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Encuentro digital en línea: «Notarios y Archiveros» (Asociación de Archiveros de Andalucía)

Advertencia: En la web “Justito El Notario”, su titular y responsable Miguel Prieto Escudero, no asesora ni aconseja ni lo ha hecho nunca desde la apertura del blog el 20/11/2015. Aquí únicamente se informa, se divulga (o al menos se intenta) y se opina (con mayor o menor grado de acierto). El contacto, colaboración o comentario a las entradas, no puede entenderse en ningún caso como un acceso telemático a mi notaría ni conducente a la firma de un documento público en la misma. A esos fines deberán dirigirse a mí por los cauces oportunos, pero nunca por la vía de mi blog que constituye una actividad completamente privada y no está conectado con la web de mi notaría.

«Archiver@s.con: Notarios y Archiveros. Encuentro en línea, libre y gratuito, desde el aula virtual de la Asociación de Archiveros de Andalucía. La Asociación de Archiveros de Andalucía organiza el encuentro digital “archiver@.con el jueves, 11 de noviembre, a las 18:00 h., con el título “Notarios y Archiveros” a través de YouTube, coordinado por Santiago Saborido Piñero, Director del AHP de Cádiz y coordinador provincial de la Asociación. Como en otros encuentros de Archiveros.com, en el que pretendemos poner en común planteamientos de otros profesionales que tienen relación con nuestro quehacer en los archivos, en esta ocasión contamos con un Notario, que en relación a los fondos de la fe pública que custodiamos en muchos de nuestros Archivos, tiene mucho que aportarnos en la actual práctica de las oficinas notariales, que acabará siendo gestionado en los archivos de las propias oficinas notariales como de los fondos históricos en su día. El objetivo central de este encuentro será poner en común como desde la profesión del Notario se han adaptado a las herramientas tecnológicas digitales que en la actualidad se están desarrollando para el servicio a los ciudadanos desde una notaría, así como ofrecer la realidad de un Archivero al servicio de los Notarios, en este caso en el Colegio Notarial de Cataluña, en lo que supone el servicio y la interacción entre los profesionales de la fe pública y la archivística y la gestión documental. Programa: Presentación Ponente: Notario Miguel Prieto Escudero, Notario de la localidad de Pinoso (Alicante), autor del blog https://justitonotario.es y coautor del blog: https://notariabierta.es. También ha escrito dos libros: “Nada antes que opositar” y “Crónica notarial de una pandemia”. Desarrollo de la ponencia de Miguel Prieto Escudero (40 ´ aprox.) en el que versará su intervención sobre el desarrollo de las herramientas del Sistema Integrado de Gestión Notarial (SIGNO) que se ha desarrollado por ANCERT, del Consejo General del Notariado de España, así como el desarrollo, uso y evolución del Portal del Ciudadano, con sus utilidades y funcionalidades para los usuarios de las oficinas notariales. Presentación del Ponente Vicenç Ruiz: https://nuvol.com/firmes/vicenc-ruiz…, que durante muchos años y hasta hace poco trabajó como técnico archivero del Colegio Notarial de Cataluña, y miembro de la Ejecutiva de la Asociación Catalana de Archiveros y Gestores Documentales.vocal de investigación. En la actualidad es archivero en las oficinas de la Unión Europea, en Bruselas. Desarrollo de la ponencia de Vicenç Ruíz (40´ aprox.) en el que nos contará su experiencia y trabajo en la sede central del Colegio Notarial de Cataluña. De esta manera y desde la óptica de un archivero nos hablará de como desde el servicio de un archivo central e histórico y la propia gestión documental de un archivo notarial, se presta una necesaria y fundamental labor al desarrollo de la propia institución en la que se sirve. Mesa Redonda, Preguntas, dudas y debate (15 ¨aprox.)«.

La presentación de este encuentro que se me proporcionó por la Asociación de Archiveros de Andalucía me ha servido para centrar un poco mas aquello de lo que quería hablarles esta tarde desde, fiel a mi estilo, una perspectiva eminentemente práctica que es en la que (como sabrán mis lectores en el blog) mejor me muevo.

