informes de actividad notariales

Informes de actividad: vivo, fallecido y prestamista (y ahora de inmuebles)

Advertencia: En la web “Justito El Notario”, su titular y responsable Miguel Prieto Escudero, no asesora ni aconseja ni lo ha hecho nunca desde la apertura del blog el 20/11/2015. Aquí únicamente se informa, se divulga (o al menos se intenta) y se opina (con mayor o menor grado de acierto). El contacto, colaboración o comentario a las entradas, no puede entenderse en ningún caso como un acceso telemático a mi notaría ni conducente a la firma de un documento público en la misma. A esos fines deberán dirigirse a mí por los cauces oportunos, pero nunca por la vía de mi blog que constituye una actividad completamente privada y no está conectado con la web de mi notaría.

Hablé hace algún tiempo en este post relativo a la fianza de la importancia del llamado Informe de Actividad del Fallecido para conocer datos relativos a documentos firmados en cualquier notaría española desde 2004 y hasta hoy mismo por una persona a quien fuéramos a heredar, pero además del Informe de Actividad del Fallecido, también pueden solicitarse en cualquier notaría española el llamado Informe de Actividad del Vivo y el Informe de Actividad del Prestamista Particular. Vamos a hablar hoy un poco de cada uno de los mismos haciendo así una actualización de otras entradas antiguas del blog.

Informe de Actividad del Fallecido y/o del Vivo en escrituras de herencia y donación

Creo que estos informes son fundamentales en las herencias y en las donaciones.

Las figuras de la Adición y Acumulación de Sucesiones y Donaciones (artículos 11 y 30 de la LISD) pueden dar lugar a grandes disgustos. Son figuras complejas que cuesta descubrir y aplicar correctamente y que podemos prevenir mediante el Informe de Actividad del Fallecido y el Informe de Actividad del Vivo.

La solicitud del informe puede, a mi modo de ver, documentarse en la propia escritura de herencia o donación recogiendo en ella nun párrafo de este tipo: «A petición de los comparecientes he solicitado vía Signo el Informe de Actividad de Doña xxx, no habiendo obtenido resultado alguno para el número de identificación introducido que afecte, según manifiestan tras su examen, a su herencia. Incorporo a la presente el resultado de dicha consulta». Pero si lo que hacemos es una instancia para liquidar el Impuesto de Sucesiones no queda otra que documentar el requerimiento mediante un acta al efecto. Aquí va un modelo para el caso de las herencias:

«M E   R E Q U I E R E: Para que le solicite vía Signo Informe de Actividad General relativo a su fallecido padre Don XXX (titular del DNI/NIF xxx), que incorporaré a la presente cualquiera que sea el resultado obtenido. A tal fin me exhibe y le devuelvo copia autorizada del testamento de su padre (en el que le instituye heredero), así como certificados de defunción y últimas voluntades. Acepto el requerimiento que se me formula y que cumplimentaré oportunamente, en la medida y brevedad posibles. Así lo dice y otorga. Hechas las reservas y advertencias legales. Protección de datos. xxxxx. Leída esta acta por mí, el Notario, al compareciente, éste renuncia a su derecho a leerla por si mismo, derecho del que le advierto, la aprueba y la firma conmigo, haciendo constar que ha quedado debidamente informado del contenido del presente instrumento. De que conozco al compareciente, de que tiene, a mi juicio, capacidad y legitimación suficientes, de que su consentimiento ha sido libremente prestado, de que el otorgamiento se adecua a la legalidad y a la voluntad debidamente informada del otorgante y de todo lo demás consignado en este instrumento público extendido en dos folios de papel timbrado de uso exclusivamente notarial, serie xxx, y números xxx y el anterior en orden de numeración, xxx, yo, el Notario, Doy fe.=»

ARANCEL NOTARIAL. DERECHOS DEVENGADOS. Arancel aplicable, números: 1, 4 y nª 8ª.

