de los notarios de roma a los de hoy

Entrevista para el TFG de una estudiante de Derecho y probable opositora a notarías: “Estudio comparativo de la función notarial romana con la actual”

Advertencia: En la web “Justito El Notario”, su titular y responsable Miguel Prieto Escudero, no asesora ni aconseja ni lo ha hecho nunca desde la apertura del blog el 20/11/2015. Aquí únicamente se informa, se divulga (o al menos se intenta) y se opina (con mayor o menor grado de acierto). El contacto, colaboración o comentario a las entradas, no puede entenderse en ningún caso como un acceso telemático a mi notaría ni conducente a la firma de un documento público en la misma. A esos fines deberán dirigirse a mí por los cauces oportunos, pero nunca por la vía de mi blog que constituye una actividad completamente privada y no está conectado con la web de mi notaría.¡

Aunque me representen un cierto esfuerzo y hasta me pongan en algún aprieto o compromiso, las colaboraciones con estudiantes jóvenes (o no tan jóvenes) en sus TFG o TFM es una de las mejores cosas que me han brindado estos años de blog. Hasta ahora he colaborado en dos y este de hoy ha sido el tercero. Los dos anteriores fueron estos:

Notarios, redes sociales y webs notariales (TFG, María Carmen Muñoz Díaz)

Psicología y Oposiciones: Entrevista para un TFM

La primera de mis colaboraciones fue con unas estudiantes de Bachillerato que se interesaban por la Deontología Notarial. Esta fue el resultado de nuestro trabajo conjunto:

Deontología Notarial

En este caso, una joven estudiante de Derecho y probable candidata a Notario me lanza una batería de 10 interesantes preguntas que publico ahora que ya ha desarrollado con éxito su trabajo.

Son estas:

1.= ¿Considera la figura del Notario algo esencial en la sociedad?

Sí, claro, y se ha puesto de manifiesto con la pandemia del COVID-19. Los Notarios hemos sido considerados un servicio esencial y hemos trabajado desde el primer día como muchos otros sectores que han sido considerados del mismo modo. Sin las notarías en funcionamiento para atender las actuaciones urgentes (financieras o de otra índole) se hubiera dificultado extraordinariamente el tráfico jurídico y económico del país. Como ha ocurrido con otros colectivos que han estado al pie del cañón solo los que han necesitado de nuestros servicios han sido verdaderamente conscientes de nuestra esencialidad y de los riesgos asumidos al cumplir con nuestra obligación.

2.= ¿En qué momentos de la vida de las personas es importante la figura del Notario?

Si me pongo a pensar para que he utilizado yo los servicios de un Notario resulta que lo he hecho para hacer testamento (además en varias ocasiones), para otorgar un acta de manifestaciones, para comprarme dos viviendas e hipotecarlas, para vender la primera de esas dos viviendas y cancelara la hipoteca, para recibir una donación de mi padre, para luego vender lo que me había donado para mi padre, para aceptar y adjudicarme con mis hermanos la herencia de mi padre y para comprar una participación en unas fincas rústicas. También he otorgado varios poderes y firmado varias pólizas de préstamo y crédito. Creo que no me olvido de nada. Tengo 53 años en este momento y he pasado por la notaría, como la mayoría de las personas, para las cosas más usuales: testamentos, actas, donaciones, herencias, compraventa e hipoteca, poderes y pólizas de préstamo y crédito. A estas cuestiones también habría que añadir la constitución de sociedades, las compraventas de participaciones sociales y las elevaciones a público de acuerdos del ámbito mercantil.

3.= Blockchain y función notarial: ¿Amenaza u oportunidad para la institución?

