Advertencia: En la web “Justito El Notario”, su titular y responsable Miguel Prieto Escudero, no asesora ni aconseja ni lo ha hecho nunca desde la apertura del blog el 20/11/2015. Aquí únicamente se informa, se divulga (o al menos se intenta) y se opina (con mayor o menor grado de acierto). El contacto, colaboración o comentario a las entradas, no puede entenderse en ningún caso como un acceso telemático a mi notaría ni conducente a la firma de un documento público en la misma. A esos fines deberán dirigirse a mí por los cauces oportunos, pero nunca por la vía de mi blog que constituye una actividad completamente privada y no está conectado con la web de mi notaría.

 

“¿Los poderes de representación procesal o poderes para pleitos se otorgan ya siempre de forma electrónica en las notarías? ¿o aún hay casos en que se otorgan en papel? Entiendo que cuando es un poder otorgado al procurador siempre se hace de forma electrónica para que pueda adjuntarlo a otros documentos electrónicos, ¿o puede otorgarse en papel y el procurador escanearlo y adjuntarlo? ¿o no es posible hacerlo pues carecería de la firma electrónica del Notario?”

 

Esta cuestión planteada en un grupo de Facebook del que formo parte, por una compañera abogada me parece una excusa perfecta para hablar un poco de los “nuevos poderes para pleitos” y así unificar la terminología que empleamos con el fin de aclararnos todos un poco mejor.

Los poderes para pleitos pueden ser a favor de abogados, de procuradores, o de abogados y de procuradores (también es usual otorgarlos a favor de graduados sociales).

El sistema de comunicación de poderes para pleitos a la Administración de Justicia, es fruto de la Ley 18/2011, de 5 de julio, reguladora del uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la Administración de Justicia y de la Ley 42/2015, de reforma de la Ley de Enjuiciamiento Civil, y se desarrolla por un Convenio entre procuradores y Notarios para el envío telemático de poderes para pleitos que “se enmarca dentro del proceso de modernización electrónica de la Administración de Justicia …. Procuradores, jueces y secretarios judiciales podrán –desde la plataforma electrónica notarial- consultar el contenido y la vigencia de este tipo de poder”.

 

Artículo 40 Ley 18/2011: Acreditación de la representación procesal

Se aportará copia electrónica del poder notarial de representación conferido al procurador. En caso de impugnación, el secretario judicial procederá a comprobar el apoderamiento a través de la Agencia Notarial de Certificación.

La representación otorgada por comparecencia apud-acta ante secretario judicial se acreditará adjuntando copia electrónica de la misma o mediante indicación del número, fecha y secretario judicial ante quien se otorgó.

El apoderamiento podrá igualmente acreditarse mediante la certificación de su inscripción en el archivo electrónico de apoderamientos apud acta de las oficinas judiciales.

 

ATENCIÓN, atención (Marzo de 2024)

Vuelve a discutirse en un foro notarial (en Vanguardia Notarial para ser mas exactos) sobre la obligatoriedad de uso del sistema y sobre la posibilidad de renuncia del poderdante en aquellos casos en los que el poder no tenga un objeto procesal. Entonces me entero de que la Ley 18/2011 está derogada: La disposición derogatoria única del Real Decreto-ley 6/2023, de 19 de diciembre, por el que se aprueban medidas urgentes para la ejecución del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia en materia de servicio público de justicia, función pública, régimen local y mecenazgo establece la derogación expresa de la Ley 18/2011, de 5 de julio, así como de cualesquiera otras normas de igual o inferior rango en lo que contradigan o se opongan a lo dispuesto en el en dicho Real Decreto-ley.

No he encontrado otra norma que diga ahora algo similar a lo que decía la Ley derogada, aunque la LEC si sigue diciendo lo que decía:

Artículo 24. Apoderamiento del procurador.

1. El poder en que la parte otorgue su representación al procurador habrá de estar autorizado por notario o ser conferido apud acta por comparecencia personal ante el secretario judicial de cualquier oficina judicial o por comparecencia electrónica en la correspondiente sede judicial.
2. La copia electrónica del poder notarial de representación, informática o digitalizada, se acompañará al primer escrito que el procurador presente.
3. El otorgamiento apud acta por comparecencia personal o electrónica deberá ser efectuado al mismo tiempo que la presentación del primer escrito o, en su caso, antes de la primera actuación, sin necesidad de que a dicho otorgamiento concurra el procurador. Este apoderamiento podrá igualmente acreditarse mediante la certificación de su inscripción en el archivo electrónico de apoderamientos apud acta de las oficinas judiciales.

