nombramiento auditor Presentacion telematica

Nombramiento de auditor y presentación telemática al Registro Mercantil de la certificación con firmas legitimadas mediante testimonio electrónico

Advertencia: En la web “Justito El Notario”, su titular y responsable Miguel Prieto Escudero, no asesora ni aconseja ni lo ha hecho nunca desde la apertura del blog el 20/11/2015. Aquí únicamente se informa, se divulga (o al menos se intenta) y se opina (con mayor o menor grado de acierto). El contacto, colaboración o comentario a las entradas, no puede entenderse en ningún caso como un acceso telemático a mi notaría ni conducente a la firma de un documento público en la misma. A esos fines deberán dirigirse a mí por los cauces oportunos, pero nunca por la vía de mi blog que constituye una actividad completamente privada y no está conectado con la web de mi notaría.

Un buen cliente el otro día tenía urgencia por inscribir el nombramiento de un auditor en el Registro Mercantil. Me llamó a ver si yo podía echarle una mano. Le dije que podríamos intentar hacer una presentación telemática. Le pareció bien y le dije que se pasara por la notaría a traerme la certificación del acuerdo relativo al nombramiento y que me enviara ese mismo certificado con su firma electrónica a mi correo corporativo. Al poco me envió ese e-mail en el que pude hacer comprobación de su firma y un rato después se personó en mi notaría para firmarme la certificación de su puño y letra. Me firmó varios ejemplares para que pudiéramos hacer varios intentos de presentación telemática a través de SIGNO. Hombre prevenido, vale por dos.

Después de que se fuera, mi fantástica copista me preparó la legitimación de firmas mientras que yo redactaba el texto del testimonio electrónico.

Una vez estuvo preparado el documento para la legitimación de firma (por haber sido puesta en mi presencia), le dio número en el Libro Indicador, le hizo una fotocopia para conservarlo en dicho libro, pedefizó (convirtió en pdf) el documento y le añadió el testimonio electrónico.

Ya hecho todo esto, preparó la presentación telemática en el Registro Mercantil mientras que yo les preguntaba a los compañeros del GJ si pensaban que se podría hacer o no y qué dificultades podría tener en el intento. Algún compañero me advirtió de que me haría falta un “número de protocolo” pero ese inconveniente lo tenía solventado con el número del Libro Indicador. Otro compañero me advirtió de que si ponía como número de protocolo el del Libro Indicador, podría entrar en colisión ese número con el mismo número de algún protocolo del año en curso que ya hubiera presentado. SIGNO no contempla testimonios”, me dijo, añadiendo que “podrías presentarlo fuera de SIGNO, pero ya se requieren otras aplicaciones”. Como parecía viable mi intento por SIGNO, no seguí preguntado qué aplicaciones eran esas.

El número que había correspondido a mi legitimación de firmas en el Libro Indicador era el 160 y pude comprobar que ya había efectuado la presentación del 160/2021 (escritura) hace unos meses. Pensé entonces en repetir la operación con otro de los ejemplares que mi cliente me había firmado comprobando previamente que el 161 no era también el número de una escritura ya presentada.

En esas estaba cuando mi copista (la fantástica) me dijo que podía eliminar la presentación telemática del 160 y reutilizar el número para el asiento del Libro Indicador. Le di mi VBº y lo eliminó para proceder acto seguido a prepararme la presentación que pude firmar sin ningún problema.

Posteriormente nos llegó el asiento de presentación y esta mañana hemos llamado (bueno, lo ha hecho ella a mi ruego) al Registro Mercantil para saber de qué manera nos hacíamos cargo de los gastos (hay RRMM que quieren provisión, otros un fax haciéndote cargo … así que era mejor preguntar para evitar inconvenientes). Al ponernos en contacto con ellos nos han dicho que al figurar yo como presentador que ya contaban con pasarme la factura y, además, que iban a denegar la inscripción por falta de aceptación del auditor, así que he llamado a mi cliente para decirle que tenemos que repetir la jugada y que tenía que volver a pasarse con un certificado corregido que hiciera mención a la aceptación y para que él y el auditor me firmaran y pudiera repetir la presentación. La falta de costumbre en esta clase de documentos … De todo se aprende porque, por lo visto, el asunto de la aceptación del auditor y de su formalización es una cuestión que se ha discutido y que en mi caso concreto se resolvía (aunque se me pasó) con la mención en el certificado a la presencia en Junta del auditor que aceptó el cargo en la reunión y que podría luego simplemente firmar el certificado como lo hace un administrador saliente, aunque esto por lo visto no era (o no es, no lo sé) una cuestión pacífica. En mi caso parece que el RM no pondrá obstáculo a que firme el certificado y chim-púm.

No sé si por el intento fallido habrá que pagar algo al RM y tengo también la duda de si un documento puede firmarse electrónicamente de manera sucesiva por dos personas a quienes yo les legitimaría las firmas. Lo primero lo sabré pronto y lo segundo lo dejaré en el aire para que alguien me resuelva la duda por si me hace falta un plan B por la razón que sea (YA PUEDE LEERSE UN COMENTARIO QUE LO RESUELVE).

No es que me vaya a forrar pero es un nichito de negocio que podemos adjudicarnos en las notarías evitando molestias de importancia a nuestros clientes (y a sus auditores y gestores).

