Advertencia: En la web “Justito El Notario”, su titular y responsable Miguel Prieto Escudero, no asesora ni aconseja ni lo ha hecho nunca desde la apertura del blog el 20/11/2015. Aquí únicamente se informa, se divulga (o al menos se intenta) y se opina (con mayor o menor grado de acierto). El contacto, colaboración o comentario a las entradas, no puede entenderse en ningún caso como un acceso telemático a mi notaría ni conducente a la firma de un documento público en la misma. A esos fines deberán dirigirse a mí por los cauces oportunos, pero nunca por la vía de mi blog que constituye una actividad completamente privada y no está conectado con la web de mi notaría.

 

Hay una RDGRN de 19-07-2018 que dice en su punto final:

“Finalmente, señalar que no obstan a esta interpretación literal de la indicada norma reglamentaria (“según el sentido propio de sus palabras”, como indica el artículo 3 del Código Civil), ni los antecedentes legislativos citados, que no parecen matizarla, ni el alegado incumplimiento habitual en la práctica, cuya veracidad no se comparte, ni la circunstancia de que las copias simples al carecer de pie no incluyan la apreciación del interés legítimo, pues la doctrina de este Centro Directivo es que, en general, las copias simples sólo se pueden expedir a las personas otorgantes, debiendo ser “autorizada” la copia cuando se solicite alegando un interés legítimo (Resolución del Centro Directivo, SN, de 19 de abril de 2016), salvo en las solicitadas por las Administraciones Tributarias cuyo fundamento legal es el deber de colaboración con las mismas (Resolución del Centro Directivo, SN, de 12 de febrero de 2018), siendo recomendable, también en estos supuestos, que su expedición se haga en papel de los Colegios Notariales con nota de expedición en la matriz“.

La doctrina de esa Resolución se reitera en esta otra: 21-03-2022 RESOLUCION 638-20.

Antes que estas dos la RDGRN de 21 de Mayo de 2012, señaló: “En segundo lugar, debe recordarse que pese a que lo que el recurrente solicita es la “copia simple” de una escritura, es criterio de este Centro Directivo que éstas “solo pueden ser solicitadas por personas que tengan interés legítimo en conocer dicho contenido, interés coincidente con el de las copias autorizadas” (Resolución de 20 de julio de 2006). Por tanto, solo las personas que conforme a los artículos 221 y siguientes del Reglamento Notarial tengan derecho o interés legítimo a la obtención de “copia autorizada”, podrán obtener “copia simple” de una escritura, y ello sin perjuicio de las importantes diferencias existentes entre ambos tipos de copias por lo que respecta a su fehaciencia, inscripción y formalidades en su expedición. En este sentido, debe advertirse tanto al solicitante como a la notaria que, de conformidad con la citada resolución de este Centro Directivo de 20 de julio de 2006, la copia simple no es el vehículo apropiado para dar a conocer el contenido de una escritura cuando esta es solicitada por terceros distintos de los otorgantes (como sucede en el presente caso), y ello debido a que, “en las copias autorizadas la nota de expedición deja constancia de quien la ha solicitado y, por tanto, cabe comprobar a posteriori, si fuera necesario, su interés legítimo, tal posibilidad no existe en las copias simples, de cuya expedición no queda rastro en el protocolo”.

 

O sea, que la copia simple no causa nota en la matriz pero es recomendable, según la DG, en los casos en que sean solicitadas por las Administraciones Tributarias.

Y, ¿por qué es recomendable? ¿y habría otros supuestos también recomendables? ¿y si el Notario considera, por la razón que sea (o hasta siempre) que también debe poner nota cuando un otorgante se la solicita? ¿y si el otorgante deja caer que precisamente quiere copia simple porque no causa nota? ¿y si llegara a decirte que no quiere factura porque no quiere rastros? Es decir, si en los casos de las Administraciones Tributarias es recomendable, ¿no habría otros supuestos similares?

Y si llegamos a la conclusión de que es así, ¿la propia copia simple incluiría ya esa nota relativa a su propia expedición? Yo diría que no. Si pensamos en una autorizada, esta cuando se expide no incluye la nota relativa a su propia expedición por lo que tampoco debería ser así en las copias simples. Es una forma perfecta de control interno por parte del Notario sin vulnerar norma alguna y sin extralimitarse pues como custodios del protocolo, pienso que tenemos posibilidad de considerar necesario indicar la expedición de una copia simple.

 

¿Cómo lo veis?

