Advertencia: En la web “Justito El Notario”, su titular y responsable Miguel Prieto Escudero, no asesora ni aconseja ni lo ha hecho nunca desde la apertura del blog el 20/11/2015. Aquí únicamente se informa, se divulga (o al menos se intenta) y se opina (con mayor o menor grado de acierto). El contacto, colaboración o comentario a las entradas, no puede entenderse en ningún caso como un acceso telemático a mi notaría ni conducente a la firma de un documento público en la misma. A esos fines deberán dirigirse a mí por los cauces oportunos, pero nunca por la vía de mi blog que constituye una actividad completamente privada y no está conectado con la web de mi notaría.

 

 

 

Abrí esta entrada con el fin de aclarar mis propias ideas y de compartirlas con aquellos que, como yo, iban un poco retrasados con el asunto. Faltaba poco para iniciar la cuenta atrás y el que mas y el que menos, estaba sufriendo por este profundo cambio de nuestro quehacer diario. El cambio resulta de la Ley 11/2023. Meses después algunas cosas están superadas y otras no tanto. Y SIGO AÑADIENDO….

No obstante, estoy seguro de que aprenderán mas leyendo este magnífico trabajo: EL NUEVO PROTOCOLO ELECTRÓNICO NOTARIAL – Notaría Higuera (notariahiguera.com)

El trabajo tiene segunda parte: EL PROTOCOLO ELECTRÓNICO NOTARIAL 2 PARTE

Y también tercera: EL PROTOCOLO ELECTRÓNICO: SU GESTIÓN – Notaría Higuera

Y cuarta: EL PROTOCOLO ELECTRÓNICO NOTARIAL: CONSERVACIÓN – Notaría Higuera

Y un poquito de registro de la propiedad: S.E.R. CORPME: PRONTUARIO SOBRE REGISTRO ELECTRÓNICO: Propiedad, Mercantil y Bienes Muebles. – REGIS PRO. es

Aquí va otro trabajo de peso de un grande del Notariado: Francisco García Mas: El protocolo electronico

 

 

Llevo tiempo oyendo hablar que la videoconferencia se usaría para los actos mercantiles, obras nuevas (un error para mi gusto porque se han convertido en escrituras muy técnicas que requieren sosiego e inmediatez con el cliente), divisiones horizontales (ídem que las anteriores), testamentos en caso de epidemia y pólizas. ¿Me olvido de algo? Sí, te olvidas de varias cosas:

1. En cuanto a actos mercantiles, hay que matizar. Hablamos de la constitución de sociedades, nombramientos y apoderamientos mercantiles, así como otros actos societarios siempre que, de tener aportaciones, sean dinerarias
2. Los poderes de representación procesal o ante las AAPP, los electorales y para actos concretos. No cabe para los generales o para los preventivos y la revocación de poderes, excepto los generales y preventivos.
3. Las cartas de pago y las cancelaciones de garantías.
4. Las actas de junta general y las de referencia en sentido estricto.
5. Los testimonios de legitimación de firmas.
6. Las declaraciones de obra nueva siempre que no exista extinción de condominio, ni adjudicación de propiedad.
7. La conciliación, salvo que el notario considere conveniente la presencia física.
8. Y para aquellos actos y negocios jurídicos para los que, conforme a su naturaleza, se establezca reglamentariamente.

Pronto han surgido dudas: ¿Y un acta del 207? Yo digo no. ¿Y un cambio de uso? Pues, desde luego, a lo que está mas próximo es a una declaración de obra. Es posible que pueda hacerse.

Los compañeros de Canarias nos explican en otro de sus resúmenes en cuanto a las RATIFICACIONES, lo siguiente: “Cfr.:Art. 13 ter 1. Ley del Notariado (añadido por el art. 34.4 de la Ley 11/2023, de 8 de mayo) • No se pueden ratificar por videoconferencia actos que la ley no haya incluido como susceptibles de ser otorgados por ese medio. Por ejemplo, no se puede hacer la ratificación por videoconferencia de una compraventa, de una donación o de una escritura de adjudicación herencia. • La el art. 17 ter 1. c) LN permite otorgar por videoconferencia ciertos poderes y revocaciones, pero no contempla las ratificaciones. Art. 17 ter 1. c), d) y k) LN: « … 1. Se podrá realizar el otorgamiento y autorización a través de videoconferencia como cauce para el ejercicio de la función pública notarial, en los siguientes actos o negocios jurídicos: (….) 202 17/11/2023 2 c) Los poderes de representación procesal, para la actuación ante las administraciones públicas, así como los electorales, y los poderes para actos concretos. No será posible la autorización por videoconferencia de poderes generales o preventivos. d) La revocación de poderes, excepto los generales preventivos. (…) k) Aquellos actos y negocios jurídicos para los que, conforme a su naturaleza, se establezca reglamentariamente …”.