 

Continúo …. con lo escrito hace unos años, dejando abonado el camino para la duda a pesar de mi rotundidad inicial …. (Marzo de 2024).

 

 

Actualmente su uso es obligatorio para los Notarios y supone que, previa obtención de la autorización del otorgante para efectuar la comunicación y vía SIGNO (Sistema Integrado de Gestión Notarial), el Notario comunica el otorgamiento del poder enviando copia simple electrónica a la Administración de Justicia y generando con el envío un CSV. El Notario lo hace en todos los poderes para pleitos que contengan nombramiento de procuradores (o de procuradores y abogados, en cuyo caso no se genera comunicación en cuanto a los letrados). El sistema no se utiliza si solo se otorga el poder a favor de abogados. Yo autorizo pocos poderes para pleitos en los que solo haya procuradores.

Vamos a distinguir tres posibilidades para dejarlo todo más claro.

 

Si se otorgan poderes a procuradores

 

En este caso, comunico el otorgamiento adjuntando copia simple electrónica y adjunto el justificante que genera el sistema con su CSV a la escritura matriz, indicándolo por diligencia y entregando otro ejemplar del justificante a mi cliente. Es aconsejable que el otorgante se lleve también copia simple en papel, por si tuviera que consultar su poder por cualquier causa y especialmente por si quisiera revocarlo. Se puede hacer copia autorizada en papel, pero no es necesaria y representa un gasto innecesario. Con este nuevo sistema, los procuradores no necesitan las copias para nada, no necesitan adjuntar nada. Una vez comunicado el otorgamiento por el Notario, se acabaron los tramites.

Precisamente en estos días, se me ha presentado uno de los pocos casos de poder para pleitos otorgado exclusivamente a favor de un procurador. El cliente tenía prisa, otorgó su poder y se marchó sin CSV, ni copia simple (ni autorizada, claro está). Unos días después me llamó para decirme que su procurador no había recibido nada. Le dijimos que no tenía que recibir nada. También nos dijo que en el Juzgado tampoco se había recibido nada. No me atreví a decir que tampoco tenían que recibir nada, pero así es: solo tienen que consultar la plataforma. Insisto, recibir, no se recibe nada, adjuntar no se adjunta nada (por el procurador). Decidimos darle el CSV y que, si no se aclaraban, expediríamos copia autorizada en papel. En principio, parece que todo quedó solucionado con el CSV.

 

Si se otorgan a procuradores y abogados

 

En este caso, se comunica el otorgamiento, se adjunta la simple electrónica a la comunicación y el justificante a la matriz a la que se añade una diligencia con mención a la comunicación. El otorgante retira copia autorizada en papel (que incluye el justificante) para su abogado. Si el cliente, por las causas indicadas, lo desea, también puede llevarse una copia simple en papel.

 

Si se otorgan a favor de abogados

 

En este caso, no hay comunicación por lo que se expide la copia autorizada en papel, como tradicionalmente. A petición del cliente (o de su abogado) también puede expedirse copia simple en papel.

 

Vuelvo al principio del post

 

“¿El poder de representación procesal o poder para pleitos se otorga ya siempre en las Notarías de forma electrónica o aún hay casos en que se otorga en papel?”

En todos los casos, el poder se sigue otorgando en papel. Lo que es electrónico, si hay procuradores, es la comunicación que hace innecesaria la copia en papel, excepto que se otorgue también a favor de abogados o solo a favor de abogados conforme a lo que acabo de exponer.

“Entiendo que cuando es poder otorgado al procurador siempre se hace de forma electrónica para que pueda adjuntarlo a otros documentos electrónicos, ¿o puede otorgarse en papel y el procurador escanearlo y adjuntarlo? ¿o no es posible hacerlo pues carecería de la firma electrónica del Notario?”

El procurador no adjunta nada. El poder se otorga en papel, se comunica electrónicamente y se consulta en la Administración de Justicia.

 

Y ahora, la pregunta del millón de dólares, pero, en verdad, ¿es obligatorio el uso del sistema?

 

Siento que entre los Notarios practicamos en muchas ocasiones el “de que se trata, que me opongo”; que si el STI es obligatorio o no, que dónde lo dice, “pues yo no veo obligatoriedad en esa norma”, que porqué tengo que enviar los documentos mercantiles a ANCERT, que porqué tengo que escanear los DNIS, o, entrando en lo que hoy nos ocupa, que si comunicar los otorgamientos de poderes para pleitos no es obligatorio. Curiosamente no se acatan a la primera (ni a la segunda, ni a la tercera … ) ciertas obligaciones y,  eso sí, cuando luego llegan normas en las que se dice: “El Notario no autorizará” pues sí que autorizamos … Pongamos como ejemplo los tanteos y retractos de la Ley de Montes, los certificados de eficiencia energética, la consulta de deudas a efectos del IBI, la petición de notas a los Registros o las presentaciones telemáticas en los mismos.

