Se reciben a menudo peticiones de copias desde otras instancias administrativas que están dirigidas a antiguos titulares de tu plaza y/o que se refieren a documentos que ya han sido enviados al Archivo del Distrito por tener más de 25 años de antigüedad (podrían ser tuyos si llevas más de 25 años en la misma plaza).

Esta misma semana he tenido un caso y aunque yo no era el destinatario de la carta certificada desde un Juzgado, he supuesto de lo que podía tratarse y me he arriesgado a quedármela y abrirla.

Al leer su contenido, he confirmado mi intuición y acto seguido he redactado un oficio de este tenor que he enviado al Juzgado:

“Yo, JUSTITO EL NOTARIO, Notario de esta Villa, en respuesta a su comunicación de 5 de Abril de 2019, le informo de que:

– Si bien Don XXX fue Notario de esta Villa, cesó en el cargo en el año 1996, por lo que he aceptado el envío certificado del Juzgado al suponer que se dirigía al actual titular de la notaría que soy yo desde el año 2008.

– Conforme a la legislación notarial los documentos de más de 25 años de antigüedad deben enviarse en el mes de enero del año en que alcanzan esa antigüedad, al Archivo del Distrito, que en el caso de esta Villa es el de XXX, que se encuentra actualmente a cargo de Doña XXX, Notario de esa ciudad.

Sin otro particular, saludos.

En esta Villa, a 10 de Abril de 2019″.

Otra variante

“Ilmo. Sr. Juez de 1ª Instancia de xxxx:

En relación a su mandamiento por resolución recaída el día xxxx del presente, en procedimiento de juicio ejecutivo número xxxx, y en el que se me interesaba copia de “la declaración de herederos llevada a efecto como consecuencia del fallecimiento del demandado Don xxxx”, le comunico la imposibilidad de su cumplimiento ante la inexistencia en el protocolo de esta Notaría en que sirvo de dicho instrumento público. En xxxx a xxxxx”.

Y si tienes más gana de ayudar…

“Yo, JUSTITO EL NOTARIO, Notario de XXX y del Ilustre Colegio Notarial de XXX, en relación con el OFICIO recibido hoy por mi, por correo certificado y cuya fotocopia acompaño, HAGO CONSTAR:

Que de acuerdo con el Certificado de Últimas Voluntades de Doña XXXX (DNI) su último testamento se encuentra archivado en el Archivo Notarial del Distrito de XXX, a cargo del Notario de XXXX, Don XXX a quien he remitido esta petición y quien me ha rogado les envíe el presente OFICIO.

Que de acuerdo con lo expuesto será mi citado compañero quien les remita la copia solicitada.

En XXX a XXX”.

A los efectos de lo expuesto, hay que tener en cuenta el Artículo 222 del Reglamento Notarial que dice (con toda su inmensa obviedad):

“Sólo el notario en cuyo poder se halle legalmente el protocolo, estará facultado para expedir copias u otros traslados o exhibirlo a los interesados.

Ni de oficio ni a instancia de parte interesada decretarán los Tribunales que los Secretarios judiciales extiendan, por diligencia o testimonio, copias de actas, escrituras matrices y pólizas, sino que bajo su responsabilidad las exigirán del notario que deba darlas, con arreglo a la Ley del Notariado y el presente Reglamento, es decir, justificando ante el notario, y a juicio de éste con la documentación necesaria, el derecho de los interesados a obtenerlas, y siempre que la finalidad de la petición sea la prescrita en el artículo 256 de la Ley de Enjuiciamiento Civil. Para los cotejos o reconocimientos de estas copias se observará lo dispuesto en el párrafo tercero del artículo 32 de la Ley”.

Y en la nota, ¿qué se pone?

“ES COPIA LITERAL DE SU MATRIZ, con la que concuerda bajo el número de orden al principio indicado, obra en mi protocolo general corriente de instrumentos públicos y en la que dejo nota; para el JUZGADO DE PRIMERA INSTANCIA NÚMERO xxx DE xxxx, acordado en Juicio xxxx, en dos folios de papel exclusivo para documentos notariales, serie, xxxx, números xxxx. En xxx, a xxx, Doy fe.=”.

Hasta otra. Un abrazo. Justito El Notario. @justitonotario