“En la era digital en que vivimos ¿es que en las notarías no se hacen envíos por e-mail de copias autorizadas? Necesito una del testamento de mi fallecida madre y me dicen que la única forma de envío es a través de una mensajería”.

Esta es la consulta que me hace una conocida y la solución que le han dado en una notaría de Mallorca, en la que su madre otorgó su último testamento.

Antes de continuar que me perdonen mis notartics….que uno está aprendiendo y explica las cosas lo mejor que de momento sabe…..

¿Podemos o no podemos?

La respuesta es que sí que podemos hacer envíos de copias autorizadas electrónicas…..pero no a cualquiera, ni de cualquier manera.

¿A quién y cómo podemos enviar copia?

Si hablamos de copias autorizadas electrónicas (como la que pretende mi conocida), solo podemos enviarlas a otros Notarios y a los Registros de la Propiedad o Mercantiles, con fundamento en la Ley 24/2001, si bien por virtud de la Ley del Notariado, reformada por la Ley de la Jurisdicción Voluntaria, podremos remitirlas a Juzgados, Registros Civiles y Fiscalía cuando la norma esté debidamente desarrollada. Ese desarrollo está disponible para la comunicación de los poderes para pleitos al Punto Neutro Judicial, en el que cualquiera con interés legítimo en el procedimiento en cuestión tiene acceso a la copia autorizada electrónica de dichos poderes.

¿Y cómo? Pues telemáticamente a través de la Plataforma Signo o a través del correo corporativo en ambos casos con la Firma Electrónica del Notario (FEREN) correspondiente y con las especificaciones técnicas adecuadas.

En consecuencia, no es posible actualmente el envío por e-mail que mi conocida pretende.

¿Y ésto es lógico? ¿Es acorde con la era digital?

Pues evidentemente para un Notario, si. Para las profesiones jurídicas en general, también, pero fuera del ámbito jurídico ganaría un aplastante NO en la respuesta a estas preguntas, ¿verdad?

Y habría que decir que ese NO se equivoca y sí lo analizan sus partidarios se darán cuenta del porqué (bueno todos no se darán cuenta, pero muchos si):

.- Las copias de las escrituras públicas se expiden en papel timbrado que es de uso exclusivo de los Notarios y que se fabrica y distribuye a través de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, la misma que fabrica nuestros billetes y monedas, lo que constituye un mecanismo de seguridad (y no es el único puesto que también existe el Sello de Seguridad) y además un impuesto: la llamada cuota fija del IMPUESTO SOBRE ACTOS JURÍDICOS DOCUMENTADOS a razón de 0,15 euros por folio que compramos los Notarios, recaudando su importe de nuestros clientes, de nuestros usuarios, que nos lo pagan y que nosotros incluimos en ese famoso apartado de nuestras facturas que hace mención al TIMBRE o a la Norma 8ª del Arancel Notarial. No obstante el “bocado fiscal” que dejaría de percibirse por unas cuantas copias electrónicas no sería tan importante, en realidad sería una menudencia, si lo comparamos con el coste en la merma de la seguridad jurídica que generaría el envío sin los medios técnicos precisos: esto es lo realmente importante.

La réplica parece fácil, ¿verdad?

“Pues que no se hagan en papel timbrado de uso exclusivo; que el Notario me la envíe a mi por e-mail y yo me la imprimo en folios normales y corrientes para funcionar con ella en todas partes utilizando un código especial que garantice su autenticidad y que tenga un coste que sustituya al del papel timbrado”.

De acuerdo, pero como usted dice “siempre que el Estado no deje de recaudar su impuesto” y teniendo en cuenta sobre todo que para eso que dice, el receptor (y el Notario) tendría que tener instalada la tecnología necesaria para asegurar la correcta recepción y antes que la recepción, la correcta petición o solicitud a la notaría que corresponda, porque no se dan copias más que al que tiene interés legítimo y, por muy arcaico que resulte, la apreciación de su interés y la expedición rigurosa de copias de escrituras, no puede sustituirse ni por un e-mail, ni por una llamada telefónica. Así que aunque pudiéramos efectuar el envío, tendríamos el inconveniente de que la solicitud debe también realizarse con las garantías necesarias para evitar suplantaciones o fraudes (y entre ellas la legitimación de la firma del solicitante). Esas garantías también deberían procurarse al documento que circule en el tráfico jurídico, es decir, a lo que salga algún día de las impresoras de nuestras casas.

Esa tecnología sería algo así como el CSV que ya se utiliza en el citado caso de los poderes para pleitos.

.- Además la firma electrónica que aseguraría la autenticidad del citado envío entre Notarios, no supone que llegada la copia al Notario de destino, éste no la traslade a papel (a papel timbrado), y no LA FIRME. Siempre habrá una firma de puño y letra del Notario con su signo y rúbrica en la copia que funcione y se utilice en el tráfico jurídico que será el traslado a papel (timbrado) de la copia electrónica que el otro Notario le ha enviado.

¿Pero, no podemos evitar la antigualla del boli o la pluma?

