Advertencia: En la web “Justito El Notario”, su titular y responsable Miguel Prieto Escudero, no asesora ni aconseja ni lo ha hecho nunca desde la apertura del blog el 20/11/2015. Aquí únicamente se informa, se divulga (o al menos se intenta) y se opina (con mayor o menor grado de acierto). El contacto, colaboración o comentario a las entradas, no puede entenderse en ningún caso como un acceso telemático a mi notaría ni conducente a la firma de un documento público en la misma. A esos fines deberán dirigirse a mí por los cauces oportunos, pero nunca por la vía de mi blog que constituye una actividad completamente privada y no está conectado con la web de mi notaría.

 

Antes de comenzar, creo muy conveniente esta explicación:

¿Saben ustedes que las copias (autorizadas en papel o simples en papel o electrónicas) de las escrituras se pueden pedir en la notaría que las custodia pero también en cualquier otra notaría que remitirá su petición a la notaría donde se archive su escritura? Estas peticiones para otras notarías se recogen mediante un escrito que puede preparar usted mismo (en esta entrada pueden verse algunos modelos) o que le preparan en la propia notaría. Su firma en el escrito será legitimada por el notario. El coste es el de una legitimación de firma y el de un testimonio (por la reproducción que ha de hacerse para el Libro Indicador donde se guarda una copia de su escrito) a lo que hay que añadir el 1,21 € que causa la petición a través del Sistema Integrado de Gestión Notarial (SIGNO). Estamos hablando de unos 10 € mas Iva, mas el importe de la propia copia y su traslado a papel si el notario que se la pide, la recibe en formato papel (el coste de los traslados es muy bajo). Si la copia está en la notaría a la que acude, el coste será únicamente el de la propia copia y nada mas. Por supuesto, tendrá que ser usted otorgante o tener interés legítimo (para que me entienda yo no puedo pedir una copia de la escritura de la casa de usted que me está leyendo). Pero, además, usted puede darse de alta en el Portal Notarial del Ciudadano y conseguir por esta otra vía sus copias.

El ciudadano tiene que registrarse en www.portalnotarial.es. Para poder solicitar copias, además de estar registrado, tiene que estar acreditado y la acreditación se puede obtener de dos maneras:

• Acudiendo a una notaría para que el Notario le acredite.
• O disponiendo de firma electrónica reconocida.

Cualquier otorgante puede solicitar copia simple electrónica, es decir, puede solicitar que se deposite copia simple electrónica de los documentos otorgados en un espacio seguro dentro de la sede electrónica notarial para tenerla accesible en cualquier momento conectándose con la aplicación del PNC. Las copias que se depositan se cobran (pago virtual), pero el depósito electrónico en sí, es gratuito. El PNC también permite solicitar copias autorizadas. En este caso el pago es virtual y la remisión es postal.

 

Petición por webs ajenas al Notariado

Existen páginas webs como esta o esta que ofrecen un servicio de obtención de copias en el que parece que te cobran un mínimo de 90 € mas Iva por las simples y de 185 € mas Iva por las autorizadas. Sean del año que sean y sean lo largas o cortas que sean (esos dos criterios de antigüedad y de extensión son los que se usan para minutarlas con arreglo al Arancel Notarial). Se trata de un precio mínimo. Si tienen que pedir información al registro para localizar la escritura se añaden 20,76 €  mas iva. Si la copia de la escritura notarial tiene entre 1 a 20 folios, no se deberá abonar ninguna cantidad adicional por el servicio, es decir, que hacen una iguala para las escrituras de esa extensión máxima. A partir del folio 20, se deberán pagar en las copias simples 1,5 € mas Iva por cada folio adicional y 3,5 € mas Iva en las autorizadas.

Haré unos cálculos con el programa de gestión de mi notaría porque la casuística es grande y supongo que con sus propias reglas y con el Arancel Notarial en la mano habrá copias de menos de veinte folios que les serán rentabilísimas (es decir, que saldrán carísimas) y otras que les dejarán menos margen (menos margen cuanto mas largas sean hasta los veinte folios). Cuando haya que pedir nota, cobran el doble que el registro (un servicio accesorio tan caro como el principal es como si el que te pone la rueda te cobra por ello lo mismo que cuesta la rueda). En caso de exceso de folio (mas de 20 folios) cobran 3,5 € mas Iva por cada folio de mas en las copias autorizadas cuando el Arancel señala 1,50 € mas Iva por cada folio a partir del duodécimo inclusive (2 € mas de lo que cobra el notario por folio) y 1,5 € mas Iva por cada folio de mas en las simples cuando el Arancel señala 0,601012 € mas Iva por cada folio (sea 1 o sean 250, valen todos igual), es decir, casi 90 céntimos mas por cada folio.

En fin, que es mucho mas caro y no hay posibilidad de que se consiga una mayor agilidad por su intervención puestos somos unos 2.800 Notarios y cuando ellos nos la pidan, si procede expedirlas, llevaremos nuestro propio ritmo en el que poco pueden “interferir”.