 

Hacer videoconferencia no implica grabación del otorgamiento y autorización. Quede claro.

 

Hace un tiempo que supe que en los casos de videoconferencia habría una única matriz con doble soporte (formato electrónico y papel) pero fue ayer cuando supe que el doble soporte (electrónico y papel) lo habrá también para todas las demás escrituras (escrituras y actas) que firmemos aunque no haya videoconferencia.

Así que un un alto porcentaje de casos (al menos en un principio) firmaremos en papel y todas las escrituras llevarán una diligencia para hacer constar el traslado al protocolo electrónico de las mismas.

En unos pocos casos (al menos de momento) se firmará mediante videoconferencia en formato electrónico y en esa matriz electrónica habrá que poner una diligencia en sentido inverso para hacer constar que se efectúa el traslado de la matriz al protocolo en papel timbrado. Este sistema no se utilizará para las pólizas ni para el Libro Indicador.

Las pólizas con sus diligencias también tendrán protocolo electrónico (las pólizas íntegras, no solo la diligencia de intervención, las de adhesión u otras). Una de las dudas de muchos es cómo vamos a convertir en un Word (formato documental para la “electronificación” por el momento), la póliza que el banco nos hace llegar a veces en mano (en papel) y a veces en un archivo informático (generalmente pdf).

No obstante, en mi casa de informática nos indican que “se suben las pólizas pero no han dicho qué ni cómo se suben las pólizas”. Estamos a la espera de desarrollo e instrucciones.

Los tipos de diligencia (protocolo o libro registro) que prevé el sistema son: las de reflejo electrónico; las de adhesión; las modificativas; las de ratificación y las de trámite.

¿Se pueden entregar copias en papel antes de la protocolización electrónica? No puedes dar ninguna copia en tanto no esté subido el expediente electrónica. ¿Cuál es el plazo? Cuanto antes, máximo en el plazo legal o reglamentario para expedir copia. Otros concretan mas y dicen: el momento posterior a la autorización mas próximo posible y, en todo caso, antes de la expedición de la primera copia autorizada (otros dicen copia de cualquier clase).

¿Qué vamos a hacer con esas copias que se piden inmediatamente después de firmar? Si son autorizadas tendrá que hacerse la protocolización electrónica. Si es una copia simple no creo que haya inconveniente. Será responsabilidad de cada uno. Y en las pólizas, ¿qué plazo hay? Pues como no lo hay, digamos que cuanto antes, ¿no?

¿Hay protocolización electrónica de instrumentos anteriores al 9/11? No está prevista aunque sea el futuro. Es la impresión que he sacado tras hablar con un par de compañeros.

En cuanto al funcionamiento de la protocolización electrónica, el plan A es que todo lo monte tu casa informática y el plan B es hacerlo a través de SIGNO. A priori me inclino por la solución A. En Notin WE TRUST.

A partir de ahora las copias que pida el otorgante hay que sacarlas del protocolo electrónico notarial, no de tu programa de gestión.

 

Sobre el asunto de la matriz electrónica de las pólizas hay muchas posturas. “Subo diligencia con la intervención de la primera firma, como matriz, y luego diligencia de segunda firma y el cuerpo de la póliza como documentación unida de diligencia con todas las firmas”. ENTONCES: INTERVENCIÓN=MATRIZ PRIMERA ADHESIÓN= DILIGENCIA. ULTIMA ADHESIÓN= DILIGENCIA CON POLIZA UNIDA. Y SI HAY MAS ADHESIONES SE CORREN LOS PUESTOS.

La multidiligencia multiconcepto. Todo de una vez en una sola diligencia pero cobras tantas como cosas hagas. Yo creo que en algunos casos eso puede ser un lío y no creo que se pueda cobrar un multiconcepto. Yo utilizaba una fórmula multiconcepto respecto de las presentaciones en registros. Presentación y ya luego recepción del asiento indicando que uniré todo lo que llegue. Pero ahora lo que llegue (que puede llegar tras la encuadernación) parece que no puede subirse sin una diligencia, pero ya no hay diligencia porque ya la pusiste entonces. ¿Entonces? ¿Cómo subes ese documento posteriormente?