Pues sí oiga, podríamos, pero recurriendo a códigos de validación, que funcionarían entre Notarios, no entre el Notario y cualquier particular. Es decir, recurriendo a las especificaciones técnicas necesarias para que todo esto funcione debidamente. El Reglamento Eidas 90/2014 equipara la firma electrónica a la firma manuscrita. La de los Notarios y la de los usuarios notariales, de modo que, con el desarrollo adecuado debería bastar la firma electrónica entre los Notarios y que, en el caso de mi conocida, ésta firmara electrónicamente la solicitud de copia haciendo innecesaria la legitimación de su firma, pero sin olvidar que los documentos que acrediten su interés legítimo deberían circular en original o en testimonio lo que requiere su presentación física o la remisión por medio seguro directamente desde la Administración competente al Notario. Hay pues mucho camino por andar y no solo tenemos que andarlo los Notarios.

Nuevo servicio de copias

Los Notarios vamos avanzando. La Agencia Notarial de Certificación (ANCERT) nos explica de este modo a los Notarios un nuevo servicio que recientemente ha puesto en funcionamiento:

“Desde hace pocas semanas se ha puesto a disposición de todas las notarías un nuevo trámite o aplicativo vía SIGNO (Sistema Integral de Gestión Notarial) que permite ofrecer a los usuarios notariales un servicio de remisión de copias electrónicas autorizadas para que puedan ser consultadas, cuando se precise, desde cualquier notaría de España de forma ágil y segura.

De ese modo, cuando la intervención en documento público requiera la presentación de una copia autorizada por parte de los comparecientes, ésta (si se encuentra depositada en una notaría) podrá ser consultada a través de SIGNO fácilmente en cualquier otra, con todas las garantías jurídicas y sin tiempos de espera”.

Concluyendo

Todo esto que mi conocida quiere hacer, lo puede hacer, pero la comunicación no se ha de hacer entre ella y la notaría de Mallorca, a través de un simple e-mail, se ha de hacer entre su notaría en la península y la notaría de Mallorca a través de SIGNO o por el correo corporativo.

Mi conocida no tendrá más remedio que ir a otra notaría y que desde allí a su solicitud, que hará por escrito con firma legitimada acreditando que su madre está fallecida y que ese que pide es su último testamento (mediante certificado del Registro General de Actos de Última Voluntad), se la pidan a esa notaría de Mallorca.

Es una cosa que se hace a diario. Evidentemente el coste es superior que si uno está en Mallorca y pide su copia en la notaría correspondiente, porque el Notario a quien se lo pides tiene que preparar un testimonio en relación y legitimar tu firma, efectuar la petición que tiene un coste (mínimo pero que lo tiene en concreto 1,21 euros iva incluido) y trasladar a papel la copia cuando la reciba. Creo que, aunque compense por otras cosas ir a Mallorca, sería más antiguo ir en avión a pedirla y (por supuesto) muchísimo más caro.

Hoy mismo he facturado un caso de petición ante mi y expedición de copia por un compañero de otro sitio. Todo ha costado 73,75 euros (suplidos e iva incluidos).

Así que:

1.= Hay que procurarse los medios técnicos y que esos medios sean acordes con la seguridad del sistema. ¿Sobran iluminados y faltan desarrollos adecuados?

2.= E insisto aunque me repita: el sistema no es demasiado complicado, ni siquiera es complicado como podría parecer porque simplemente requiere que mi conocida vaya a un notaría con su dni, con la defunción de su madre y con las últimas voluntades. Allí firmará un escrito y se irá. En un plazo variable, según agilidad de la notaría de destino, tendrá el testamento que precisa. No hay más. Los medios técnicos tal vez permitan en algún momento que la solicitud se haga directamente a la notaría de destino por el interesado con las garantías necesarias para nuestro sistema de seguridad jurídica preventiva. Que el legislador se adelante al estado tecnológico generando falsas expectativas y una visión errónea del sistema tampoco es la solución. Ya tenemos la experiencia del acceso a los Libros del Registro …aunque esto ya es otra historia.

Y si hablamos de copias simples, ¿qué?

Pues que el Artículo  224 del Reglamento Notarial es (meridianamente) claro al respecto:

“En lo relativo a las copias simples electrónicas, éstas podrán remitirse a cualquier interesado cuando su identidad e interés legítimo le consten fehacientemente al notario, utilizando para su envío un procedimiento tecnológico adecuado que garantice su confidencialidad hasta el destinatario”.

Con la primera parte de este párrafo no hay problema, pero ¿hay un procedimiento tecnológico adecuado que garantice su confidencialidad hasta el destinatario? Probablemente desde el remitente sí que lo hay, pero hasta el destinatario probablemente no. El balón está en el tejado de Ancert y del CGN. Hay iniciativas privadas que se nos pueden estar adelantando. Tenemos que pisar el acelerador en este asunto. Es una demanda urgentísima para la sociedad y, por tanto, para el Notariado.

Hasta otra. Un abrazo. Justito El Notario. @justitonotario