Me ha parecido, además, que hay que pagar “por adelantado” y no me cuadra nada efectuar la solicitud sin ciertos requisitos y comprobaciones previas.

Por último, ¿cómo derivan la petición a la notaría?, porque tendrán que presentar algo que acredite que el interesado la ha solicitado, ¿no?

Dicho todo esto, vamos ya con esas solicitudes y con su conversión en petición al notario competente.

 

A la atención de Don xxxx (Notario de xxx):

Estimado Sr.: Le ruego me solicite por su correo corporativo con firma electrónica copia simple de la escritura de compraventa efectuada por mí, en calidad de vendedor, la cual fue autorizada por Don xxxx, Notario que fue de xxx, el día xxx, cuyo número de protocolo desconozco, encontrándose dicha escritura actualmente a cargo del Notario Archivero de xxx, Don xxxx y ello a fin de que me sea entregada, por lo que entiendo fundado mi interés legítimo en dicha escritura. Sin otro particular, un saludo. En xxxx, a xxxx. Firmado: xxxx.

 

A la atención de Don xxxx (Notario de xxx):

Estimado Sr.: Le ruego me solicite por su correo corporativo con firma electrónica copia autorizada de la escritura de compraventa efectuada por mi abuela Doña xxx a su hermana Doña xxx, la cual fue autorizada por Don xxx, Notario que fue de xxxx, el día xxx, cuyo número de protocolo desconozco, encontrándose dicha escritura actualmente a cargo del Notario Archivero de xxx, Don xxx y ello en mi condición de hija y heredera de mi padre Don xxx, quien falleció en xxx, el día xxx, y a fin de que me sea entregada, a cuyo fin le exhibo defunción de mi padre, últimas voluntades y copia autorizada de su testamento, así como copia autorizada de la escritura de herencia de mi citada abuela a la que se encuentran unidos esos mismos documentos en cuanto a la misma, por lo que entiendo fundado mi interés legítimo en dicha escritura y a fin de proceder a su inscripción en el Registro de la Propiedad. Sin otro particular, un saludo. En xxxx, a xxxx. Firmado: xxxx.

 

A la atención de Don xxxx (Notario de xxx):

Estimado Sr.: Le ruego me solicite por vía telemática copia autorizada de la escritura de declaración de obra nueva autorizada por Doña xxx, Notario de xxx, el día xxx, con el número xxx de protocolo, la cual fue otorgada por Don xxx, titular del DNI/NIF xxx, cuyo Señor nos vendió a mi y a mi esposa DOÑA xxx, titular del NIE xxx la finca objeto de dicha declaración, fundamentando mi interés legítimo en dicha copia en mi condición de copropietario de la finca a que se refiere (registral xxxx, termino de xxx, Registro de la Propiedad de xxxx) y a fin de procurar y conseguir la liquidación e inscripción de la escritura de la que le solicito copia y mi título de propiedad. Sin otro particular, un saludo. En xxxx, a xxxx. Firmado: xxxx.

 

A la atención de Don xxxx (Notario de xxx):

Estimado Sr.: Le ruego me solicite por vía telemática copia autorizada sin eficacia ejecutiva de la escritura de herencia de Doña xxxx, autorizada por el Notario que fue de xxx, Don xxxx, el día xxx,  cuya herencia constituye el antetítulo de la escritura de venta de una parte de casa efectuada por la hija de la citada Doña xxx, Doña xxx, en favor de mi fallecido padre Don xxx, al objeto de poder inscribir la citada finca objeto de venta, que actualmente pertenece a la comunidad hereditaria de mi fallecido padre, en el Registro de la Propiedad de xxx, y ello en mi condición de heredero de mi citado padre. Sin otro particular, un saludo. En xxxx, a xxxx. Firmado: xxxx.

 

Y esta es la solicitud cursada al compañero competente para expedir la copia:

Estimado/a compañero/a: Por la presente te solicito la remisión de copia autorizada de la escritura de herencia que se indicará a continuación, a cuyos efectos HAGO CONSTAR, bajo mi fe y con el carácter de testimonio en relación: Que ha comparecido ante mí, Doña xxxx, a quien identifico por su DNI/NIF xxxx, y en mi presencia ha firmado la solicitud de copia autorizada de la escritura de herencia de Don xxx, otorgado ante el Notario que fue de xxx, Don xxx, el día xxx, solicitud que tengo a la vista, con su firma debidamente legitimada por mí. Me exhibe así mismo el certificado de defunción de Don xxx, hijo del citado Don xxx y de Doña xxxx, copia autorizada de su testamento, el certificado del Registro General de Actos de Última Voluntad, de cuyos documentos resulta la filiación del citado Don xxx y la condición de causahabiente del mismo de su esposa y solicitante de la copia Doña xxxx, por lo que, yo el Notario, estimo acreditado su interés legítimo en la obtención de copia autorizada de dicha escritura a los solos efectos de inscripción de la finca registral número xxx de las del Registro de la Propiedad de xxxx, en término de xxx. La finalidad de la solicitud es su entrega a la interesada.

En mi residencia, a xxxxx.