En el artículo “¿Enviará blockchain de vacaciones a los notarios?” publicado en el blog notaríAbierta del que formo parte, mi compañero Javier González Granado, que es una autoridad en todos estos temas casi sentenciaba hace unos años que: Los notarios no sólo archivamos y la blockchain ni siquiera archiva …. Pretender equiparar (la) verificación digital online con la actuación off-line de un Notario equivale a afirmar que la función del Notario consiste en conservar, ordenados por fechas, documentos que no ha leído y de los que ni siquiera puede expedir copia y eso dista mucho de nuestra función; ciertamente, una de las funciones del Notario es archivar, pues tiene encomendada legalmente  la formación, custodia y conservación del protocolo, una colección ordenada de los documentos que autoriza, pero no es esa, ni mucho menos, la única  función del Notario. El registro en la blockchain no supone la formación de ningún archivo de custodia o conservación de documentos: la cadena de bloques garantiza que el archivo informático registrado existía en determinada fecha y que  no se ha modificado pero nada garantiza acerca de su contenido, de suerte que si dicho archivo se pierde o (inadvertidamente) se modifica su contenido o su formato, el cotejo será imposible; no hay un archivo o algo parecido a un protocolo que permita expedir una copia con el mismo valor que el original. Llevando el rigor formal (del que pretende huir) hasta el paroxismo resulta que se acaba por atribuir a la cadena de bloques un valor absoluto, como si fuese una forma “ad solemnitatem”, esencial, de suerte que la pérdida del archivo supone la pérdida de toda prueba de su contenido; recuérdalo la próxima vez que pierdas la copia de tu testamento notarial y ten la seguridad de que tu Notario expedirá, con el mismo valor jurídico que el original, las copias que desees en cuanto lo solicites. A la blockchain no le importa el contenido y el contenido lo es todo … ” añadiendo después que “la blockchain tiene un valor probatorio carente de valor legitimador y que “considero la confrontación “Notario-Blockchain” inapropiada desde un punto de vista conceptual y comercialmente tan engañosa como inquietante pues promete algo que legalmente no está a su alcance y anhela convertirse en aquello que dice detestar”González Granado se hace además una serie de preguntas de hondo calado que atacan la línea de flotación de los defensores acérrimos del blockchain enemigos y desconocedores de la función notarial: “¿Cuál será el instrumento que sustituye a la actuación del Notario? ¿Quién controlará ese documento? ¿Cuál es el coste de dicho documento? ¿Qué implicaciones tiene ese documento sobre los Registros y Oficinas Públicas? ¿Cual será la fiscalidad de dicho documento? ¿Cómo se controlará el blanqueo de capitales? ¿Qué repercusiones tendrá sobre el sistema financiero? ¿Qué repercusiones tendrá sobre el sistema judicial en relación con los medios de prueba?” para terminar reconociendo únicamente que el registro en la blockchain es (casi podría añadirse aquí que “es tan solo”) una prueba judicial con un futuro prometedor.

Está demoledoramente claro, ¿no?: El blockchain no es una amenaza para la función, aunque se haya querido plantear en estos términos y pueda ser una oportunidad para hacer algunas cosas de otro modo. ¿Cuáles? Pues, francamente, todavía no lo sé. Hace un cierto tiempo que escribí en mi blog el único artículo que he dedicado a este asunto. Con él alcancé la curva de la máxima sabiduría en esta materia.

En aquella ocasión tuve que recurrir, como ahora, a los que saben del asunto y comenté que como escribió mi compañero Luis Fernández-Bravo Francés para el blog Notarios en Red refiriéndose a los adelantos tecnológicos en general que:  “…si (el blockchain) funciona, lo usaremos, aunque no sepamos exactamente en qué consiste. Ni falta que hace …”. La afirmación es completamente cierta: tampoco tengo ni idea de cómo funciona la firma electrónica pero la uso y lo hago desde el primer día en que pude hacerlo. Nos pasamos el día desde hace tiempo (bueno, ahora ya no tanto o casi nada) oyendo hablar del blockchain y aun no hemos podido implantar ni utilizar para absolutamente nada esta tecnología en las notarías españolas.

En mi pensada sobre el asunto partí de una noticia que había leído en aquel momento. Era esta: “El Gobierno de Ucrania registrará sus tierras en la blockchain”. De súbito me sentí cómo Arquímedes con su eureka o cómo Newton y su manzana en la cabeza y empecé a hacerme una serie de preguntas. ¿La blockchain o una blockchain? ¿Porqué dice una? Entonces, ¿la blockchain no es única como lo es Internet? o ¿hay tantas blockchains como usos pretendamos darle? De nuevo tuve que volver a preguntar y esto fue lo que me dijeron: “En este momento Bitcoin se basa en una blockchain de código abierto y libre. El problema es que a veces se divide como si fuera una autopista en la que de repente hay más carriles y solo uno prevalece. Es lo que se llama un “fork”. Parece ser que hay prevista una escisión o fork para primeros de agosto. Del mismo modo, hay otras “criptomonedas” que se basan en blockchain como Ethereum y también están las DLT privadas como la que propone Lyra“. Deduje entonces que no hay una sola blockchain y, de paso, me surgieron varias nuevas dudas al leer la contestación de mi compañero: ¿Fork? ¿DLT? ¿Privadas y públicas? Entonces continué preguntando. ¿Blockchain y DLT son lo mismo?  Eso parece. La blockchain o cadena de bloques es un libro de contabilidad distribuido (Distributed Ledger Technology), es decir, una DLT y puede haberlos públicos y privados dependiendo del uso al que se destinen. Privada (aunque tampoco estoy seguro) sería la de Lyra. Y pública (¿ya hay alguna en España?), supongo que sería la que pretende hacer el gobierno ucraniano. Tal vez a estos efectos haya que redefinir público y privado y, sobre todo, preguntarse ¿qué es nacional? ¿qué es extranjero?, ¿qué es en España? y ¿qué es fuera de EspañaAquí en España podría ya existir el germen de una pública pues la CNMV tiene abierta consulta sobre la utilización del blockchain en los mercados.  Queda claro, entonces, que no hay una blockchain y que blockchain y DLT son lo mismo. También queda claro que se pueden utilizar para fines públicos o privados. En computerworld.es (No lo llame “el ‘blockchain”) encontré una buena explicación para todo esto: “La primera cosa que hay que saber sobre blockchain es que no es sólo uno, son muchos. Los blockchains están distribuidos como libros de contabilidad a prueba de manipulación de transacciones. El más conocido es el registro de transacciones Bitcoin, pero además de controlar las criptomonedas, blockchain también se está utilizando para los registros de préstamos, las transferencias de acciones, los contratos o incluso para datos sobre salud o votaciones”. Llegado a este punto, me había ocurrido otra vez: cuando parecía que avanzaba no paraban de aparecerme nuevas dudas”. ¿Blockchain se inventó para bitcoin o ya existía y se aprovechó para ello? Al hacer esta nueva consulta me encontré de nuevo con complicadas respuestas: “Por ahora disociar “blockchain” de “criptodivisa” es algo teórico”, entonces, ¿no hay usos de blockchain al margen de las criptomonedas?, “los hay están poco proyectados, aunque sin duda se usarán”. “Otros sostienen que primero fue el Bitcoin cuya blockchain de 2009 ofrece la posibilidad de registro desde 2014″. “Difícilmente habrá usos públicos en un entorno privado sin minado de criptomoneda”. “Si hablamos de criptomoneda como indisociable de blockchain, ¿no deberíamos decir más bien que es indisociable de un token? Tal vez deberíamos decir que toda blockchain necesita un token que genere minado“. Y concluyeron: “bitcoin (en minúscula) es el token de la blockchain de la moneda Bitcoin (con mayúscula)”A estas alturas yo ya estaba pensando en que para qué me habría metido yo en el lío de escribir sobre blokchain.