DOCUMENTO SIN CUANTÍA.              TOTAL:                         (Impuestos excluidos)

DILIGENCIA. La extiendo yo, JUSTITO EL NOTARIO, Notario de XXX y del Ilustre Colegio Notarial de XXX, en XXX, mi residencia, para hacer constar que el día XXX, solicito el informe de actividad a que se refiere la matriz precedente, cuyo justificante y resultado incorporo a la presente. De todo lo cual, y de quedar extendida esta diligencia en el mismo último folio en que lo fue la matriz precedente, yo, el Notario, Doy fe.=

NOTA:En XXX, el día XX, yo, JUSTITO EL NOTARIO, Notario de XXX y del Ilustre Colegio Notarial de XXX a, expido copia a instancia de Don XXX, en XXX folios de papel timbrado de uso exclusivo notarial, de la serie XXX, número XXX y los tres anteriores en orden correlativo. DOY FE.- Firmado: JEN.-

Aquí va otro modelo cuando el solicitante está representado por un apoderado: «C O M P A R E C EDoña xxxx I N T E R V I E N E: En nombre y representación, como apoderada, de Don XXX, nacido el día XXX, mayor de edad, no residente en España, de vecindad civil valenciana, casado con Doña xxx, XXX, vecino de XXXX y titular del Documento Nacional de Identidad y Número de Identificación Fiscal XXX. Ejerce dicha representación en virtud de escritura de poder otorgada ante Doña xxx, Notario Público XXXX, el día XXX, redactado en idioma español, y debidamente apostillado, cuya copia, me exhibe y yo, el Notario, le devuelvo. Yo, el Notario, estimo, a mi juicio, que son suficientes las facultades representativas acreditadas para la presente acta de solicitud de informe de actividad. La Sra. Apoderada me asegura que dicho poder se encuentra en vigor y que no ha variado la capacidad de su mandante. Tiene, a mi juicio, en el concepto en que interviene, la capacidad legal necesaria para otorgar la presente acta, anteriormente calificada y, al efecto, M E   R E Q U I E R E: Para que le solicite vía Signo Informe de Actividad General relativo a Don XXX (titular del DNI/NIF xxx), padre de su representado, que incorporaré a la presente cualquiera que sea el resultado obtenido. A tal fin me exhibe y le devuelvo copia simple del testamento del Sr. XXX, así como certificados de defunción y últimas voluntades (en el que consta como último otorgado el testamento que me exhibe y le devuelvo). Acepto el requerimiento que se me formula y que cumplimentaré oportunamente, en la medida y brevedad posibles. Así lo dice y otorga. DILIGENCIA. La extiendo yo, Justito El Notario, Notario de XXX y del Ilustre Colegio Notarial de XXX, en XXXX, mi residencia, para hacer constar que el día XXX, solicito el informe de actividad a que se refiere la matriz precedente, cuyo justificante y resultado incorporo a la presente. De todo lo cual, y de quedar extendida esta diligencia en el mismo último folio en que lo fue la matriz precedente, yo, el Notario, Doy fe.=»

El caso de antielusión que cuento al final de esta pequeña entrada se descubrió gracias al Informe de Actividad. Ahorro: algo más de 600 Euros, más otros 250 Euros de la escritura que, además, hubiera impedido a los donantes hacer otra donación a otro hijo que hubiera sufrido un grave inconveniente de no poder recibirla o de haber tenido los gastos que se hubieran originado por haber hecho la operación de otro modo diferente. En fin .. las ventajas están claras.

De todas formas, conforme voy ampliando los usos que le voy dando al Informe de los Vivos me voy dando cuenta de algunas cosas que no había pensado. ¿La última? Pues me ha pasado también esta semana firmando una pequeña donación de un padre a dos hijos. Tenía previsto pedir informe de los tres, mencionarlo e incorporarlo en la propia escritura pero el de uno de ellos era inmenso (tenía cinco folios) y comprendía un montón de operaciones que no tenían porqué aparecer reflejadas (enumeradas) en mi escritura de donación. Entonces he decidido que documentaríamos la petición en acta previa a la donación. ¿Y por qué no lo pides sin mas? Pues porque no me convence hacerlo. Al igual que no puedo pedirlo sin consentimiento tampoco creo que pueda pedirlo sin dejar constancia del algún modo. Es probable que para las donaciones utilice a partir de ahora un escrito con firma legitimada. Lo llevaré al Libro Indicador, yo quedo a salvo y el cliente tiene su informe que a mí me servirá para evitar que meta la pata con alguna donación que no recuerde y cuente para la acumulación o para la maldita antielusión valenciana. Este podría ser el modelo: «Los cónyuges xxxx, ambos mayores de edad, xxx y titulares de los DNI/NIF xxx y xxx; Don XXX, mayor de edad, xxx y titular del DNI/NIF xxx; Doña xxx, mayor de edad, xxx y titular del Documento DNI/NIF xxx. Solicitan a Don XXX, Notario de xxx que curse vía Signo la obtención de Informe de Actividad General relativo a ellos mismos a fin de que nos haga entrega de un testimonio del resultado obtenido en los casos en que resulte positivo. En xxx, a xxx».