Hace un tiempo me llamó un compañero para preguntarme que “¿de dónde salía lo de la obligatoriedad de los poderes para pleitos?”. Me dijo que había leído mi post (refiriéndose a la primera versión de este artículo que hoy sale reeditado) y que no le convencía, que él no comunicaba. Le dije que entonces no sabía cómo hacía con el IUI, pues no se podía validar y cotejar sin antes notificar y sin decir que tenías autorización del interesado para hacer la notificación. “¿Y por qué pedimos autorización si es obligatorio?”, me contestó. Bueno, le dije, comprendo que pedir autorización haga pensar que no existe obligación pero también la pedimos para otros casos y cosas (y le explique la parrafada sobre STI que pongo en mis escrituras y que recientemente he cambiado) sin que, en mi opinión, eso comporte que no sean  obligatorias. No es, lo reconozco (pero ni el mio, ni el suyo) un argumento de peso o definitivo, aunque comprendo que el suyo de qué pensar (hasta más que el mío), pero actualmente esa necesidad de confirmar que se había solicitado autorización ha sido suprimida con lo que el gran argumento (el único argumento) de algunos ha caído por los suelos. Esa exigencia no fue más que una cautela inicial que nos impuso el sistema pero que no tiraba por tierra ni al citado artículo 40, ni el acuerdo Procura-Notariado, ni el tenor de las comunicaciones que hemos recibido del CGN y de los Colegios, ni el artículo 24 de la Ley de Enjuiciamiento Civil que antes he citado.

ME REMITO EN CUANTO A ESTA CONCLUSIÓN A LO QUE ANTES DIJE…

Francamente, si yo saco alguna conclusión de las dos normas legales que he reproducido en el post, es precisamente la de todo lo contrario (la de que es obligatorio hacer la comunicación). Añadiré, además, que estoy seguro de que deberíamos hacer uso del sistema sin que el aplicativo comporte un encarecimiento para el otorgante. Por mi parte no tengo intención de perder esta parcela de “negocio” sin lucharla, puesto que pienso que los Notarios podemos (y debemos) seguir aportando nuestro valor añadido en esta materia aunque actualmente se encuentre ya en marcha la Sede Electrónica del Ministerio de Justicia y se pueda usar para estos fines.

 

Y por cerrar el asunto. Hace años que recibimos esta comunicación: “La fecha de su puesta en marcha con carácter obligatorio ha quedado fijada el día 1 de enero de 2017. En cuanto a la actuación concreta del notario, se proponen los siguientes criterios: *Si los apoderados, son exclusivamente, procuradores (no hay abogados ni otros apoderados diferentes): En este caso, la única copia realmente necesaria es la electrónica que se sube al sistema por parte del notario, que es la que puede ser consultada y utilizada por los procuradores y los tribunales. El notario, por tanto, expedirá y cobrará solamente esa copia, y no hará copias en papel por no ser útiles (probablemente será necesaria en ocasiones una labor de información en este sentido al cliente, que sin dudar se ofrecerá en las notarías). Si, una vez instruido, insiste no obstante en una copia en papel para su uso personal, obviamente se le entregará y facturará. *Si los apoderados son, además de procuradores otros más, como abogados En este caso, al haber procuradores, la copia electrónica se sube al sistema igual que en el caso anterior, y se entregará también una copia en papel. Las nuevas tecnologías generan actuaciones del notario que antes no existían y deben ponderarse desde el punto de vista arancelario cohonestando el adecuado cobro de las mismas, con el lógico principio de neutralidad tecnológica, en el sentido de que si una actuación notarial pasa de ser esencialmente en formato papel a ser electrónica, esa circunstancia no debería multiplicar su coste, recomendando por tanto prudencia y moderación en la aplicación del arancel. *Si los apoderados no son procuradores No hay que subir el poder y se expide como siempre copia en papel”.

 

Poderes en la Sede Electrónica del Ministerio de Justicia

 

Solo requieren el DNI (y la clave de firma, lógicamente .. primer e insalvable obstáculo para mucha gente) para que el otorgante pueda evitar el desplazamiento a las notarías y, de este modo, una pérdida de tiempo y un gasto, aunque su uso podría no ser tan sencillo para todo el mundo.