En cuanto a los posibles usos en nuestros despachos según José Carmelo Llopis para El Notario del Siglo XXI“… podríamos adoptarla (la tecnología blockchain) en momentos previos a la actuación notarial como medio de recepción y cotejo telemático seguro de documentos” si bien es posteriormente a la actuación notarial donde mas efectos puede desplegar, y siempre utilizando una cadena de bloques que sea privada y cerrada, para mayor seguridad …”. “Podría ser interesante para el registro de documentos digitales que sean depositados por los usuarios del servicio notarial, en cuyo caso la blockchain se convertiría en un instrumento que el Notario utiliza para prestar su función, como si alquilara una caja de seguridad en un banco, salvando las distancias (electrónicas). Otro uso podría ser el dar garantías de inalterabilidad a la circulación de las copias electrónicas, si ésta circulara fuera del entorno cerrado y seguro de SIGNO (Sistema Integrado de Gestión Notarial)“.

Para terminar y cómo me decía otro relevante compañero al que consultaba sobre el uso actual o próximo de blockchain en la función notarial: “Desde el punto de vista legal la norma básica sería el Reglamento Europeo 910/2014 (EIDAS). Hay interés en usarlo, pero siempre que las autoridades mantengan control lo que va en contra la propia filosofía cripto.

Desde que escribí estas líneas, no había vuelto a hablar de este asunto y no pensaba volver a hacerlo, pero este TFG se ha puesto en mi camino y he tenido que incumplir la promesa que me había hecho. Tengo también que reconocer que me ha venido bien hacerlo.

4.= Legitimación de firma y elevación a público de un documento privado: Diferencias y puesta en común con el punto anterior

A los efectos del punto anterior, y comenzando por el final de esta cuestión, es posible que la tecnología blockchain bajo el control de las autoridades pudiera ser utilizada en los momentos previos a la propia actuación notarial de legitimación o elevación a público como medio de recepción y cotejo telemático seguro de los documentos objeto de dicha legitimación o de elevación.

Dicho esto, la legitimación de firmas está sometida a las importantísimas limitaciones del artículo 258 del Reglamento Notarial que señala que “sólo podrán ser objeto de testimonios de legitimación de firmas los documentos y las certificaciones que hayan cumplido los requisitos establecidos por la legislación fiscal, siempre que estos documentos no sean de los comprendidos en el artículo 1280 del Código Civil, o en cualquier otro precepto que exija la escritura pública como requisito de existencia o de eficacia. Queda a salvo lo dispuesto en el artículo 207 de este Reglamento. No podrán ser objeto de dichos testimonios la prestación unilateral de garantías, ni los contratos de carácter mercantil que el artículo 144 de este Reglamento define como propios de las pólizas cuando exista pluralidad de partes con intereses contrapuestos”. 