Informe de Actividad del Vivo en escrituras de apoderamiento

Dado el riesgo que supone tener otorgado un poder a alguien que termina siendo inadecuado y dado que es fácil (puesto que los poderes se otorgan en base a la confianza) olvidar que los habíamos firmado, cuántas copias existen de los mismos y quién las tiene en sus manos, el Informe de Actividad del Vivo se revela también como un utilísimo instrumento para saber qué poderes tiene uno otorgados y a favor de quién.

Un caso interesante sería el de matrimonios en trance de separación o de divorcio que tras años juntos ni recuerdan si han podido otorgarse o no algún poder. Podría perfectamente pedirse al tiempo de otorgar el divorciado o separado un nuevo testamento o cuándo se efectúa el otorgamiento de capitulaciones matrimoniales con o sin liquidación de gananciales, por poner algunos ejemplos.

Otra buena ocasión para usar el informe, se nos presenta cuando alguien no localiza una copia de una escritura y acude a la notaría donde cree que se firmó. Si se trata de una escritura posterior a 2004 y el interesado no nos concreta, no podemos ponernos a buscar en los índices de los últimos quince años (en los índices que conservamos de cada año debidamente encuadernados se puede localizar por orden alfabético a todos los que han pasado por la notaría en el año en cuestión), por lo que podría ser muy útil recurrir al informe para localizar la escritura que se busca. Hasta se podría acudir a cualquier notaría de España y que una vez localizada la escritura que se busca se curse, desde esa misma notaría a la que el interesado ha acudido, la oportuna petición de copia a la notaría (o Archivo) donde se encuentre. Considero que la solicitud del informe podría documentarse con una petición con firma legitimada que se llevaría al Libro Indicador. El informe se entregaría el cliente y quedaría archivado como cualquier otro de los documentos que pedimos a través de SIGNO (es decir, dentro del propio sistema).

Si preferimos recurrir al acta, he aquí un modelo: 

“NÚMERO En xxx, mi residencia, a xxx Ante mí, JUSTITO EL NOTARIO, Notario de xxxx y del Ilustre Colegio Notarial de XXXX, C O M P A R E C EDOÑA Tiene, a mi juicio, la capacidad legal necesaria para otorgar la presente acta, anteriormente calificada, y, al efecto, M E   R E Q U I E R EPara que le solicite vía Signo Informe de Actividad General que incorporaré a la presente cualquiera que sea el resultado obtenido. Acepto el requerimiento que se me formula y que cumplimentaré oportunamente, en la medida y brevedad posibles. Así lo dice y otorga. DILIGENCIA. La extiendo yo, JUSTITO EL NOTARIO, Notario de XXXXl Ilustre Colegio Notarial de XXX, en XXX, mi residencia, para hacer constar que el día XXXX, solicito el Informe de Actividad a que se refiere la matriz precedente, cuyo justificante y resultado incorporo a la presente. De todo lo cual, y de quedar extendida esta diligencia en el mismo último folio en que lo fue la matriz precedente, yo, el Notario, Doy fe.=”

Informe de Actividad del Vivo en escrituras de compraventa de primera vivienda

Son muchas las reducciones en TPO y AJD que se conceden al comprador de primera vivienda habitual. Una manifestación fiscal en tal sentido en la Comunidad Valenciana es esta: «MANIFESTACIONES FISCALES: El Sr. xxxx, manifiesta a los efectos establecidos en el DECRETO LEY 4/2013 PARA REDUCCIÓN DEL DÉFICIT Y LUCHA CONTRA EL FRAUDE que es menor de 35 años y que la vivienda que por la presente adquiere va a ser destinada a su primera vivienda habitual por lo que solicita la liquidación del ITPO al 8%, comprometiéndose a presentar la documentación necesaria donde y cuando fuere oportuno». Para los mas despistados (que los hay) el Informe de Actividad es una perfecta herramienta para determinar si es o no es la primera vivienda habitual de ese comprador menor de 35 años.