Por cierto, en ANCERT deberían de dar solución al asunto de la numeración para allanar el camino en estos casos. Seguro que hay muchas mas opciones de presentación vía Libro Indicador y testimonios electrónicos.

Una alternativa registral

Vía Twitter me dicen: “Es todo mucho más simple. Pueden presentarlo a través del portal del Colegio de Registradores, con firmas electrónicas encriptadas (tanto las del acuerdo como las de la aceptación, si está va en documento aparte)”. Tras el tuit curioseé la web del CORPME y llegué a la conclusión de que esa firma electrónica encriptada requiere un certificado digital específico por lo que la opción “notarial” no es nada mala (una vez que lo llegas a tener claro). Gracias por la aportación.

Ya contaré el final de la historia

Pero …  de momento, hemos vuelto a presentar un nuevo testimonio con la legitimación de firmas del administrador y del auditor. A ver si ahora no tenemos problemas. Este es el texto de las legitimaciones y de su testimonio electrónico:

Yo, JUSTITO EL NOTARIO, Notario de *** y del Ilustre Colegio Notarial de ***: DOY FE Y TESTIMONIO: Que considero legítimas y auténticas las firmas que anteceden de DON *** con DNI/NIF *** por haber sido puesta en mi presencia y de DON *** con DNI/NIF *** cuya firma electrónica yo, el Notario, legitimo tras comprobar en el correlativo documento electrónico en formato pdf, la identidad del firmante, que su certificado es reconocido y no está revocado, todo ello conforme al REGLAMENTO (UE) N o 910/2014 DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO de 23 de Julio de 2014  relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior (Eidas) y por la que se deroga la Directiva 1999/93/CE. En ***, a ***.

ES TESTIMONIO ELECTRÓNICO de su original, que obra en la sección 2ª de mi LIBRO INDICADOR correspondiente al año en curso con el número *** de asiento, que yo, el Notario autorizante del mismo expido para su remisión al REGISTRO MERCANTIL DE *** a efectos de su inscripción. Este testimonio electrónico solamente tiene validez a los citados efectos. En *** a ***. DOY FE.

Y tampoco ha funcionado

“No es posible la autenticación de la firma de la persona que acepta el cargo de auditor dentro de la certificación. Debe aportarse el archivo firmado digitalmente en soporte informático para proceder a su autenticación o aportar el CSV del mismo”.

Esto podían haberlo dicho el otro día y no hacernos perder el tiempo. Vale, sí, ellos no están para eso pero si se echa una mano pues no pasa nada. Creo que ya no sé llegar mas lejos. No veo cómo aportar ese archivo firmado digitalmente o añadir un CSV al PDF firmado electrónicamente.

Tercer intento y recopilación de lo sucedido

Esta es la secuencia que hemos tenido:

  1. En la primera presentación solo se legitimó (por haber sido puesta en mi presencia) la firma del administrador de la sociedad y el RM dijo que faltaba la aceptación del auditor y la manifestación de “no estar incurso en causa bla, bla, bla …”.
  2. En la segunda se legitimó la del administrador por la misma causa y la del auditor (que era una firma electrónica) y dijeron que no era posible la autenticación de la firma del auditor en la misma certificación y que, además, se debía aportar el archivo firmado digitalmente en soporte informático para proceder a su autenticación o aportar CSV. Se nos olvidó lo del “no estar incurso” pero tampoco lo mencionaron.
  3. Y en la tercera se legitimaron ambas firmas por presencia en documentos separados y con la “manifestación de no estar incurso” (que no se puso en la segunda ocasión) y nos dijeron que el documento presentado debe contener todas las firmas electrónicas reconocidas y ADEMÁS que las firmas legitimadas por Notario SE PRESENTAN PARA SU INSCRIPCIÓN EN SOPORTE PAPEL ya que su envío solo equivale a una mera fotocopia.

No es fácil sacar conclusiones, entre otras cosas porque quien haya calificado puede no ser el mismo en las tres ocasiones, pero si nos atenemos a la última calificación parece que nos dicen que no admiten la presentación telemática y que debe hacerse en papel, aunque si tenemos en cuenta lo que ya habían dicho en las previas ahora nos faltaría que ambas firmas fueran electrónicas en documentos separados y con la manifestación de “no incurrir”. Si lo hiciéramos una cuarta vez de este modo podríamos topar con el segundo inconveniente que se puso y que no teníamos muy claro como resolver. En mi opinión, hay que hacerlo en papel (físicamente o por mensajería si lo aceptan) con firma “en presencia” para no arriesgar, o hay que sacar un certificado de firma que sirva para el CORPME. Si hay que hacerlo otra vez con firmas electrónicas, por deseo de mi cliente, lo hacemos pero yo ya no sé que nos podrían decir.

Veremos si ocurre algo mas

Pues sí, que mi cliente lo ha presentado en papel y se lo han inscrito. Al menos lo he intentado.

Hasta otra. Un abrazo. Justito El Notario. @justitonotario




 

2 comentarios

  1. Buenos días Justito, aunque seguramente ya lo sepas, un documento digital puede ser firmado electronicamente por sucesivas personas, basta con que ninguno de los firmantes bloquee el documento para permitir firmar a los siguientes.
    Por supuesto, todo en digital. Puedes guardar ése fichero en tu área privada junto con la escritura o el testimonio.
    Un abrazo.

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