Este precepto excluye de la legitimación de firmas a un buen número de documentos y somete a otros a las reglas del también trascendente artículo 207 del Reglamento Notarial que señala que 2.º Para hacer constar la existencia de un documento no notarial cuyas firmas legitime el propio Notario autorizante, que vaya a surtir efectos solamente fuera de España en país que prevea o exija dicha forma documental. En estas actas, el Notario identificará a los interesados, quienes comparecerán ante él, y en el mismo acto firmarán el documento no notarial o declararán que las firmas estampadas son las suyas, y, en todo caso, que conocen el contenido del documento y que, libre y voluntariamente, quieren que produzca los efectos que le sean aplicables conforme a lo previsto por las leyes extranjeras. El Notario, además, deberá emitir en cuanto le sea posible el juicio de capacidad legal o civil a que se refiere el artículo 156, 8.º de este Reglamento, y cumplir lo dispuesto en el mismo respecto de la intervención y representación de los otorgantes. El documento, o un ejemplar del mismo, original o por fotocopia, quedará incorporado a la matriz del acta en la que se expresará, literalmente o en relación, el texto del testimonio de legitimación. En dicho texto, a continuación de las firmas legitimadas, se consignarán, abreviadamente, los particulares contenidos en el acta que sean pertinentes”.

Es, probablemente, la legitimación de firmas la actuación que más aproxima la función del Notario latino a la del Notario anglosajón, a cuyos sistemas nos referiremos en un momento, puesto que como señala el trascendental Artículo 256 del Reglamento Notarial (que nos da una pista importante sobre el régimen de responsabilidad del Notario del que también hablaremos) “la legitimación de firmas es un testimonio que acredita el hecho de que una firma ha sido puesta a presencia del notario, o el juicio de éste sobre su pertenencia a persona determinada. El notario no asumirá responsabilidad por el contenido del documento cuyas firmas legitime”.  Por supuesto, y en esto que voy a decir nos alejamos de los Notarios anglosajones, no seremos nunca responsables de su contenido, aunque siempre habremos de controlar su legalidad y respeto al orden público y de determinar que el documento no constituya uno de los supuestos excluidos por el 258 o que han de encuadrarse en la hipótesis del 207.

En cuanto a la elevación a público de un documento privado, habría que decir en realidad que nada tiene que ver con la simple legitimación de firmas puesto que esta no convierte en público el documento cuya firma se legitima mientras que la elevación a público si convierte en público el documento que hasta ese momento era privado. Así de fácil. Ese nuevo documento público, requisitos técnicos al margen, exige la firma de todos aquellos que lo firmaron o de sus causahabientes. Además, es necesario para que un documento privado pueda elevarse a público que sea válido por lo que, por poner algún ejemplo, no podría nunca elevarse a público la donación de un bien inmueble. Por último y como explica mi compañero Francisco Mariño “Iuris Prudente” en su blog:  “El documento privado elevado a público puede estar o no liquidado fiscalmente. El hecho de que no exista una liquidación fiscal no impide la elevación a público, sin perjuicio de las consecuencias fiscales ulteriores que ello tenga. Se distingue este supuesto de la simple acta de protocolización de un documento privado (o la legitimación de las firmas del mismo) que exigen la previa liquidación fiscal, al menos cuando esté sujeta a la misma. Así lo consideró la Circular de la Junta de Decanos de los Colegios Notariales de España 1/1996, de 23 de marzo. Es de interés el artículo 50 del Texto Refundido de la Ley del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales, conforme al cual: “A los efectos de prescripción, en los documentos que deban presentarse a liquidación, se presumirá que la fecha de los privados es la de su presentación, a menos que con anterioridad concurra cualquiera de las circunstancias previstas en el artículo 1.227 del Código Civil, en cuyo caso se computará la fecha de la incorporación, inscripción, fallecimiento o entrega, respectivamente. En los contratos no reflejados documentalmente, se presumirá, a iguales efectos, que su fecha es la del día en que los interesados den cumplimiento a lo prevenido en el artículo 51. La fecha del documento privado que prevalezca a efectos de prescripción, conforme a lo dispuesto en este apartado, determinará el régimen jurídico aplicable a la liquidación que proceda por el acto o contrato incorporado al mismo”.

Una variante mas (apuntada por Mariño) a considerar por su relación con este tema sería la de las actas notariales de protocolización que se regulan en los artículos 211 y siguientes del Reglamento Notarial. El artículo 215 dispone: “Los documentos privados cuyo contenido sea materia de contrato podrán protocolizarse por medio de acta cuando alguno de los contratantes desee evitar su extravío y dar autenticidad a su fecha, expresándose en tal caso que tal protocolización se efectúa sin ninguno de los efectos de la escritura pública y sólo a los efectos del artículo 1.227 del Código Civil. Cuando no sean materia de acto o contrato se podrán protocolizar mediante acta a los efectos que manifiesten los interesados”.