¿Cuáles son las herramientas tecnológicas digitales del Notariado español?

Mas que hacerles una aburrida enumeración de lo que a través del Sistema Integrado de Gestión Notarial-SIGNO (o de la intranet notarial «SIC») que depende de ANCERT que, a su vez, depende del Consejo General del Notariado, creo mas interesante para este encuentro ir comentándoles esas herramientas clasificadas, desde mi óptica personal, en varios grupos en base al uso que de las mismas se hace en mi notaría. Es esencial en estos tiempos para el desarrollo de la actividad notarial el uso de muchas herramientas aunque algunas se han revelado fundamentales (a veces por exigencia legal) y otras me parecen mas bien prescindibles. Creo que las podría catalogar en tres categorías que serían aplicativos de uso BAJO y PRESCINDIBLES, aplicativos de uso bajo pero NO PRESCINDIBLES y aplicativos de uso MEDIO-ALTO e INDISPENSABLES. También creo que podría hacerles un comentario crítico, siempre en positivo, de la mayoría de ellos pues de lo que se trata siempre es de mejorar en eficiencia y servicio al ciudadano.

Herramientas de uso bajo o nulo y ¿prescindibles?

  1. Diligencias de Pago y Presentación: Se trata de una casilla que puedes marcar en el cotejo (revisión) del Índice Único Notarial (IUI), para el caso de que los otorgantes te autoricen, a que la comunidad autónoma correspondiente te envíe el justificante de presentación de los impuestos devengados por las escrituras. La gestoría o el cliente liquida (por sus propios medios) y la comunidad autónoma te envía ese justificante a través de SIGNO. A mi juicio, esa diligencia llegará tarde y solo supondrá incorporar mas papel a una escritura cuya copia seguramente estará entregada y circulando desde un tiempo antes.
  2. El servicio de valoraciones: Para mi este servicio ha sido un fracaso en cuanto a la información que suministra (valoraciones medias en zonas determinadas en base a datos notariales) y en cuanto a la utilidad de la misma. Aunque muy de vez en cuanto alguien puede que me pregunte por lo que puede valer su propiedad, considero que la frecuencia y el riesgo de esa información no justifica el servicio que ademas me ha parecido que proporciona una información escasa y pobre cuando lo he usado para dos o tres cuestiones puramente personales.
  3. Autoridad de registro: Una verdadera digitalización que ha fracasado por su carestía, a mi modo de ver. Solo en una ocasión me han solicitado hacer uso de este servicio y el interesado terminó descartándolo por razón de costes.
  4. Préstamos hipotecarios y pólizas e-notario: Los llamados préstamos e-notario solo se utilizan por algunas entidades. De las que  actualmente trabajan conmigo solo dos lo hacen. Una entidad usa el aplicativo para los préstamos personales y otra en los hipotecarios pero, en este segundo caso, solo con el fin de avisar del alta de la operación, para comunicar la firma y proceder al envío de una copia simple electrónica, todo lo cual también se hace por otras vías por lo que o se dejan de usar esos otros medios de comunicación o esta comunicación (esta herramienta a fin de cuentas) es superflua o completamente secundaria. Para mí se trata de un sistema que ha fracasado, y es PRESCINDIBLE PORQUE NO CUMPLIDO las EXPECTATIVAS. Solo lo usado tres veces para préstamos hipotecarios en el anterior trimestre fiscal.
  5. Y la Tramitación de Sociedades Limitadas: Una aplicación que puede tener los días contados ante la digitalización del derecho societario. Es voluntario estar en el sistema y la infrecuencia de su uso hacía accidentado para mi cada caso que se presentaba muchos meses o varios años después de haberlo utilizado por última vez. 