Sin embargo, desde las notarías podemos ofrecer algunas ventajas frente a la aparentemente “invencibilidad” de todo lo que se ofrece como gratuito.

Entre esas ventajas se encuentra la notificación de la revocación del poder (si en algún momento se produce) a través del mismo Sistema Integrado de Gestión Notarial (SIGNO) así como el uso del portal Ancert para la consulta de los poderes otorgados y/o revocados, en ambos casos, de una manera rápida, sencilla y, también, gratuita. No sé si los poderes de la Sede del Ministerio se revocan fácilmente por el mismo medio (SÍ que es posible consultarlos), pero nosotros sí que podemos notificar rápidamente nuestras revocaciones con lo que se hace mucho más sencillo llevarlas a cabo, de forma efectiva, si llega el caso.

El poder notarial para pleitos es fácil, rápido, bastante barato, sin errores, sin copias (según el caso), siendo su contenido fácilmente recuperable en todo momento (más ahora con las herramientas que tenemos) allanándose así su eventual revocación.

Y, por encima de todo, su fundamental ventaja: El órgano judicial dispone de una copia autorizada electrónica y no de una “fotocopia en PDF” que remite el procurador por vía LexNet.

 

Un par de párrafos que pueden servir como modelos

 

“Yo, el Notario, hago constar que, de conformidad con lo dispuesto en el art. 40 de la Ley 18/2011 de 5 de julio remitiré copia autorizada del presente instrumento a la Administración de Justicia a fin de que produzca los efectos prevenidos por dicha norma y de que pueda incorporarse al expediente electrónico de la o las causas que motive/n su otorgamiento”.

“Hechas las reservas y advertencias legales, así como las relativas al portal de apoderamientos de la Agencia Notarial de Certificación (https://www.ancert.com/portalapoderamientos/prelogin.do) y de la posibilidad de notificar la revocación de este poder a la Administración de Justicia a través de SIGNO”.   

Otra opción sería esta:

“La compareciente solicita que el Notario remita copia auténtica del presente documento, así como ficha resumen del mismo, a la plataforma implementada con el Servicio del Ministerio de Justicia a fin de que para cualquier posible relación en la que el apoderado y en el uso de las facultades contenidas en el presente apoderamiento, deba en representación del poderdante entrar en relación con la Administración de Justicia española pueda ésta consultar los datos y las facultades contenidos en el presente apoderamiento.

Faculta igualmente la poderdante a comunicar copia simple del presente apoderamiento al Consejo General de Procuradores, a fin de que a través de su propia plataforma pueda obtenerse copia del mismo a adjuntar al expediente electrónico que sirva de soporte a las pretensiones procesales de la poderdante a través del presente instrumento de representación, con las garantías legales de especialidad y confidencialidad que exige la representación procesal. Faculta igualmente el poderdante de forma irrevocable para que, recovado que sea el presente apoderamiento, resulte necesariamente comunicada dicha revocación por el mismo cauce a los mismos destinatarios, dando noticia, en su caso, de la revocación a las distintas instancias judiciales que hubieren hecho uso o hubieren consultado su contenido.

Así lo dice y otorga”.

Y, desde luego, seguiría formulando las advertencias.

 

¿El Notario comunica a terceros el poder a pleitos?

 

Veo que la gente busca cosas en Internet que le llevan a mi blog y yo añado sus preguntas en los posts para redondear el tratamiento de los temas.

No entiendo del todo bien esta pregunta, pero la respuesta es NO. El Notario cuando autoriza un poder para pleitos no comunica nada a nadie (salvo a quienes hemos visto en este post). Además, ¿quienes serán esos terceros a quienes se refiere el consultante? Ya se sabe que los terceros son gente esquiva …

 

¿Un poder anterior de pleitos VIEJO puede subirse al sistema?

 

Hablaríamos de un poder nuestro no subido en su día anterior o posterior al establecimiento del sistema o del poder de un predecesor en el protocolo.

El asunto no está claro, pero creo que uno nuestro o de un predecesor que sea posterior al establecimiento del sistema no debería plantear problemas.

 

Tras el añadido de Marzo de 2024, ¿es obligatorio o se podría renunciar?

Bueno, por mis lares nadie me va a venir a renunciar ni me voy a topar con abogados o procuradores que lo pidan, pero si alguien me dice que no lo presente porque no se va a llevar a cabo una actuación judicial, podría convencerme, aunque luego es posible que me de la lata para pedírmelo a posteriori.

 

Hasta otra. Un abrazo. Justito El Notario. @justitonotario