5.= Diferencias entre función notarial en EE. UU. y función notarial en España

Mas que contraponer EE. UU. y España habría que contraponer el Notariado latino con el Notariado anglosajón que, como dice José Carmelo Llopis Benlloch, en su artículo “Encriptación de datos y avances en la digitalización notarial”, “no son sino proyecciones del tipo de sistema jurídico en que se encuadra cada uno”Continua mi compañero diciendo que “el notariado anglosajón tiene las limitadas características que tiene, siendo normalmente un mero encargado de presenciar que una persona determinada, que más o menos debe identificar, firma un documento, cuyo contenido puede ser cualquiera, y con una responsabilidad muy limitada” y que “el sistema jurídico continental en general y español en particular pone mucho mayor énfasis en la seguridad jurídica de tipo preventivo, especialmente mediante el desarrollo del concepto de jerarquía normativa y sistema de fuentes legales, dejando la oscilante jurisprudencia como complemento del ordenamiento jurídico positivo y no como sustento principal del mismo. Otra manifestación muy clara de esta idea es el concepto de seguridad jurídica preventiva, basada en la existencia de un notariado de corte latino y un sistema posterior de registro de la propiedad y mercantil. Este sistema notarial de tipo latino es el predominante en Europa y en el mundo y sobre este sí que se pueden predicar, sin género de duda, un alto grado de seguridad jurídica y la nota de confianza”.

En la actualidad el Notariado latino me parece que se encuentra muy potente, consolidado y en expansión. Cuando uno tiene un sistema que funciona lo único que tienes que hacer es seguir usándolo correctamente y seguir vendiéndolo a los demás que no lo utilizan. No podemos estancarnos, ni morir de éxito. Hay que renovarse y, sobre todo, hay que mantener la pureza del sistema evitando que se vea lesionado y en esto somos los profesionales del sector los que tenemos la máxima responsabilidad frente a los políticos y legisladores que son los que toman las decisiones y pueden legislar contra el sistema o sus valores esenciales y frente a la ciudadanía que es la que usa el sistema de seguridad jurídica preventiva y se beneficia de él y que tiene que seguir siendo consciente de que resolvemos sus problemas con un coste muy bajo en comparación al de otros sistemas alternativos que descansan sobre otros pilares que podrían proporcionar (y proporcionan sin duda) otro tipo de garantías aunque con costes generalmente mucho más elevados y basados en una concepción de factores en juego y riesgos potenciales complemente diferentes a los de los países del sistema latino los cuales no tienen porque ser deseables (ni porqué funcionar) en los países que seguimos desde tiempo inmemorial (o más recientemente) la cultura latina de la seguridad jurídica preventiva y, dentro de la misma, la cultura jurídica del Notariado latino.

6.= Notarios en la Unión Europea

Como ya hemos visto el sistema notarial de tipo latino predomina en Europa. Diría que salvo Reino Unido (con la excepción de los Notarios de Londres), Irlanda, Chipre y los cuatro países escandinavos todos forman parte de la Unión Internacional del Notariado Latino (UINL) aunque por supuesto existen diferencias considerables entre los distintos Notariados nacionales algunos de los cuales han sufrido considerables cambios, no siempre exitosos, en los últimos tiempos como ha sido el caso de Portugal, Países Bajos o Italia. Esas diferencias es posible encontrarlas en el acceso a la función, en el aspecto organizativo, en el de la retribución o en el puramente competencial. Sin embargo, más allá de esas diferencias, por muy notables o esenciales que pudieran parecer, lo más destacable es la coincidencia en ese énfasis en la seguridad jurídica de tipo preventivo, que se adelanta y previene los conflictos, frente al limitado carácter de testigo cualificado del Notario en el ámbito anglosajón.

En el concreto ámbito de la Unión Europea, el Notariado se ve afectado por una buena cantidad de normas que pretenden establecer un política común y unificar procedimientos de actuación en ámbitos diversos de extraordinaria importancia como ha ocurrido en cuestiones como las sucesiones internacionales (Reglamento 650/2012), las uniones de pareja registradas (Reglamento 1104/2016), los regímenes económicos matrimoniales (Reglamento 1103/2016), la digitalización del derecho de sociedades (Directiva 1151/2019), la cooperación en el ámbito de la ley aplicable a divorcio y separación judicial (Reglamento 20 diciembre 2010), la competencia, reconocimiento y ejecución de resoluciones judiciales en materia matrimonial y de responsabilidad parental (Reglamento 27 noviembre 2003), la sustracción de menores (Reglamento 25 junio 2019), los documentos públicos (Reglamento 2016/1191), las obligaciones contractuales (Reglamento 17 junio 2008), la ley aplicable a obligaciones extracontractuales (Reglamento 11 julio 2007) y los procedimientos de insolvencia (Reglamento de 20 mayo 2015), por citar algunas materias de extraordinaria importancia y repercusión directa (reglamentos) o indirecta (directivas) que dan lugar a cambios importantes en la práctica diaria de los despachos notariales.