Un modelillo de diligencia multiconcepto: 

Xª DILIGENCIA.- La extiendo yo, JUSTITO EL NOTARIO, Notario de *, para hacer constar que el día *, expido y remito COPIA AUTORIZADA ELECTRÓNICA EXACTA de su matriz al Registro de la Propiedad correspondiente, a los efectos del Artículo 249 del Reglamento Notarial y COPIA SIMPLE ELECTRÓNICA al Ayuntamiento de *, para dar cumplimiento al requerimiento contenido en la matriz precedente y a los fines del párrafo 5 del Artículo 254 de la Ley Hipotecaria. Incorporo justificante de dicho envío a la presente y del mismo modo incorporaré la comunicación registral de asiento de presentación con la fecha y hora del acuse de recibo digital y la notificación registral fehaciente de asiento de presentación. Asimismo incorporaré cuando se reciban los correspondientes justificantes de la calificación defectuosa, parcial y/o total de la matriz precedente. De todo lo cual, de quedar extendida esta diligencia en el mismo último folio en que lo fue la diligencia anterior, Doy fe.-

 

¿HAY QUE PONER EN LAS DILIGENCIAS LO DE LA SUBIDA AL PROTOCOLO ELECTRÓNICO? (“cuya expresión informática queda incorporada dentro del plazo reglamentario y bajo el mismo número, en el correspondiente protocolo electrónico, yo el Notario, Doy fe.=”)

COPIAS ELECTRONICAS: AUTORIZADAS Y SIMPLES: “Art. 17 bis número 3 Ley del Notariado. Las copias autorizadas y simples electrónicas se han de solicitar y expedir a través de la sede electrónica notarial, según el art. 17.3 LN. Dirección sede electrónica: https://www.portalnotarial.es/portal/web/guest/portalnotarial-del-ciudadano. Las copias electrónicas, simples o autorizadas, quedarán depositadas en la Sede Electrónica Notarial a disposición de sus destinatarios (las simples sin CSV, pero con firma de servidor seguro; y las auténticas con CSV mediante el cual cualquier persona que lo tenga podrá comprobar su contenido y la existencia o no de notas o diligencias modificativas). Artículo 17.3. LN (redacción dada por el apartado dos del artículo 34 de la Ley 11/2023, de 8 de mayo).: «… 3. El notario podrá expedir copias autorizadas con su firma electrónica cualificada bajo las mismas condiciones que las copias en papel, con la indicación al pie de copia del destinatario, previa comprobación de su interés legítimo. La copia autorizada se remitirá a través de la sede electrónica notarial. Del mismo modo remitirá copia simple electrónica con mero valor informativo, incorporando la sede electrónica notarial sello electrónico con marca de tiempo confiable”.

Notas de modificación jurídica en el protocolo electrónico: vendí, hipotecado, cancelada la hipoteca. Este asunto no termino de entenderlo. Nosotros poníamos nuestras notitas en escrituras viejas nuestras o no. Entonces ahora, ¿hay que poner esas notitas en el protocolo electrónico si la escritura vieja es nuestra sin perjuicio de seguir haciendo lo mismo en las copias? ¿Pero incluso cuando hipotecas tendrías que decir en la compraventa previa que la finca se ha hipotecado? ¿Y eso qué? ¿Hasta el fin de los tiempos? O sea que si vende de nuevo y se hereda y se cancela y se hipoteca, ¿todo eso hay que arrastrarlo a todos los protocolos electrónicos anteriores o solo es desde el 8/11/2023?

 

¿Firma electrónica avanzada (17bis.1 LN) es lo mismo que firma electrónica cualificada (17 bis.3 LN, de nueva redacción)? Me hacía la pregunta un opositor y, ciertamente, ahora el 17 Bis distingue entre los dos tipos de firma cuando antes no lo hacía. Véase:

Antes:

17.1 Los instrumentos públicos a que se refiere el artículo 17 de esta Ley, no perderán dicho carácter por el sólo hecho de estar redactados en soporte electrónico con la firma electrónica avanzada del notario y, en su caso, de los otorgantes o intervinientes, obtenida la de aquél de conformidad con la Ley reguladora del uso de firma electrónica por parte de notarios y demás normas complementarias.

