en esos aspectos.
Si fuera tan amable indiqueme donde poder seguirlo para poder seguir leyendo sus articulos y tener comunicacion con usted.
Saludos Cordiales
Antonio Vera, Notario de Chiclayo-Peru
Buenos días compañero:
Me fui de Facebook hace meses porque me contactaba ya demasiada gente y me era imposible atender tanta petición.
Ahora estoy en Twitter (que fue mi primera cuenta en redes) y en Instagram, pero dejé Facebook y Linkedin.
En cuanto a las preguntas:
Tenemos un guardado digital de algunos documentos que se unen a las escrituras pero no tenemos una matriz digital, ni guardado de firmas.
Las firmas de los otorgantes son siempre físicas. Las nuestras pueden ser electrónicas en funciones de envío.
No recuerdo si hay alguna reconstrucción con intervención de la autoridad judicial. El procedimiento que cuento es el más sencillo pues hay copia autorizada en papel y se convierte en matriz.
No, no conozco ningún artículo sobre el tema. Hay otro similar al mío (procedimental) del compañero Luis Lorenzo, Notario de Almoradí, en la web notariosyregistradores.com
Es todo lo que puedo aportar sobre el asunto.
Puede seguirme directamente en el blog https://www.justitonotario.es y puede suscribirse (verá como hacerlo en la página de inicio) para recibir mail de mías publicaciones. También en Twitter puede estar informado de todas mis publicaciones.
Supongo que conocerá que he publicado dos libros. Uno sobre las oposiciones a notarías: “Nada antes que opositar” y otro sobre la pandemia “Crónica notarial de una pandemia”. Ya hemos enviado alguno a México, así que si se anima, podemos intentarlo con Perú.
Gracias, saludos, Justito El Notario.