legitimacion firma electronica

La nueva legitimación/validación de firma electrónica

 

Advertencia: En la web “Justito El Notario”, su titular y responsable Miguel Prieto Escudero, no asesora ni aconseja ni lo ha hecho nunca desde la apertura del blog el 20/11/2015. Aquí únicamente se informa, se divulga (o al menos se intenta) y se opina (con mayor o menor grado de acierto). El contacto, colaboración o comentario a las entradas, no puede entenderse en ningún caso como un acceso telemático a mi notaría ni conducente a la firma de un documento público en la misma. A esos fines deberán dirigirse a mí por los cauces oportunos, pero nunca por la vía de mi blog que constituye una actividad completamente privada y no está conectado con la web de mi notaría.

 

Preguntaba hoy un compañero sobre la legitimación de firmas de arquitectos y sobre la legitimación de firmas de cualquier otra persona a través del Portal del Ciudadano.

Otro compañero le contesta y nos explica:

«Hay dos secciones:

  1. Para todo ciudadano. El sistema te verifica si la firma electrónica es cualificada y te marca sello de tiempo «nuestro».
  2. Para Arquitectos Colegiados. Además de lo anterior verifica que el firmante está de alta en uno o varios colegios de arquitectos de España.

Próximamente se ampliará a otros colectivos profesionales». 

 

La reciente Circular 2-2022 Consejo General del Notariado sobre legitimación de firmas electrónicas ha recogido un modelo de legitimación. Es este: 

«Hago constar que he recibido documento privado con firma electrónica por un canal seguro, de donde resulta, tras realizar las comprobaciones oportunas, el carácter de firma cualificada mediante el certificado correspondiente que se encuentra vigente, y que

a) Ha sido puesta telemáticamente, mediante videoconferencia, en mi presencia.

b) Cuya realización ha sido reconocida ante mí por el firmante.

c) Verifico que ha sido extendida por el firmante.

Conforme a los artículos 256 y 259 del Reglamento Notarial, 3, 6, 25.2 y 26 del Reglamento UE 910/2014 y 17-Bis de la Ley del Notariado, considero legítima la firma electrónica cualificada de D.*Dª. *. Traslado a papel timbrado dicho documento electrónico, lo dejo unido a esta matriz y doy fe de que su contenido es reproducción literal y exacta de su original. Ha causado el asiento número * de fecha * en el libro indicador de la notaría».

 

La verdad es que el texto me genera muchas dudas:

  • ¿Documento privado?
  • Un canal seguro. Parece un misterio. ¿No debería decirse que canal es puesto que es el Portal del Ciudadano? ¿o es que hay varios canales seguros para hacerlo?
  • Las comprobaciones oportunas. En mi fórmula yo decía «tras comprobar en el correlativo documento electrónico en formato pdf, la identidad de la firmante, que su certificado es reconocido y no está revocado». ¿Esto se puede seguir diciendo o basta con decir «el carácter de firma cualificada mediante el certificado correspondiente que se encuentra vigente»?
  • El certificado correspondiente. ¿Y que certificado es el que corresponde? ¿habría que mencionarlo?
  • Telemáticamente mediante videoconferencia en mi presencia. No entiendo nada.
  • Reconocida ante mí, pero firmo electrónicamente. O sea firmo electrónicamente ¿pero luego voy a reconocerlo a la notaría?
  • Verifico que ha sido extendida por el firmante. ¿Esto no es poco mas o menos lo que yo ya decía?

En base a mi fórmula y la fórmula propuesta podría decirse esto:

«… cuya firma electrónica cualificada yo, el Notario, legitimo/verifico que ha sido extendida por él/ella tras comprobar a través del Portal del Ciudadano en el correlativo documento electrónico en formato pdf, la identidad del/de la firmante, el carácter de firma cualificada, que su certificado es reconocido y no está revocado, todo ello conforme a los artículos 256 y 259 del Reglamento Notarial, 3, 6, 25.2 y 26 del Reglamento UE 910/2014 DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO de 23 de Julio de 2014  relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior (Eidas) y por la que se deroga la Directiva 1999/93/CE y 17-Bis de la Ley del Notariado. El traslado a papel timbrado de dicho documento electrónico, que ha causado el asiento número * de fecha en la Sección Segunda del Libro Indicador de la notaría, lo dejo unido a esta matriz y doy fe de que su contenido es reproducción literal y exacta de su original».

Yo no llevaba estas legitimaciones de firma al Libro Indicador y me limitaba a legitimar la firma con el mencionado párrafo dentro de la propia matriz por lo que parece que no lo estaba haciendo de la manera mas ortodoxa puesto que el texto iría en el propio documento objeto de la legitimación que se une a la matriz quedando una simple fotocopia en el Libro Indicador. Me atrevo a decir que no me parece grave seguirlo haciendo del mismo modo que lo hacía.

Para mi es un nuevo paso en la legitimación de firmas electrónicas, pero sigo teniendo muchas dudas.