Herramientas de uso bajo o nulo pero no prescindibles

  1. Voluntades Anticipadas: Para mi las voluntades anticipadas, el testamento vital, es un documento fracasado en el ámbito notarial. Suelo recomendar a mis clientes que usen la sanidad pública para efectuar el testamento vital. Se evitan gastos y errores por falta de sincronización entre las notarías y los registros administrativos. Además, la realidad es que la gente ni me lo pide, ni se informa. En la Comunidad Valenciana se ha mejorado el sistema últimamente, pero aun así, el público no parece tener el testamento vital entre sus preocupaciones fundamentales. Ni siquiera en esta época de pandemia o con la Ley de la Eutanasia me han preguntado ni una sola vez por esta especial modalidad de testamento.
  2. Pago de Deudas del Impuesto sobre Bienes Inmuebles (IBI): Muy útil (a priori) en aquellos casos en que aparece un IBI pendiente de manera inesperada, aunque no sé en qué plazo queda efectuado y acreditado el pago de los importes pendientes, por lo que tal vez no sea resolutivo para evitar la pérdida de una operación o su retraso excesivo en perjuicio de los intereses de los otorgantes.
  3. Liquidación de Plusvalías (IIVTNU), no sé si para todos los municipios, y de los Impuestos de Sucesiones y Donaciones (solo operativa en algunas comunidades autónomas).
  4. Solicitud de Denominación Social: Los asesores, gestores, contables, etc … nos han ganado esta partida, al menos en mi zona, a pesar de que tenemos un servicio muy bueno que tal vez aun se desconoce mucho. También es cierto que otros colectivos profesionales tienen que justificar sus honorarios con algunas actuaciones que se podrían encomendar mas fácilmente a los Notarios. Solo he solicitado uno en el último trimestre fiscal y era para un familiar que constituía una sociedad limitada.
  5. Proceso de Jura o Promesa y Acta de Notoriedad para Sefardíes: Los Notarios, cómo los registradores, participamos con una especial encomienda en los procedimientos de concesión de la nacionalidad de hace unos años. Creo que cada Notario hizo las que su colegio correspondiente le encomendó. Mas tarde llegaron las concesiones a sefardíes de las que no he hecho ninguna. Ahora vuelven, parece que con bastante fuerza, las juras de nacionalidad que regula el artículo 68 de la LRC pero, de momento, no se ha extendido el aplicativo a este caso no excepcional como el de hace unos años. Estaría bien que así fuera.
  6. Deudas con la Comunidad de Propietarios: En mi pueblo muchas comunidades de propietarios no tienen gastos o no tienen una administración externa. Si la hay, es fácil conseguir a través de ella el certificado, con lo que no usamos este aplicativo que al principio me pareció excesivamente caro y que al cobrarse como suplido dentro de nuestra propia factura da una apariencia de los costes notariales que nos resulta perjudicial.
  7. Y, por último, los servicios corporativos: A través de SIGNO y el SIC (la intranet notarial) podemos gestionar nuestro perfil y el de nuestros empleados, los horarios de trabajo (y su registro de horas), el seguro de salud y algunas cosas mas. Tal vez todo lo que no está en SIGNO debería unificarse en una sola plataforma que englobara todo lo que constituye la digitalización notarial.

Herramientas de uso medio o alto

En este grupo, hay algunas herramientas (las que tienen un coste que es repercutible como suplido a nuestros clientes) de las que les puedo decir hasta cuántas veces las he usado en el último trimestre fiscal. Son estas:

  1. Envíos de Copias Electrónicas: 64 he enviado al catastro y 42 a ayuntamientos. Total 106.
  2. Inscripción en Registros de la Propiedad (RP) y Mercantiles (RM): En 100 ocasiones, computando el RP (83) y el RM (17), he presentado copias autorizadas a los citados registros.
  3. Obtención de CCDYG: 94 pedí en el último trimestre, aunque hace poco he decidido dejar de usar esta opción. Desde el principio pensé que obtener las certificaciones a través del Servicio de Tramitación Inmobiliaria (STI), del que luego hablaré, podía ser de mucha utilidad pero en realidad solicitarlas por SIGNO constituye un coste adicional (escaso, pero adicional) que no beneficia en nada al cliente, ni a la notaría. Se pueden conseguir gratuitamente en la Sede Electrónica de Catastro (SEC).
  4. Consulta de Deudas del IBI: 42 veces. Muchas veces descubrimos en la notaría que existen recibos pendientes, ayudando con ello a evitar conflictos y a solucionar las situaciones que generan esas deudas cuando se está a punto de transmitir una propiedad. A veces, la información que se proporciona (por retardo o anticipo) no es correcta porque el recibo en cuestión está aun en periodo voluntario, no está al cobro o ya ha sido pagado.
  5. Informes de Actividad (IA): Tenemos cuatro variantes. En el último trimestre fiscal he pedido 17 de difuntos (que permiten analizar operaciones realizadas en vida en cualquier notaría de España desde 2004 que pueden tener trascendencia en el proceso hereditario) y 15 de personas vivas (que permiten localizar documentos como poderes, capitulaciones y otros de interés para casos de divorcios, separaciones, crisis matrimoniales o para planear donaciones, etc…). Son 32 en total y … creciendo. También tenemos el de los prestamistas particulares y, desde hace poco, el de inmuebles que permite conocer los actos jurídicos que afectan a un inmueble determinado.
  6. Solicitud de copias a otros Notarios: 8 veces.
  7. Solicitud de Certificados de Seguros de Vida: 6 veces. Es obligatorio en las herencias, si bien las compañías de seguros nos están ganando la partida de su obtención.
  8. Notificación de apoderamientos: 4 veces. Los poderes para pleitos que incluyan nombramiento de procuradores se notifican a la Administración de Justicia, evitando las copias en papel siempre que no haya abogados. La notificación es obligatoria y el sistema se va consolidando poco a poco.
  9. Comunicación de Oficios a otros Notarios o a la superioridad: 2 veces. Por este aplicativo solicitamos ausencias y licencias (para las vacaciones o las enfermedades) o comunicamos actos o hechos firmados con nosotros que afectan al protocolo de otros compañeros (subsanaciones, rectificaciones, traslados a papel de copias electrónicas, etc …)
  10. Y certificados de Últimas Voluntades: 1 vez. De nuevo las compañías de seguros nos han ganado la partida, al ofrecer el servicio dentro de sus contratos.

Vamos ahora con otros aplicativos de uso frecuente que no tienen coste. Se trata de herramientas muy útiles, obligatorias y fundamentales en la práctica de la notaría. Estamos hablando de:

  1. Liquidación del ITP/AJD.
  2. Solicitudes de NIF (provisional y definitivo) en la constitución de sociedades. Espero que algún día podamos cursar las de los NIE y los certificados de residencia fiscal. También sería deseable (por pedir que no quede) que existiera una interconexión con consulados y embajadas.
  3. Tramitación de actas de transparencia previas a las hipotecas. Un rotundo éxito a nivel de procedimiento y de utilización, aunque al principio parecía todo muy complicado.
  4. Actas de Abintestato, para comunicar su iniciación y previamente consultar la inexistencia de otra ya tramitada en relación con el mismo difunto.
  5. Partes Testamentarios, para controlar los otorgados por una misma persona o lo largo de su vida.
  6. OCP Comunicaciones/Requerimientos de autoridades, para controlar el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo.
  7. Servicios BOE, para publicaciones en el Boletín Oficial del Estado en procedimientos como los abintestato o los expedientes hipotecarios o catastrales.
  8. Ficha Notarial/Expedientes e IUI, para recopilar y tratar toda la información que enviamos a Ayuntamientos, Haciendas, Colegios Notariales y Catastro.
  9. Servicio de Tramitación Inmobiliaria (STI), sobre el que he escrito muchísimo en mi blog y que a pesar de su nombre, muy mal elegido a mi juicio, sirve para efectuar cambios de titularidad en el catastro consiguiendo que el mismo día de una firma (el plazo máximo de comunicación es de cinco días) un nuevo propietario tenga catastrada su propiedad correctamente a su nombre y pueda obtener una nueva CCDYG. Sospecho que el grado de utilización no es el que sería deseable.
  10. Consulta de Titularidad Real (TR), otra aplicación con los días contados, al menos en su actual configuración, porque pronto se pondrá en marcha un Registro de TR.
  11. Y, para terminar, la digitalización del DNI de todos los otorgantes. Se ha dictado una sentencia que, de momento, nos obligaría al cierre de esta aplicación aunque, de momento, sigue funcionando. Según se recoge en la STSJM 1458/2020, 1 de octubre, procede la destrucción certificada de todos los datos y documentos de los que pudiera disponer el CGN o ANCERT. Veremos como termina esta historia.