17.3 Las copias autorizadas de las matrices podrán expedirse y remitirse electrónicamente, con firma electrónica avanzada, por el notario autorizante de la matriz o por quien le sustituya legalmente. Dichas copias sólo podrán expedirse para su remisión a otro notario o a un registrador o a cualquier órgano de las Administraciones públicas o jurisdiccional, siempre en el ámbito de su respectiva competencia y por razón de su oficio. Las copias simples electrónicas podrán remitirse a cualquier interesado cuando su identidad e interés legítimo le consten fehacientemente al notario.

Ahora:

17.1 Los instrumentos públicos a que se refiere el artículo 17 de esta Ley, no perderán dicho carácter por el sólo hecho de estar redactados en soporte electrónico con la firma electrónica avanzada del notario y, en su caso, de los otorgantes o intervinientes, obtenida la de aquél de conformidad con la Ley reguladora del uso de firma electrónica por parte de notarios y demás normas complementarias.

17.3 El notario podrá expedir copias autorizadas con su firma electrónica cualificada bajo las mismas condiciones que las copias en papel, con la indicación al pie de copia del destinatario, previa comprobación de su interés legítimo. La copia autorizada se remitirá a través de la sede electrónica notarial. Del mismo modo remitirá copia simple electrónica con mero valor informativo, incorporando la sede electrónica notarial sello electrónico con marca de tiempo confiable.

Lo que ocurre, es que no sé explicar la diferencia aunque he leído un par de cosas sobre el asunto.

Al margen, el opositor también me recuerda que ya no hace falta indicar la finalidad de expedición de las copias electrónicas porque el 17.7 se ha suprimido y antes decía: 

17.7 Las copias electrónicas sólo serán válidas para la concreta finalidad para la que fueron solicitadas, lo que deberá hacerse constar expresamente en cada copia indicando dicha finalidad.

El 224.4. párrafo 2 RN aun sigue diciendo:  “En la expedición de las copias autorizadas electrónicas se hará constar expresamente la finalidad para la que se expide, siendo sólo válidas para dicha finalidad, y su destinatario, debiendo dejarse constancia de estas circunstancias por nota en la matriz”.

Al habla con el gran Carlos Marín, me dice:  “Tengo la impresión de que se ha pervertido casi completamente la idea inicial, con la que nació (la firma electrónica), cuando se trataba de que la autenticación de la firma la proporcionara cualquier operador habilitado para ello; lo que se llamó un tercero de confianza …. De la reforma legal que me trasladas, comparando ambos textos -y dejando de lado el cambio de nombre de la firma “cualificada”, en lugar de “avanzada”, que no creo que tenga mayor importancia-, lo que me parece relevante son dos cosas: Que la firma del notario sólo sirve con la intermediación “de la sede electrónica notarial” (de la que se dice que pondrá una marca de tiempo confiable, cuando ese sello temporal era antes un componente esencial de la propia firma electrónica, operando autónomamente); y Que el destinatario de la copia, tanto si es autorizada como si es simple, es un particular cualquiera (y ya no necesariamente “otro notario o un registrador o cualquier órgano de las Administraciones públicas o jurisdiccional, siempre en el ámbito de su respectiva competencia y por razón de su oficio”). Y no veo mucho más”.

Tiempo después en Vanguardia Notarial se volvió a sacar el tema y si no me había quedado muy convencido hasta ahora, creo que lo opinado terminó de convencerme de que debe haber alguna diferencia. Yo dejo aquí dos opiniones y que cada uno procese lo que pueda:

“El REGLAMENTO (UE) No 910/2014 DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO de 23 de julio de 2014 relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior y por la que se deroga la Directiva 1999/93/CE, distingue la firma avanzada de la cualificada. La firma avanzada debe cumplir la vinculación al firmante, su identificación y el uso de datos con alto nivel de confianza y cualquier modificación que sea a detectable. La firma cualificada exige, además que se haya creado mediante un dispositivo cualificado de creación de firmas electrónicas…. Bien, pero a mi me gustaría saber cómo distingo una firma cualificada de una avanzada en la práctica”. 

Otro compañero dijo:  Yo de momento lo único que sé (o creo saber) es:

• Que la única FE equivalente a la manuscrita es la cualificada (FEC).
• Que la FEC requiere certificado cualificado y “dispositivo seguro” (hardware o software).
• Que mientras el sistema no confirme que se cumplen ambos requisitos (lo confirma con las nuestras, si se usa desde el lector de tarjetas; pocas veces, que yo haya visto, con otras), no veo base para una “legitimación” (autenticación).

A ver quien es el listo que ahora da sentido a la distinción que recoge nuestra norma.

