Advertencia: En la web “Justito El Notario”, su titular y responsable Miguel Prieto Escudero, no asesora ni aconseja ni lo ha hecho nunca desde la apertura del blog el 20/11/2015. Aquí únicamente se informa, se divulga (o al menos se intenta) y se opina (con mayor o menor grado de acierto). El contacto, colaboración o comentario a las entradas, no puede entenderse en ningún caso como un acceso telemático a mi notaría ni conducente a la firma de un documento público en la misma. A esos fines deberán dirigirse a mí por los cauces oportunos, pero nunca por la vía de mi blog que constituye una actividad completamente privada y no está conectado con la web de mi notaría.

 

Esta es una de esas numerosísimas cuestiones que se plantean en el chat Vanguardia Notarial que merecen no perderse en el maremagnum de cosas que allí se tratan. Por esa razón y porque es una cuestión que yo mismo me he planteado muchas veces, me permito resumir lo que se comentó sobre el asunto de la conservación del tercer ejemplar de las pólizas que quedaba en poder del Corredor de Comercio Colegiado o del Notario tras la intervención de una póliza. Ese ejemplar se utilizaba para indubitar la póliza y tradicionalmente quedó archivado en la notaría sin que esa conservación-archivo tuviera una clara finalidad.

La normativa de Corredores decía que las pólizas se firmaban en varios ejemplares. Circulaban los originales. Los Corredores se quedaban uno de esos originales. Cuando se quería ejecutar una póliza, se debía confrontar la póliza original que se aportaba con la indubitada (que no es el original guardado, sino la que constaba en el Libro de Indubitadas). La única utilidad (conocida) de esos ejemplares adicionales surgía cuando el Banco había extraviado su original y el Corredor (ahora el Notario) le cedía el suyo. Es decir, que cuando se pedía una certificación para ejecutar, se aportaba el ejemplar que tenia la entidad de crédito y se corroboraba con el registro de indubitadas y cuando no se aportaba por la entidad su propio original se recurría al ejemplar del Corredor-Notario, que se iba al Libro de Indubitadas, confrontaba, y expedía la certificación. No tengo yo muy claro que si el título ejecutivo se había perdido y solo existía el del Notario hubiera que facilitar la ejecución al acreedor. Eso fue lo que se pasó a comentar inmediatamente después en Vanguardia Notarial.

El título ejecutivo en las pólizas anteriores a 2006 es el ejemplar original que tiene el Banco. No es el que custodia el “Corredor/Notario”. Lo que se hacía no estaba apoyado en norma alguna y ese sería precisamente el argumento para poder destruir esos ejemplares. Si no es un documento para hacer la copia ejecutiva, ¿se podría eliminar o prescindir del mismo dándoselo al Banco?; y si la práctica de darlo al Banco no tiene soporte legal, ¿para qué se siguen custodiando dieciséis años después? Si la función del “tercer ejemplar” no es ser título ejecutivo, puede haber una perversión de la praxis, pero ¿entonces cuál era su función?, el ejemplar que conservaba el Corredor/Notario, ¿no servía para nada? Desde luego, el tercer ejemplar no es ni debió ser para paliar las negligencias del Banco al haber perdido a él suyo: que lo hubiera custodiado adecuadamente.

¿Se dictó alguna norma, Circular o acuerdo sobre su posible destrucción? ¿sería posible destruirlos pasados quince años por la prescripción de la acción?

En la Orden de 28 de mayo de 1998 por la que se desarrollan determinados aspectos del Reglamento para el Régimen Interior de los Colegios Oficiales de Corredores de Comercio, de su Consejo General y regulando el ejercicio del cargo de Corredor Colegiado de Comercio se contiene una mención a conservar un ejemplar. El asunto parece que no tenía mayor cobertura legal. La Orden se remitía a instrucciones internas.

El artículo 109 del Código de Comercio dice: “En los casos en que por conveniencia de las partes se extienda un contrato escrito, el Corredor certificará al pie de los duplicados y conservará el original”.

Pero desde el 2007, ¿puede haber obligación contenida en pólizas pendientes que esté pendiente de ejecutar?, y si la hubiera ¿nos vamos a cargar un título ejecutivo si es que ese ejemplar del Notario lo es?

 

Conclusión: Conservar el original aunque no sirva para nada mientras no haya una norma que aclare esto. Y ¿enviando esos originales al archivero pasados 25 años? Ya veremos; en unos años mas, esta cuestión se va a plantear. También habrá una práxis cuando se trata de notarías amortizadas, ¿no? No olvidemos que el Notario es depositario, con los efectos que procedan en cada caso, de todos los documentos y archivos entregados en su toma de posesión de la notaría.

 

Como mi plaza es de Notario y no de Corredor las pólizas originales que conservo son pocas. Hace varios años que no hago una certificación de una póliza del Libro de Indubitadas y no me suena haber tenido que recurrir a mi ejemplar y no al del Banco que pretendía la ejecución.

 

Hace poco (tiempo después de escribir lo anterior) un compañero me comentó que en el BIN Andalucía número 42 (trataré de conseguirlo) tratan el tema: “Pólizas otorgadas antes del 1 de diciembre de 2006. A ellas es aplicable el artículo 517.2.5º LEC que dice que será título ejecutivo la propia póliza firmada por las partes y por Corredor de Comercio Colegiado (hoy Notario), que las intervenga, con tal que se acompañe Certificación del propio Notario que acredite la conformidad de la póliza con los asientos del Libro Registro y la fecha de éstos. Este sistema plantea problemas cuando el original de la póliza se ha extraviado, en cuyo caso, caben dos soluciones: A.- Acudir a la tercera copia de la póliza que de forma consuetudinaria (sin norma de cobertura expresa), se conservaba en poder del fedatario, si existiere. B.- Acudir al procedimiento actual de expedir testimonio del Libro Registro, aplicando lo dispuesto en el artículo 17 LN en su redacción actual y lo establecido en el apartado quinto de la Instrucción DGRN de 29 de noviembre de 2006 (BOE 15 diciembre), relativa a la expedición de copia autorizada o de testimonio de la misma a efectos ejecutivos. El problema es que dicen, ambos, que el Notario expedirá testimonio (o copia), con efectos ejecutivos del original de la póliza y ya hemos visto que antes del 1 de diciembre de 2006 no era obligatorio conservar el original de la póliza y si este no existiera por haberse extraviado habría que entender que el titulo ejecutivo es el testimonio del Libro Registro en cuyas hojas indubitadas estará testimoniada la póliza”.

 

 

Hasta otra. Un abrazo. Justito El Notario. @justitonotario