Seguro que irán apareciendo mas utilidades. Una que me han dicho en estos días es la de detectar expedientes matrimoniales duplicados.

Y una importante reflexión: ¿al inventor de este sistema se le ha ocurrido pensar en el grado de responsabilidad que esto comporta para nosotros? Lo digo porque si yo a un comprador el digo si tiene menos de 35 años y si es comprador de primera vivienda habitual y me dice que , ¿qué hago? ¿le cojo de la pechera y le inquiero a voz en grito?: ¿está usted seguro?  Y si el tío compró en tu notaría y no lo recuerdas … y si el informe contiene algún error o incongruencia (y ya me ha pasado) … y si y … si … imaginen el resto de suposiciones que son ustedes muy listos. Lo pillan, ¿verdad? Pues imaginen lo que comporta cuando hablamos de situaciones complejas cómo las acumulaciones y donaciones.

Informe de Actividad del Prestamista

Dice Ancert:

“A fin de evitar problemas en la inscripción de las hipotecas entre particulares cuando les conste que la misma persona física ha intervenido en algún préstamo anterior sin haber cumplido los requisitos de la Ley 2/2009, de 31 de mayo, se dotó a los Notarios de una aplicación que nos permita comprobar, antes de autorizar un documento de préstamo entre particulares, si el prestamista -persona física o jurídica sin código SICA–  ha concedido otros préstamos anteriormente,  con el fin de verificar si, por su frecuencia, cabe presumir una habitualidad que incluya la operación en el ámbito de aplicación de la citada Ley 2/2009, de 31 de mayo. Con la simple consignación del DNI de la persona física prestamista, o del NIF si se trata de persona jurídica, podremos saber qué operaciones de préstamo entre particulares ha realizado dicha persona con anterioridad ante el mismo u otros Notarios desde 2004, de manera que podamos tener elementos de juicio para  ponderar si esas operaciones previas implican la habitualidad que impondría la aplicación de la Ley 2/2009“. 

En la escritura de préstamo que se otorgue tras la consulta, podría decirse:

«Yo, el Notario, he solicitado, vía Signo, Informe de Actividad de la prestamista Doña xxx, no habiendo obtenido resultado que afecte al otorgamiento de la presente escritura, puesto que no ha actuado como prestamista en dos o más documentos de constitución de préstamo durante los últimos cuatro años. Incorporo a la presente el resultado de dicha consulta».

Sin embargo, véase que se habla de «problemas en la inscripción de hipotecas entre particulares» y de la Ley 2/2009, de 31 de marzo, por la que se regula la contratación con los consumidores de préstamos o créditos hipotecarios y de servicios de intermediación para la celebración de contratos de préstamo o crédito, por lo que se supone que el informe es para préstamos hipotecarios y no para préstamos personales, ¿estamos de acuerdo?

¿Hay Informe de Actividad para una persona jurídica?

Se planteó el tema en Twiter y no estaba seguro. Me fui a Signo, metí el N.I.F. de la primera sociedad que me encontré en mi base de datos y le cliqué al botón, pensando que me iba a decir N.I.F. erróneo, pero no, no me lo dijo y supe que también sirve para las PJ (aunque no llegué a pedirlo, pues no se me había solicitado y solo estaba haciendo una prueba).

¿Servicio de Detección de Actas Duplicadas o mejor informe de actividad para localizar un acta de declaración de herederos?

Me contacta una señora que ha perdido la copia del acta declaración de herederos de su abuela y pensando, pensando, me pregunto si sería posible hacer una consulta, vía Signo, al Servicio de Detección de Actas Duplicadas de mi Colegio Notarial de la que debería resultar que se ha iniciado con anterioridad una declaración de herederos abintestato de la señora. Me consta que no es posible acudir directamente al Colegio Notarial a solicitar esa información. También me planteo la posibilidad de recurrir al Informe de Actividad para lo que deberían acreditarme el fallecimiento de la abuela y el interés legítimo de la solicitante.

Cuando efectúas la consulta al Servicio de Detección, el resultado puede ser negativo o positivo. Si es positivo, puede salir un acta otorgada en cualquier notaría de España.