Lo último en llegar ha sido el llamado Portal del Ciudadano que hasta la fecha reconozco que no he utilizado.

El Portal Notarial del Ciudadano (PNC)

Ya sabrán que ha llegado a nuestras vidas el PNC y que se ha publicitado mucho últimamente. En diversos medios se ha aprovechado para hablar de los Notarios 2.0 y a mí se me ha antojado corta esta actualización de nuestra versión profesional puesto que yo aprobé las oposiciones en 2002, empecé a trabajar en febrero de 2003 y recibimos las tarjetas de firma electrónica poco después, viendo circular los últimos diskettes de ordenador y los últimos índices en papel. Ya son casi 20 años y no hemos parado de crecer. Los Notarios llevamos 20 años digitalizados y, a mi modo de ver, nos merecemos el Notarios 3.0, como mínimo.

Con la digitalización del derecho societario a la vuelta de la esquina, el CGN comenzó el 4 de Octubre pasado una fuerte campaña de promoción del PNC aunque hace ya unos meses el Presidente del CGN nos escribió a todos los Notarios para decirnos que «iniciábamos esta andadura con servicios mínimos, pero con ilusión y confianza puestas en el crecimiento del portal”. Esos «servicios mínimos» se traducen hasta el momento en cuatro utilidades. «El incremento de la funcionalidad de estas utilidades o el que se añadan otras en el futuro depende de la demanda de la sociedad, de los ciudadanos, de las empresas y, obviamente, del legislador porque algunos cambios requerirían un cambio normativo», nos dijo también.

Trámites posibles hasta el momento:

  1. Envío de copias simples de MORATORIAS. El ciudadano en situación de vulnerabilidad conforme al Real Decreto 8/2020 puede solicitar que se le envíe una copia simple de sus escrituras de compraventa y de préstamo hipotecario a la entidad financiera. La copia y el depósito son gratuitos conforme al RD.
  2. Depósito copias simples. Cualquier otorgante puede solicitar copia simple electrónica, es decir, puede solicitar que se deposite copia simple electrónica de los documentos otorgados en un espacio seguro dentro de la sede electrónica notarial para tenerla accesible en cualquier momento conectándose con la aplicación del PNC. Las copias que se depositan se cobran, pero el depósito electrónico en sí, es gratuito.
  3. Copias autorizadas. El PNC permite solicitar copias autorizadas. El pago es virtual y la remisión es postal.
  4. Testamento online. Mediante esta aplicación, previo registro y descarga de la misma, expresas tu última voluntad al Notario y solicitas cita para el otorgamiento de tu testamento, que habrá de ser presencial. El aplicativo permite aportar documentación relevante para la preparación del testamento.
  5. Asesoramiento general por videoconferencia. Para utilizarlo hay que registrarse (ordenador, tableta o móvil sirven para crearte usuario y contraseña) en cualquier notaría y descargarse la aplicación para que mediante un procedimiento seguro y trazable a través de la sede electrónica notarial, el ciudadano pueda obtener el asesoramiento que necesita.
  6. Y constitución telemática de sociedades. Aun está pendiente la transposición de la Directiva 2019/1151 pero el PNC ya permite la tramitación y constitución, íntegramente en línea, de sociedades de capital para el momento en que el proceso normativo esté completado.

Todo está por ver, casi todo está por hacer, pero, a mi juicio, se hace necesario (mas bien diría que urge) perfilar la doctrina acerca de los límites del deber de asesoramiento notarial y de su responsabilidad. No sé si es lo mas conveniente dar unos límites desmesurados al asesoramiento. Todo lo demás, me parece sumamente útil y provechoso para los ciudadanos.

¿Qué parte de este trabajo digital quedará integrado en los fondos de la fe pública y después en los históricos gestionados por los Notarios y técnicos archiveros cuando se cumplan los preceptivos cien años?