7.= Protocolo (requisitos). Escritura matriz. Copias autorizadas y copias simples. Regulación de los protocolos

Quizá el mas relevante de los artículos del Reglamento Notarial relativos a las copias es el artículo 221 que dice que “se consideran escrituras públicas, además de la matriz, las copias de esta misma expedidas con las formalidades de derecho. Igualmente, tendrán el mismo valor las copias de pólizas incorporadas al protocolo. Las copias deberán reproducir o trasladar fielmente el contenido de la matriz o póliza. Los documentos incorporados a la matriz podrán hacerse constar en la copia por relación o transcripción. Las copias autorizadas pueden ser totales o parciales, pudiendo constar en soporte papel o electrónico. Las copias autorizadas en soporte papel deberán estar signadas y firmadas por el notario que las expide; si estuvieran en soporte electrónico, deberán estar autorizadas con la firma electrónica reconocida del notario que la expide”. Es muy normal que coloquialmente hablemos de la “escritura de mi casa” puesto tan escritura es la matriz (el original con sus documentos unidos o incorporados por exigencia legal o a criterio del Notario) que conserva el Notario y que forma parte del protocolo como colección ordenada de los instrumentos públicos autorizados durante el año, como la propia escritura matriz que nunca saldrá de la oficina notarial salvo cuando le llegue el momento de ir al Archivo del Distrito (cumplidos los 25 años) o al Histórico Provincial (siempre bajo control notarial en cuanto a la expedición de copias poco usuales por otra parte cuando son tan antiguas), una vez cumplidos los 100 años o en el extraordinario caso de que así fuera ordenado por la autoridad judicial.

Si hablamos de protocolo, el Reglamento Notarial contiene también una serie de artículos fundamentales para entender su composición y conservación. Son estos:

Artículo 272: “El protocolo notarial comprenderá los instrumentos públicos y demás documentos incorporados al mismo en cada año, contado desde primero de enero a treinta y uno de diciembre, ambos inclusive, aunque en su transcurso haya vacado la Notaría y se haya nombrado nuevo Notario. Asimismo, se incorporarán al protocolo las pólizas siempre que el notario así lo hubiera comunicado al Colegio Notarial en los plazos y modo previsto en el artículo 283 de este Reglamento. Las pólizas incorporadas al protocolo se numerarán conforme a lo previsto en la normativa notarial. Las Juntas directivas de los Colegios Notariales, dando cuenta a la Dirección General, podrán autorizar a los Notarios de aquellas poblaciones en que se autorice habitualmente un número de instrumentos elevado, para abrir, además del protocolo ordinario, uno especial de protestos de letras de cambio y de otros documentos mercantiles, con numeración propia y con apertura y cierre en las mismas fechas indicadas en el párrafo anterior. La Dirección General podrá dar instrucciones especiales sobre la conservación y encuadernación de este protocolo”

Artículo 276: “En los dos primeros meses de cada año deberán quedar encuadernados los protocolos en pergamino o en piel; la encuadernación se hará a pasta entera, con una caja de cartón, piel o pergamino, que impida el deterioro de su contenido”.

En cuanto a las copias simples, estas no constituyen escrituras, ni tienen valor como medio de prueba pues tan solo tienen un valor puramente informativo. Si son copias simples en papel no se imprimen en papel timbrado de uso exclusivo notarial, sino en el que llamamos papel de los Colegios Notariales o papel de copia simpleSi se trata de copias simples electrónicas no son susceptibles de firma como las autorizadas. En las copias simples el Notario no rubrica cada hoja ni firma y signa en la última de ellas.

Por último, las firmas de los otorgantes no están nunca en las copias simples ni en las autorizadas. Es un detalle que suele generar las dudas de los otorgantes al ver que no hay firma alguna en las simples y que solo está la del Notario en las autorizadas.

8.= Responsabilidad del Notario

Tendría que decirte ahora que “me alegro de que me hagas esta pregunta”. Somos, con los Registradores de la Propiedad, Mercantiles y de Bienes Muebles los únicos funcionarios retribuidos por arancel y esa forma de retribución está fundamentada en nuestro régimen de responsabilidad. Como le gustaba decir a mi predecesor en la notaría de Pinoso: “yo respondo de mis errores en la notaría con todos mis bienes pasados, presentes y futuros”. La cosa está clara, ¿verdad? A diferencia de los demás funcionarios públicos (y aunque nosotros seamos al tiempo profesionales del Derecho y precisamente por este doble carácter), nosotros no tenemos detrás a ninguna administración que responda de lo que hacemos. Precisamente por esa responsabilidad tenemos el seguro de responsabilidad civil que tiene carácter obligatorio (y que puede voluntariamente extenderse) que nos cubre las contingencias derivadas de nuestras actuaciones. Sin duda creo que el régimen de responsabilidad de los Notarios es una cuestión muy desconocida (como en realidad toda nuestra función aunque pueda parecer lo contrario) que, tal vez, contribuiría a hacer entender a los ciudadanos las singularidades de nuestra profesión que, al menos para mi, resultaría francamente difícil de organizar de otro modo teniendo en cuenta que nos movemos a diario entre los márgenes de lo público y de lo privado, del secreto del protocolo y de la multiplicidad de obligaciones de información que tenemos para con las administraciones de las que formamos parte.

El Notario como, cualquier funcionario público, puede incurrir en responsabilidad administrativa o disciplinaria, civil y penal.