 

Legitimación de firma electrónica: 

Tengo escrito un interesante artículo para la revista INTER-NOS de la FEAPEN sobre el asunto de la legitimación de firmas a través del PNC con o sin videoconferencia. Cuando has escrito de algún tema casi prefieres no leer nada sobre el asunto no vaya a ser que descubras que has metido la pata. Y no es que haya metido la pata pero sí que ha surgido algo que no sabía y que me hubiera venido muy bien saber.

El asunto surge en Vanguardia Notarial donde dice un compañero: “Para finalizar cualquier operación de autorización por videoconferencia (en las que está incluido el trámite de testimonios de legitimación de firmas) siempre se tiene que vincular la matriz que se ha firmado con un número de protocolo. No existe ninguna excepción con el trámite para los testimonios de Legitimación de firmas”.

Luego responde otro compañero: “Pienso que es un error de planteamiento, pero es como está ahora mismo. Los testimonios de legitimación de firmas no necesariamente deben incluirse en el protocolo. Normalmente circulan sueltos. No van a protocolo. Van a Libro indicador. De hecho el libro indicador está excluido del protocolo electrónico, pero la legitimación no está excluida, sino incluida en la autorización por videoconferencia”.

Mi conclusión pues que el sistema para las legitimaciones que exigen videoconferencia tiene un fallo: Si van a circular libres no hay protocolo. Máxime un número de Libro Indicador que aun no está asignado. Si van a insertarse en un protocolo, ese protocolo aun no existe. De nuevo, como máximo, tendrás un número de Libro Indicador.

 

Legitimación de firmas sin registro previo

Informa el CGN: “Desde el 15 de abril, profesionales y particulares pueden solicitar la legitimación de firmas sin necesidad de registro previo en el Portal Notarial del Ciudadano. Esta novedad va a permitir agilizar el proceso de legitimación de firmas, lo que resulta especialmente útil para el sector de profesionales colegiados que, en el desempeño de su función, se ven en la necesidad de presentar ante diferentes organismos documentos validados y certificados en base a su especialización. Pensando precisamente en ellos, se han firmado convenios con el Consejo Superior de los Colegios de Arquitectos de España, el Consejo General de la Abogacía Española y el Consejo General de la Arquitectura Técnica de España para que sus profesionales puedan usar este servicio, que reconocerá y autentificará su pertenencia colegial de forma automática e inmediata. Se espera que el próximo sea el Colegio de Geógrafos, con el que se están manteniendo conversaciones. El acceso a la legitimación de documentos se realiza desde la página principal del Portal Notarial del Ciudadano, desde donde los usuarios pueden adjuntar los documentos cuya firma quieran legitimar y elegir al notario al que deseen para ello. Además, la plataforma permite firmar electrónicamente, durante el proceso, aquellos documentos que todavía no lo estén, a través de la herramienta Autofirma y siempre que se tenga instalado un certificado electrónico válido. Este sistema verifica y comprueba la vigencia de los certificados electrónicos y de las firmas empleadas y permite realizar la legitimación de firmas de terceros, sin necesidad de que las firmas empleadas en los documentos estén ligadas a la persona solicitante. Una vez el notario haya legitimado las firmas, la persona solicitante recibirá por correo electrónico la confirmación de que el proceso se ha realizado correctamente”.

 

Tras la Ley 11/2023, en materia de Archivos de Protocolos dice el artículo 37 de la Ley del Notariado:

Artículo 37.

1. En cada Colegio Notarial se formará un Archivo General de Protocolos en el que se custodiarán de manera ordenada aquellos protocolos y libros registros de operaciones mercantiles y libros indicadores, que cuenten con una antigüedad de, al menos, cinco años.
2. Corresponde a cada Colegio Notarial la adopción de las medidas precisas para conservar en perfecto estado de guarda y conservación los protocolos y libros de su territorio notarial, debiendo comunicar al Consejo General del Notariado para su remisión a la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública su localización y medidas adoptadas para su custodia y conservación.

La Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública podrá autorizar la destrucción completa por anualidades de los tomos de protocolos especiales de protestos de letras de cambio y de otros documentos mercantiles, que cuenten con una antigüedad de, al menos, cinco años. En caso de autorizarse la destrucción completa, la Dirección General podrá dar instrucciones especiales sobre cómo se efectuará la citada destrucción, así como sobre la conservación de algunas de las actas de protesto de los tomos a destruir, a efecto de preservar una muestra representativa de esta actividad.