En su trabajo, creo que aún no han tenido ocasión de llegar a la época de la mecanización de la escritura por lo que hasta ahora solo ven escrituras escritas a mano. No sé cuando empezarán a llegarles (¿tal vez en una década?). Con la mecanización se produjo una extensión de la escritura que se ha intensificado aun mas con la informática y con la unión de distintos tipos de documentos a la escritura por exigencia legal o por criterio del Notario, puesto que el Notario siempre tiene la posibilidad de decidir los documentos que une o no une a la escritura según establece el Artículo 98.3 Ley 24/2001, de 27 de diciembre, de Medidas Fiscales, Administrativas y del Orden Social que señala que «deberán ser unidos a la matriz, original o por testimonio, los documentos complementarios de la misma cuando así lo exija la ley y podrán serlo aquéllos que el Notario autorizante juzgue conveniente. En los casos de unión, incorporación o testimonio parcial, el Notario dará fe de que en lo omitido no hay nada que restrinja ni, en forma alguna, modifique o condicione la parte transcrita».

Es posible que en adelante se produzca un acortamiento de las escrituras con la llegada del hush que está siendo utilizado en las llamadas actas de transparencia previas a las hipotecas. Dice el compañero Pedro Garrido, anterior Director General de los Registros y del Notariado que:

«Conforme a la Instrucción de la DGRN de 20 de Diciembre de 2019 una vez firmada electrónicamente la comunicación del acta se obtiene el hash de cada uno de los documentos expresados por medio de la sede electrónica notarial donde quedarán depositados, el cual se traslada a un folio de papel común, que se une a la matriz sin necesidad de ulterior diligencia. El hash es una alternativa a la incorporación a la matriz de la voluminosa documentación remitida por el Banco para esas actas. Se trata de un depósito en el archivo del Notario mediante un fichero electrónico identificado por su hash, de modo que se asegure la conservación del archivo electrónico y la posibilidad de comprobación y prueba fehaciente del contenido de dicho fichero, para la expedición de ulteriores copias del acta incorporando el documento depositado o su traslado a papel. Dicho sistema de depósito deberá garantizar la integridad, autenticidad y conservación de la documentación, así como su mantenimiento en el tiempo. Ciertamente, el depósito en su configuración reglamentaria tradicional puede plantear algunos problemas prácticos, especialmente por la necesidad de su conservación durante toda la vida del préstamo, en particular en los supuestos de sucesión del protocolo, la garantía de la eficacia probatoria del mismo, etc., que el Notario sin duda puede, y debe, solucionar adecuadamente, en tanto no se haya articulado un sistema definitivo de creación y conservación de matrices y documentos protocolares electrónicos. La viabilidad de esta forma de archivo se deriva, por otra parte, del art.114.1 de la Ley 24/2001 y por el art. 216 del Reglamento Notarial»

No tengo claro si el hush es la primera o una de las primeras muestras de un documento parcialmente electrónico, pero lo cierto es que puede tener otros usos como en un acta de requerimiento con autenticación de fotografías tomadas mediante STREAMING. En este tipo de acta que el compañero Carlos Higuera Serrano nos explicó en notaríAbierta se efectuó un depósito al que se le aplicó la función hush:

«Durante las primeras semanas de la pandemia adapté un  requerimiento que me habían formulado para llevarlo a cabo mediante una videoconferencia con reproducción del entorno físico de la finca donde se encontraba el requirente, procediendo a una grabación en tiempo real  durante la que obtienen diferentes capturas, cuyo traslado a papel queda incorporado al acta. Son necesarias las coordenadas de la finca y durante la videoconferencia se solicita al requirente que envíe al Notario, al número de teléfono que le facilita en ese momento su ubicación que se contrasta con la de la finca en la Sede Electrónica del Catastro (dejando en depósito hasheado – es decir en depósito al que se le aplica la función hash el archivo electrónico de la grabación)”.

Y el documento electrónico como tal, ¿para cuándo?