Responsabilidad disciplinaria: Las faltas cometidas por los Notarios en el ejercicio de su actividad pública se considerarán infracciones muy graves, graves o leves (art. 347 del Reglamento Notarial). Conforme al art. 352 del Reglamento Notarial los tipos de sanciones que pueden imponerse son: apercibimiento, multa, suspensión de los derechos de ausencia, licencia o traslación voluntaria hasta dos años, postergación de la antigüedad en la carrera cien puestos o en la clase hasta cinco años, traslación forzosa, suspensión de funciones hasta cinco años y separación del servicio.

Responsabilidad civil:  Dispone el párrafo primero del art. 146 del Reglamento Notarial que “El Notario responderá civilmente de los daños y perjuicios ocasionados por su actuación cuando sean debidos a dolo, culpa o ignorancia inexcusable. Si pudieren repararse, en todo o en parte, autorizando una nueva escritura el Notario lo hará a su costa, y no vendrá este obligado a indemnizar sino los demás daños y perjuicios ocasionados”. El párrafo segundo del mismo art. 146 dispone que “quien se crea perjudicado, podrá dirigirse por escrito a la Junta Directiva del Colegio Notarial, la cual, si considera evidentes los daños y perjuicios hará a las partes una propuesta sobre la cantidad de la indemnización por si estiman procedente aceptarla como solución del conflicto”. Conforme a los artículos 24 y 25 del Reglamento Notarial y como ya he comentado, el Notario electo deberá obligatoriamente acreditar la contratación de un seguro de responsabilidad civil, que tendrá por objeto cubrir las responsabilidades de dicha índole en que pudiera incurrir el Notario en el ejercicio de su cargo.

Responsabilidad penal:  El Notario, como funcionario público, puede cometer delito de falsedad en el ejercicio de sus funciones (artículo 390.1 del Código Penal) alterando un documento en alguno de sus elementos o requisitos de carácter esencial, simulando un documento en todo o en parte, de manera que induzca a error sobre su autenticidad, suponiendo en un acto la intervención de personas que no la han tenido o atribuyendo a las que han intervenido en él declaraciones o manifestaciones diferentes de las que hubieran hecho y faltando a la verdad en la narración de los hechos. Tal falsedad podrá ser cometida por simple imprudencia. En el Código Penal hay otras figuras delictivas en las que podría incurrir el Notario en el ejercicio de su función: falsificación de certificados (art. 398), infidelidad en la custodia de documentos (art. 413), cohecho (art. 419) o blanqueo de capitales (arts. 301 a 304).

9.= Anécdota para recordar en relación con su profesión

Mis lectores habituales saben que una de las series más largas de las varias que tengo o he tenido en mi blog es la de las anécdotas notariales. Son más de setenta episodios en los que he recogido docenas de situaciones entre las que me resulta ya imposible destacar una sola o entresacar las más divertidas o especiales (salvo que me quedara con el chiste del régimen matrimonial que aun sigo contando a menudo). Así que, como primicia, te ofrezco las dos últimas que he recopilado y que aún no han sido publicadas en el que será el episodio LXXIIIº de la saga. Son estas:

  • Hace unos días unos señores vinieron a la notaría para explicarme que habían hecho un contrato de “jarras” y que querían ya firmar la correspondiente escritura.
  • También hace escasos días desde otra notaría me contaban que un cliente extranjero no tenía claro cuales eran los límites de la competencia notarial cuando por correo electrónico le decía al oficial de la notaría: “I expect the garaje to be completely empty. It looks like some rubbish is still in. Could you please remove everything? King regards, Bob”.

Después de tantos años y tantas anécdotas soy incapaz de seleccionar una sola pero tal vez entre todas destacaría aquellas que tienen relación con el reconocimiento a la dificultad y prestigio de nuestra profesión porque, aunque cada vez ocurre menos, sigue habiendo gente que de cuando en cuando te dice aquello de que ser Notario debe ser muy difícil y que habrás estudiado mucho para conseguirlo. Entre estos casos, quizá el más divertido es el de aquel señor que sin saber qué era exactamente aquel ordenado conjunto de tomos que había en el despacho de la notaría en el que estábamos firmando su escritura me dijo: “¿No habrá tenido usted que estudiarse todo eso para ser Notario?”.

10.= Ventajas y desventajas de la profesión

¿Ventajas y desventajas para mí en particular o del Notariado o de los Notarios en general? No tenía claro la manera de abordar esta última pregunta, así que intentaré responderla, aunque sea brevemente, desde los dos puntos de vista.