Evidentemente, yo a esta señora no le puedo efectuar la consulta, pero imaginemos que se trata de alguien que llega a mi notaría con ese problema: «He perdido la copia de la declaración de herederos de mi abuela y necesito pedir otra». «¿Está absolutamente segura de que se hizo?», le preguntaría yo. Y me diga lo que me diga, veo mucho más lógico hacer una consulta al Servicio de Detección de Actas Duplicadas de mi Colegio Notarial que recurrir al Informe de Actividad. Si el resultado es positivo y el acta ya existe, se me proporcionarían todos los datos y podría solicitarle la copia.

A fin de cuentas, me parece a mi, que entre aquél que no la encuentra, aquél que no sabe donde está, aquél que no sabe si se hizo o aquél que está seguro de que no se ha hecho, las diferencias son escasas y no creo que hacer una consulta a tal fin (para saber si hay que hacerla o ya está hecha), sea «incorrecto». Vamos, que si me viene alguien así a la notaría y no veo nada extraño, le hago la consulta. En este caso, insisto, no se la he hecho, porque es alguien que consulta en mi blog y no procede, pero aquí en mi notaría si se me da el caso, lo consultaría. ¿Qué tiene de malo? ¡Si es obligatorio hacerlo para tramitar una¡

La opción del Informe de Actividad en este caso de extravío de la declaración de herederos

En el Informe de Actividad del Fallecido (el plan B para esta señora) le saldrán todos los documentos otorgados por su abuela en cualquier notaría española desde 2004 hasta su muerte. Puede costar sobre 50 o 60 Euros (como los otros casos que comentamos) y requerirá que aporte defunción y que acredite interés legítimo (a fin de cuentas, que tiene derecho a la herencia de su abuela).

Un nuevo Informe de Actividad (octubre 2021): Sujetos e inmuebles

«Nuevo informe filtrando por inmueble. Se pone a disposición una nueva opción para generar el informe buscando por el inmueble. Informando la referencia catastral en caso de disponer del dato o mediante el buscador de objetos en caso de no conocer la referencia catastral. Tras añadir este único dato podrás generar el informe. En él se mostrará el detalle de todos los documentos autorizados donde el inmueble aparezca relacionado al acto jurídico, en el que además, intervenga al menos una persona jurídica«.

Esto último no se entiende muy bien «donde el inmueble aparezca relacionado al acto jurídico, en el que además, intervenga al menos una persona jurídica«. Supongo que quiere decir que se mostrará el detalle de todos los documentos  autorizados en los que el inmueble aparezca siempre que intervenga al menos una persona jurídica.

De momento, como decía un compañero, puede tener una utilidad a los efectos del Decreto 6/2020 de la Generalitat Valenciana en materia de tanteos y retractos.

Por cierto, eso de buscar objetos y sujetos (que creo cuesta 0,20 € mas IVA) no tengo muy claro qué es ni cómo funciona pero me dicen que para sujetos es cuando introduces un DNI nuevo y aparece una pestaña en la que se pregunta «¿desea buscar datos en SIGNO?». Si es que sí sale otra pestaña que dice: «¿tiene el consentimiento del interesado?». Si lo tienes, respondes que sí y te salen los datos del sujeto. El coste se avisa en una ventana emergente. Supongo que lo del objeto debe ser algo similar.

Hasta otra. Un abrazo. Justito El Notario. @justitonotario




 

2 comentarios

  1. José Arcadio Buendía

    Buenos días Don Justito,

    ¿Cree que la solicitud del Informe de Actividad a la hora de preparar una escritura de herencia o de donación está generalizado por parte de las Notarías? Me dedico profesionalmente a la gestión de escrituras de todo tipo y la verdad es que con las Notarías que trabajamos, en ninguna se nos ofrece la posibilidad de solicitar dicho informe, enterándome de su existencia básicamente a través de este blog. Es más, en los últimos años trabajé en dos Notarías (hasta darme cuenta que el estrés de una Notaría no iba conmigo) y, que yo sepa, jamás se solicitó dicho informe.

    ¿Cree que está infravalorada dicha herramienta por sus compañeros de profesión?

    • Buenos días José Arcadio:
      Sin duda que lo está.
      Apostaría a que muchos no saben ni que existe …
      En el caso de adiciones y acumulaciones es FUNDAMENTAL a mi modo de ver.
      Aquí nos estresamos y nos estresan pero no han conseguido hacernos trabajar de otro modo. ¿El resultado? Una fuga de documentos que podría cifrar en torno a los 200 cada año.
      Pero no vea lo tranquilo que duermo …
      Gracias por la participación, saludos, Justito El Notario.

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