 

Una nota de expedición de copia simple en la matriz de un acta del 18.2 

La copia es solicitada por los que se oponen ocasionando el cierre del expediente. Me pareció oportuno poner nota para dejar constancia de que dispone de copia del instrumento puesto que, como se dice ahora, este asunto se judicializará con toda probabilidad.

NOTA: La pongo yo, JUSTITO EL NOTARIO, Notario de * y del Ilustre Colegio Notarial de *, para hacer constar que en el día de hoy expido copia simple de la presente Acta, para su entrega a *, en calidad de colindantes, notificados y oponentes, en * folios de papel exclusivo para colegios notariales, de la serie *, número * y los * anteriores en orden correlativo. En *, a *. Doy fe.- Firmado: JEN.

 

Una nota de expedición de copia simple en la matriz de una herencia

¿Quién la pide? Pues la pide el sustituto vulgar de un heredero premuerto. No es el único heredero. Al menos hay otros dos.

De acuerdo con la doctrina de la DG que dice que al no otorgante solo se le puede expedir autorizada, no le podría expedir la simple, pero se trata de un heredero del otorgante en cuyo caso, ¿no parece excesiva la doctrina de la DG? Alguno piensa que si la piden todos los herederos sería simple y si la pide uno autorizada salvo que el motivo de la petición justificara la simple. Ya digo que a mi me parece excesivo por lo que opto por el camino de en medio: simple pero con nota en la matriz. Además, la petición me vino por SIGNO. El compañero me manda todos los documentos precisos pero no emplea ni una línea en explicarme un poquito la situación. Yo no le hubiera enviado una petición tan pobre, la verdad. Mi nota fue esta:

NOTA: La pongo yo, JUSTITO EL NOTARIO, Notario de * y del Ilustre Colegio Notarial de *, para hacer constar que en el día de hoy expido copia simple electrónica de la presente, a instancias de DON *, en su calidad de heredero de DOÑA *, habiendo acreditado su defunción y últimas voluntades al Notario de * y del Ilustre Colegio Notarial de *, Don *, solicitante del envío de la copia por vía telemática a través de SIGNO y ello conforme al artículo 110.1 de la Ley 24/2001. Esta copia electrónica solamente tiene validez para su traslado a papel y entrega al interesado. En * a *. DOY FE.-Firmado: JEN.

Otro caso es el del que se subrogó en un préstamo y quiere la escritura de constitución de la hipoteca. Yo entiendo que la puede pedir por tener interés legítimo.

Entonces, ¿a estos no otorgantes se le da el trato del que tiene interés legítimo y se le hace autorizada? No entiendo porqué la petición de copia de un solo heredero puede requerir de mas indagaciones. En todos estos casos, insisto, hacerla autorizada me parece una exageración (y carísimo). Si acaso simple con nota de expedición.

 

Una nota de expedición de copia simple en la matriz de un acta de intimación al heredero (artículo 1.005 Cci)

El heredero intimado vino a aceptar (no hace falta, pero lo hizo) y pidió copia autorizada. Como no estaba hecho el cierre le di una simple y mas adelante le daré la autorizada. Esta fue la nota:

NOTA: La pongo yo, JUSTITO EL NOTARIO, Notario de * y del Ilustre Colegio Notarial de *, para hacer constar que en el día de hoy expido copia simple de la presente Acta, para su entrega a Don *, heredero intimado y contestante en la diligencia *ª, en catorce folios de papel exclusivo para colegios notariales, de la serie *, número * y los * anteriores en orden correlativo. En *, a *. Doy fe.- Firmado: JEN.-

 

Una nota de expedición de copia simple en la matriz de una compraventa a instancia del curador representativo del vendedor

El asunto huele a pleito y he preferido dejar pistas:

NOTA: La pongo yo, JUSTITO EL NOTARIO, Notario de * y del Ilustre Colegio Notarial de *, para hacer constar que en el día de hoy expido copia simple de la presente, a instancias de DOÑA *, en su calidad de curadora representativa de DON *, cuya señora me acredita su representación, derivada del procedimiento sobre curatela * tramitado por el Juzgado de Primera Instancia Nº* de *, y lo hago en cuarenta y un folios de papel exclusivo para colegios notariales, de la serie *, número * y los * anteriores en orden correlativo. En *, a *. Doy fe.- Firmado: JEN.-

 

 

Hasta otra. Un abrazo. Justito El Notario. @justitonotario