Desde la perspectiva personal quizá compartiría con los lectores algo que he pensado en los últimos tiempos. Cuando empecé (y ha de tenerse en cuenta que soy hijo y hermano de Notarios) yo pensaba que esto iba a ser mas fácil o, dicho al contrario, que esto no iba a ser tan difícil. Aun firmando poco, como siempre lo he hecho en mis pequeñas notarías y haciéndolo con el máximo rigor, el nivel de exigencia en estos tiempos (y desde hace años) para la función, para el Notario, para sus empleados, es inmenso. Hay que estar al tanto del BOE, de la jurisprudencia y de la doctrina casi a diario. Cada semana, y lo demuestra la reciente serie de posts en mi blog que he titulado “Novedades en la oficina notarial”, surgen una o dos docenas de cosas para tener en cuenta que constituyen giros radicales, ligeras desviaciones o simples mejoras en la forma de hacer las cosas hasta el día inmediatamente anterior. Mis modelos de escrituras evolucionan constantemente de manera que mis escrituras de 2008, año en que llegué a mi actual notaría, no tienen nada que ver con las que hago ahora y hasta diría que están a años luz de las que hago actualmente. Esta labor resulta agotadora y genera una gran carga de responsabilidad. Por supuesto, es perfectamente posible funcionar a un ritmo mucho más bajo y hacer una escritura menos esmerada en la que el resultado no sea el mejor posible a nivel del propio producto en sí (el instrumento público notarial) y a los niveles fiscal, registral y catastral que son en los que se derivan de ella un mayor número de importantísimas consecuencias.

Frente a esta desventaja, que en realidad no es más que una obligación (que todos tenemos en nuestros ámbitos respectivos) de hacer las cosas bien o lo mejor posible rindiendo a tope en cada asunto, aunque se trate de un simple poder para pleitos, yo le veo a mi profesión dos grandes ventajas: la primera es que no tengo un superior inmediato, no tengo un jefe, al que rendir cuentas y la segunda que estoy muy bien remunerado a través del sistema de arancel que antes comentaba.

Si hablamos de ventajas a nivel general no cabe duda de que habría que hablar de los costes. El sistema de seguridad jurídica español que descansa en buena medida sobre los Notarios es barato y no solo comparando con otros Notariados de tipo latino sino especialmente comparando con el coste del sistema anglosajón en el que otros operadores (bancos y especialmente abogados y compañías de seguro) dan lugar a un coste muchísimo más alto para actuaciones equiparables. Esos costes también son inmensamente más bajos si los midiéramos en términos de conflictos judiciales que son escasos (aunque hay que reconocer su incremento en los últimos años debido a ese nivel de exigencia a la función del que hablaba antes) frente al de otros sistemas alternativos, especialmente el de tipo anglosajón.

Más allá de los costes yo destacaría la facilidad de acceso a la función notarial por parte de los usuarios gracias a su extensa y bien repartida organización y distribución a nivel territorial y el alto nivel tecnológico que, entre otras cosas, supone que el Notariado español tenga la segunda base de datos más grande del Estado español tras la de la Agencia Tributaria. La cooperación entre el Notariado y las diferentes administraciones (autonómica, local, provincial, tributaria y catastral) hace que hoy por hoy sea para mi impensable pensar en un sistema alternativo capaz de sustituir con similar eficacia alguna de nuestras funciones, toda vez que como funcionarios públicos y ejercientes de una potestad delegada por el Estado (la fe pública) no podría depositarse en otras manos.

En el lado de las desventajas solo podría situar lo que mas bien serían carencias y aspectos susceptibles de mejora. Actualmente ya podemos los Notarios hacer multitud de trámites telemáticos más allá de los puramente corporativos o internos como son los ejecutables ante la hacienda estatal, las autonómicas y las locales para consultas, pagos y liquidaciones de impuestos o para solicitudes de Números de Identificación Fiscal; de tipo bancario para la formalización de préstamos hipotecarios o personales; ante los Registros de la Propiedad y Mercantiles, el Registro General de Actos de Última Voluntad o el de Seguros o ante otros registros de carácter administrativo; ante el Órgano Centralizado de Prevención del Blanqueo de Capitales; para consultar deudas de comunidades de propietarios;  para tramites como autoridad de registro; para la tramitación de Sociedades Limitadas o para el otorgamiento e inscripción de voluntades anticipadas o testamentos vitales, entre otras muchas gestiones. Lo más reciente es el Portal del Ciudadano para el envío y depósito de copias simples o para expresar tu última voluntad al notario y solicitar cita para su otorgamiento que seguirá siendo (de momento al menos) presencial o para el asesoramiento por videoconferencia. Sin embargo, a la espera quedan multitud de cosas algunas aparentemente sencillas como la obtención de Números de Identificación de Extranjeros o de certificados de residencia fiscal desde las notarías y otras de gran complejidad técnica y necesitadas de estudio y desarrollo legal como las matrices digitales, la identificación biométrica o la interconexión con los agentes diplomáticos y consulares de España en el extranjero que son los encargados de ejercer la fe pública fuera de nuestras fronteras.

 

Miguel Prieto Escudero. Notario de Pinoso (Alicante).

Justito El Notario

 

La semana pasada mi joven amiga, Sofía Miranda Dochao, me escribió para decirme que su TFG había sido todo un éxito. Ha sido para mí una gran alegría. Enhorabuena. Te deseo que si te decides a opositar a notarías. lo hagas también con ÉXITO.

Hasta otra. Un abrazo. Justito El Notario. @justitonotario




 

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