 

Un complicado escrito de solicitud de copia

Hubiera sido mucho mas sencillo que el testamento lo pidiera el único heredero correctamente nombrado en el testamento. Si se hubiera hecho así luego simplemente (simplemente entre comillas) se hubiera aclarado el lío en la herencia (en realidad no era el único lío porque el causante tampoco tenía la vecindad civil que se indicaba en el testamento).

 

Estimado Sr.:

Le ruego me solicite por su correo corporativo con firma electrónica copia autorizada del testamento de mi tío, DON *, fallecido en *, el día *, autorizado por DON *, Notario de *, el día *, con el número * de protocolo, y ello en mi condición de sobrino del causante y heredero del mismo y a fin de que me sea entregada.

En la copia simple de que dispongo de dicho testamento se me instituye como heredero (si bien se indica erróneamente mi segundo apellido que es el de * y no el de *) junto con:

.- el hermano del testador, mi tío *.

.- mi hermano * (que es mencionado por error como *).

.- y mi sobrino, hijo de mi hermano * y de su esposa *, llamado * (siendo por tanto, sobrino nieto y no sobrino de mi difunto tío).

Resulta entonces que se confunde mi segundo apellido y el de mi hermano * que es, como ha quedado dicho, el de * y no el de *.

A los efectos de acreditar lo expuesto, le acompaño:

Fotocopia del DNI del testador que se encontrará debidamente testimoniado electrónicamente en la notaría del Sr. *.

Testimonio de mi DNI.

Testimonio del DNI de mi hermano *.

Testimonio del DNI de mi sobrino *.

Testimonio del Libro de Familia de mis padres: * y * en el que constamos los tres hijos del matrimonio: *, * y * (padre de mi sobrino *).

Testimonio del Libro de Familia de mi difunto hermano * y de su esposa *, en el que consta su único hijo *.

Testimonio de la defunción del testador y del certificado del RGAUV.

Sin otro particular, un saludo.

En *, a *.

Firmado: *, con D.N.I.: *.

 

¿Cómo son las formalidades que se han de observar en relación con las peticiones de copias entre Notarios?

Tiempo después me llega una consulta que, aunque es reiterar un poco lo dicho, recojo aquí porque tal vez algún detalle quede mas claro y se me había pasado:

“Parece ser que no hay una circular o instrucciones precisas al respecto y que hay Notarios que se encuentran con dichas solicitudes reenviadas directamente de los Bancos sin que el Notario peticionario manifieste nada sobre el interés legítimo de la entidad que solicita la copia, sin firmar esos documentos adjuntos, en correos spam… etc. He estado mirando y el art. 17 bis de la Ley del Notariado alude a este tema pero las resoluciones que se refieren al mismo aluden más a solicitudes de copias de interesados ajenos al Notariado, no se trata de los propios compañeros, aunque imagino que los requisitos y formalidades deberían aplicarse igualmente”.

Lo primero que hice fue enlazar a mi consultante con este artículo. Después le añadí:  Las copias se piden por SIGNO. El que recibe la petición, la recoge en un escrito con firma legitimada y pide la copia al otro. Si hace falta algún documento lo recibe el que solicita (aunque algunos que reciben la solicitud también quieren esos documentos lo que para mi es erróneo y se carga el sistema). El que recibe, aprecia el interés legítimo y si cree que hace falta algo mas, pues lo pide. Lo dicho para testamentos en el artículo del enlace sería aplicable a otros documentos. Distinta es la petición de particulares (personas físicas o jurídicas) al Notario que tiene la escritura o a otro para que este la solicite. Para esto sirve el nuevo PNC (Portal Notarial del Ciudadano) si la pides al Notario que la tiene. Lo que ocurre es que se reciben irregularmente otras peticiones (no PNC, no escrito) por mails, por teléfono y tal … y los peores, en muchas ocasiones, son los Bancos y las gestorías.

 

¿Y no se pueden pedir por el corporativo?

No se debe.

Recordaba haberlo hablado con los compañeros del DS y así era:

“La solicitud de copias debe realizarse a través de SIGNO y no a través de correo corporativo porque ante todo el correo corporativo es personal del Notario, no de la notaría, por lo que si el Notario se traslada o cesa por cualquier causa, no hay posibilidad de recuperar, si fuera necesario, la trazabilidad del trámite, lo cual sí queda almacenado en SIGNO, que es de la notaría, no del Notario. En este sentido, la Circular 2/2008 del Consejo General del Notariado relativa a la entrega de ficheros informáticos se refiere a las “comunicaciones o notificaciones electrónicas recibidas o efectuadas, conforme a la legislación notarial; y en especial, las comunicaciones electrónicas debidamente firmadas (…) efectuadas o recibidas de otro notario o registrador, de los órganos corporativos” con referencia a los Arts. 110 y 113 Ley 24/2001, haciéndolos objeto de entrega necesariamente al Notario sustituto o sucesor en el protocolo, lo que es de imposible cumplimiento si las peticiones se incorporan al correo y no a SIGNO”.

 

Hasta otra. Un abrazo. Justito El Notario. @justitonotario