Hasta la fecha lo que yo tenía guardado (en entrada reservada) sobre este asunto en el blog, era esto:

 

La comprobación a través del Portal Notarial del Ciudadano de las firmas de los técnicos

El Portal Notarial del Ciudadano (PNC) permite la validación de firmas de los técnicos. Basta con que el técnico se acredite en el PNC para que puedan cargar cualquier documento firmado electrónicamente. El técnico tiene que estar acreditado, no solo registrado y usar un certificado de firma cualificada (está incluido el DNI).

 

La segunda opción es usar VALIDe para firmas de técnicos (o de otras personas)

De momento, solo lo he usado para las firmas de los técnicos.

Se hace así:

  • Elegir la opción validar firma.
  • Una vez en ella adjuntaremos el documento que tendremos grabado en nuestro ordenador e introduciremos el código de seguridad (a veces cuesta un poco que te lo den por bueno).
  • Tras una breve espera obtendremos la validación (o no) y podremos descargarnos un justificante y hasta meterlo en la escritura citando el sistema de validación. Por eso decía que podíamos cambiar la fórmula del principio (ahora las veremos) para adaptarla a VALIDe.
  • El justificante es el mismo documento subido a VALIDe con una banda lateral de arriba a abajo de cada folio, anverso y reverso en la que consta la validación de la firma. A esa banda, le vamos a llamar el «rodapié».

 

¿Es conforme a este artículo del Reglamento Notarial lo que yo hago a través de VALIDe?

 

Pues lo dudo, especialmente el apartado 1.2ª (presenciar la firma del signatario). Supongo que tendría que ampararme en los «otros procedimientos» del apartado 2 aunque lo que yo y muchos verdaderamente hacemos es usar otro procedimiento de VALIDACIÓN, no de LEGITIMACIÓN. Por eso, mas allá de estas firmas «técnicas» yo no me atrevo a otro tipo de legitimaciones de firmas electrónicas.

Artículo 261 del Reglamento Notarial:

1. El notario podrá legitimar las firmas electrónicas reconocidas puestas en los documentos en formato electrónico comprendidos en el ámbito del artículo 258. Esta legitimación notarial tendrá el mismo valor que la que efectúe el Notario respecto de documentos en soporte papel. La legitimación notarial de firma electrónica queda sujeta a las siguientes reglas:

1.ª El notario identificará al signatario y comprobará la vigencia del certificado reconocido en que se base la firma electrónica generada por un dispositivo seguro de creación de firma.

2.ª El notario presenciará la firma por el signatario del archivo informático que contenga el documento.

3.ª La legitimación se hará constar mediante diligencia en formato electrónico, extendido por el notario con firma electrónica reconocida.

2. La legitimación a que se refiere el apartado anterior se entenderá sin perjuicio de aquellos otros procedimientos de legitimación, distintos del notarial, previstos en la legislación vigente.

Particularmente yo ya me lancé a la legitimación de firmas electrónicas de técnicos cuando comenzó la pandemia (antes había hecho alguna suelta). No he tenido problema alguno en ningún registro. Depuré mi primera fórmula de la primera ocasión (utilizada sin estado de alarma) y he pasado a la indicada que ya he utilizado muchas veces.

 

Evolución de las fórmulas 

 

Primera fórmula (MIX o EL HÍBRIDO INCOHERENTE)

Certificación firmada electrónicamente el día xxxx por el Arquitecto Autor del Proyecto y Director de la obra, Don xxxx, Arquitecto Colegiado número xxxx del Colegio de Arquitectos de xxxx, cuya firma electrónica yo, el Notario, legitimo tras comprobar en el correlativo documento electrónico en formato pdf, la identidad del firmante, que su certificado es reconocido y no está revocado,  todo ello conforme al REGLAMENTO (UE) N o 910/2014 DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO de 23 de Julio de 2014  relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior (Eidas) y por la que se deroga la Directiva 1999/93/CE, cuya certificación es acreditativa de la descripción y finalización total de las obras, conforme al proyecto por él redactado y para el que se obtuvo la licencia antes referida, en términos coincidentes con la descripción que consta en esta escritura, lo que yo, el Notario, compruebo”.

Segunda fórmula (LEGITIMACIÓN SIN PISTAS)

«… cuya firma electrónica yo, el Notario, legitimo tras comprobar en el correlativo documento electrónico en formato pdf, la identidad de la firmante, que su certificado es reconocido y no está revocado, todo ello conforme al REGLAMENTO (UE) N o 910/2014 DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO de 23 de Julio de 2014  relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior (Eidas) y por la que se deroga la Directiva 1999/93/CE)».

Tercera fórmula (PORTAL)

«… cuya firma electrónica cualificada yo, el Notario, legitimo/verifico que ha sido extendida por él/ella tras comprobar a través del Portal del Ciudadano en el correlativo documento electrónico en formato pdf, la identidad del/de la firmante, el carácter de firma cualificada, que su certificado es reconocido y no está revocado, todo ello conforme a los artículos 256 y 259 del Reglamento Notarial, 3, 6, 25.2 y 26 del Reglamento UE 910/2014 DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO de 23 de Julio de 2014  relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior (Eidas) y por la que se deroga la Directiva 1999/93/CE y 17-Bis de la Ley del Notariado. El traslado a papel timbrado de dicho documento electrónico, que ha causado el asiento número * de fecha en la Sección Segunda del Libro Indicador de la notaría, lo dejo unido a esta matriz y doy fe de que su contenido es reproducción literal y exacta de su original».