El también compañero Enric Brancós tiene publicado un IMPRESCINDIBLE artículo que me ha enseñado en la preparación de esta charla de hoy mas de lo que sabía hasta la fecha sobre el asunto y del que he tomado unas notas:

  1. «En España el 1 de enero de 2002, entró en vigor una importante reforma de la Ley del Notariado (artículo 17 bis) para implantar el instrumento público electrónico bajo un principio básico: lo que realmente agiliza el tráfico no es si la matriz está en soporte papel o en soporte electrónico sino la facilidad de desplazamiento de las copias. Por ello la reforma, tras dar carta de naturaleza al instrumento público electrónico, dejó pendiente de desarrollo el soporte electrónico de la matriz y pasó a regular con todo detalle la copia electrónica».
  2. «Hay países que admiten la escritura matriz en soporte electrónico, países que no admiten el soporte electrónico y sistemas mixtos (que admiten distintas configuraciones) en los que  la escritura se imprime, se lee, se aprueba y se firma en soporte papel y luego se crea una copia digital bajo la firma cualificada del notario, que es la que se usa para remitir a los registros y para el tráfico en general. No obstante, ningún sistema es exclusivamente electrónico sino que, en los sistemas en que se admite la matriz electrónica, coexisten las escrituras en soporte electrónico con las escrituras en soporte papel a elección de los otorgantes, de tal forma que el Notario acaba llevando dos archivos y se generan dos sistemas de conservación distintos«. 

Entonces, ¿qué tenemos en España? En España, por el momento, solo tenemos la semilla del documento electrónico notarial, las copias electrónicas autorizadas de uso restringido a registros y las copias simples electrónicas para cualquier interesado. Todo lo demás: matriz/protocolo electrónico, copia autorizada electrónica para todo interesados, CSV para consulta de las copias (como en las apostillas electrónicas del Convenio de La Haya) y las copias parametrizadas o estructuradas para su uso en los registros públicos están aun por llegar.

Esto es lo que dice el Artículo 17 bis de la Ley del Notariado:

3. Las copias autorizadas de las matrices podrán expedirse y remitirse electrónicamente, con firma electrónica avanzada, por el notario autorizante de la matriz o por quien le sustituya legalmente. Dichas copias sólo podrán expedirse para su remisión a otro notario o a un registrador o a cualquier órgano de las Administraciones públicas o jurisdiccional, siempre en el ámbito de su respectiva competencia y por razón de su oficio. Las copias simples electrónicas podrán remitirse a cualquier interesado cuando su identidad e interés legítimo le consten fehacientemente al notario.

7. Las copias electrónicas sólo serán válidas para la concreta finalidad para la que fueron solicitadas, lo que deberá hacerse constar expresamente en cada copia indicando dicha finalidad.

Dejando de lado el hush, el streaming y el documento electrónico …

Dejando todo esto a un lado y volviendo a la extensión de los documentos (les reconoceré que con el actual arancel sin la partida que contempla la extensión de los documentos nuestras facturas serían irrisorias y la actividad se haría insostenible), creo que los archiveros del futuro van a encontrarse con una amplia de variedad de documentos unidos que hasta ahora, y por unas décadas mas, nunca habían formado parte de las escrituras. Todos esos documentos son los que se derivan de muchos de las herramientas digitales que les he ido explicando esta tarde.

Conclusión y despedida

Seguro que ustedes podrían determinar la extensión media de un documento notarial a lo largo de los siglos, pero yo puedo dársela en la actualidad. Mis 813 números de protocolo de 2020 ocupan 20 tomos y albergan 15.429 folios a razón de casi 19 folios por instrumento. De ellos, una parte muy importante son los documentos unidos. Estimo que tal vez la labor de los archiveros pueda ser algo mas aburrida en el futuro.

Muchas gracias por su atención. Les dejo el enlace al video completo del encuentro.

Archivos y notarios. – YouTube

https://www.youtube.com/watch?v=IlLeGJK4fvk

Gracias a la Asociación de Archiveros de Andalucía y a mis contertulios Santiago Saborido, por la asociación, y Vicenç Ruíz cuya intervención fue magnífica. Le brindo mi blog para ponerla por escrito si le apetece. Esta claro que los tres compartimos la pasión por los protocolos y por nuestros archivos.

Hasta otra. Un abrazo. Justito El Notario. @justitonotario




 

2 comentarios

  1. Excelente y sincera contribución.

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