Cuarta fórmula (VALIDe)

«… cuya firma electrónica cualificada yo, el Notario, legitimo/verifico que ha sido extendida por él/ella tras comprobar a través de VALIDe en el correlativo documento electrónico en formato pdf, la identidad del/de la firmante, el carácter de firma cualificada, que su certificado es reconocido y no está revocado, todo ello conforme a los artículos 256 y 259 del Reglamento Notarial, 3, 6, 25.2 y 26 del Reglamento UE 910/2014 DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO de 23 de Julio de 2014  relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior (Eidas) y por la que se deroga la Directiva 1999/93/CE y 17-Bis de la Ley del Notariado. El traslado a papel timbrado de dicho documento electrónico, que ha causado el asiento número * de fecha en la Sección Segunda del Libro Indicador de la notaría, lo dejo unido a esta matriz y doy fe de que su contenido es reproducción literal y exacta de su original».

 

Es muy interesante la Resolución de 23 de mayo de 2022, de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública, en el recurso interpuesto contra la nota de calificación del registrador de la propiedad de Murcia n.º 7, por la que se deniega la práctica del asiento de presentación por tratarse de un documento privado y la rectificación de la referencia catastral inscrita como correspondiente a una finca registral. – Boletín Oficial del Estado, de 14 de Junio de 2022. La menciona Dandanovic en su comentario a esta entrada.

Espero que los que saben de esto disculpen mi ignorancia.

 

Hasta otra. Un abrazo. Justito El Notario. @justitonotario




 

3 comentarios

  1. Buenos días Justito.

    Tu forma de proceder es la correcta. Lo de la Circular 2-2022 no lo entiendo. El Colegio de Registradores no ha dictado nada parecido.

    En principio el sistema que seguimos es el que se ajusta a lo que determina la DGSJFP: el «documento en formato electrónico», en tanto siga siendo tal, permite la comprobación directa de la firma avanzada o cualificada; mientras que el «documento en soporte papel» sí precisa de la legitimación notarial adicional al no permitir, a diferencia de aquél, la comprabación de esa firma avanzada o cualificada que aparece impresa.

    Si se presenta telemáticamente, por poner un ejemplo, una instancia privada de heredero único con firma electrónica cualificada o avanzada comprobable, te aseguro que no exijo ni videoconferencia ni otras perplejidades.

    La última Resolución que trata el tema es la de 31 de mayo de 2022 (Registro de la Propiedad de Murcia 7):

    «(…) la identidad del firmante está acreditada por el uso de una firma electrónica avanzada o con firma electrónica cualificada, lo cual es válido, según entendió este centro directivo en sus resoluciones de 4 de julio de 2013 y de 23 de enero de 2018, donde declara que «la exigencia de identificación del instante no puede limitarse a los medios expresados (comparecencia física o legitimación notarial) sino que debe comprender cualquier otro que cumpla igualmente dicha finalidad ya sea realizada por medios físicos o telemáticos». Entre estos «medios telemáticos» que pueden utilizarse como medio de identificación del firmante se incluye la firma electrónica (cfr. artículo 3.1 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica), que es el que se empleó en el caso de la resolución citada al remitirse la solicitud con firma digital del solicitante a la sede electrónica del Colegio de Registradores.

    Sin embargo, en el presente caso, la recepción de la solicitud no se ha recibido por vía telemática a través de la sede electrónica del Colegio de Registradores, como sí ocurrió en el caso de la Resolución de 23 de enero de 2018, sino que se ha recibido en papel por burofax, modalidad equiparable a la de recepción del título por correo.

    El documento electrónico conserva sus propiedades en cuanto viaja por la misma vía, pero una vez impreso en papel, pierde esas propiedades, pues no puede acreditarse la identidad, integridad y autenticidad del mismo, al no poder comprobarse que la firma es electrónica reconocida.

    Por ello, debe cumplir los mismos requisitos previstos para este soporte en la legislación, en particular los relativos a la identidad de quien solicita la práctica de un asiento.

    En conclusión, debe presentarse telemáticamente en el Registro, a través del portal de presentación de documentos privados habilitado en la sede electrónica de los registradores, o si se presenta en soporte papel debe contener la firma legitimada notarialmente, o al menos ratificada ante el registrador».

    Reconozco que yo tampoco soy un entendido en estos temas y resbalo con frecuencia.

    Un saludo.

    • Buenos días Dandanovic:
      Es decir que la firma electrónica es legítima de por sí y solo precisa verificarse o comprobarse a diferencia de la firma en papel que si constituye una auténtica legitimación, ¿así lo ves?
      Voy a añadir la mención a esa resolución. Gracias por la aportación.
      Un abrazo, Justito El Notario.

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