3. Los ficheros relativos al protocolo en soporte electrónico serán remitidos transcurridos veinticinco años desde la autorización o intervención de la escritura matriz, acta o póliza a los Archivos Generales de Protocolos de cada Colegio. Corresponde al Consejo General del Notariado la adopción de las medidas técnicas para garantizar la indemnidad de dicho soporte, así como su traslación o volcado a un nuevo tipo y acceso al mismo por quienes tengan derecho. Del mismo modo tales medidas deberán permitir la práctica de notas en aquéllos, conforme a la legislación notarial que resulte vigente.

El coste por la entrega del protocolo y demás libros y documentación oficial, cualquiera que sea su naturaleza en soporte papel o electrónico, como consecuencia de la amortización de una notaría efectuada por una demarcación será soportado por el notario titular de la notaría amortizada.

 

Hasta ahora se distinguían tres archivos de protocolo: El del Notario (de hasta 25 años de antigüedad); el Archivo Gral Protocolos del distrito (de 25 a 100 años de antigüedad); y la Sección Histórica (para protocolos de mas de 100 años de antigüedad).

Entonces, ¿los próximos 25 años llevaremos los tomos en papel a nuestro archivero tradicional y cuando pasen cinco años desde el 9 de noviembre de 2023 llevaremos los nuevos tomos al nuevo archivo?

Recurrí a Vanguardia Notarial y opinaron que: “La norma dice que se enviarán al archivo los protocolos que tengan al menos cinco años de antigüedad. Por tanto, salvo alguna instrucción general, cada Colegio determinará la antigüedad de los tomos que hay que enviar al archivo y, por ahora, la idea es que sigan siendo solo los de más de veinticinco años”.

 

Un apunte sobre copias

Las copias autorizadas electrónicas conforme al art. 110 de la Ley 24/2001, se siguen expidiendo igual que siempre. Ahora hay dos clases de copias autorizadas electrónicas:

• Copias autorizadas electrónicas que se emiten para su circulación, conforme a la Ley 24/2001, que solo se pueden emitir a favor de Registros, Notarios y Administraciones Públicas.
• Y copias autorizadas electrónicas que se emiten para su acceso, en sede electrónica notarial, a través de CSV, conforme a la Ley nueva, que sí se pueden emitir a favor de particulares”.

Tampoco se ha tocado el Reglamento Notarial en cuanto a la expresión de la finalidad. Me había rayado yo un poco con este asunto. Dice el Reglamento en su artículo 224:

“En la expedición de las copias autorizadas electrónicas se hará constar expresamente la finalidad para la que se expide, siendo sólo válidas para dicha finalidad, y su destinatario, debiendo dejarse constancia de estas circunstancias por nota en la matriz”.

Yo diría que este requisito es para las que hemos venido utilizando hasta ahora y que para las de la sede electrónica notarial, no hace falta.

 

Seguimos con las copias

En Vanguardia Notarial se ha compartido un pdf editable para dar lustre (adornar) las copias electrónicas con CSV. Se puede sobrescribir el nombre y cambiar notario a notaria. Después se graba y queda como plantilla. Para usar la plantilla solo hay que añadir número de protocolo y copiar y pegar el CSV (si se pone el cursor, permite escribir). La operación se puede hacer ilimitadamente y hay dos opciones: 1ª EN PAPEL: Se imprime en papel el PDF y se pone como carpeta o primera hoja delante del traslado en papel de la copia con CSV que proporciona SIGNO. 2ª EN PDF: Se une este PDF al PDF de la copia con CSV que proporciona SIGNO. Muchos programas unen y dividen PDF. Así se enluce un poco la copia electrónica y realza su valor.

¿Y qué tiene que indicar el pie de la copia electrónica?

1. Para quien se expide.
2. La fecha.
3. La finalidad no se pone (no es copia finalista).
4. Los folios “electrónicos” para dejar clara la repercusión arancelaria.
5. Y que es para su verificación con CSV sin mencionar este (que sí figura en la nota de la matriz)

Supongo que en la de la matriz va lo mismo salvo el CSV (que no sé porqué el compañero de Vanguardia Notarial que compartió su criterio no lo pone).

 

Mi primera copia electrónica con CSV

En el pie de copia electrónica no se consignan folios ni finalidad para la cual se expide. Se indica que es copia electrónica (ejecutiva o no ejecutiva), para quién se expide, notario que la expide y la fecha. No hay folios que indicar. Y lo mismo ocurre con la nota de expedición que se hace constar en la matriz (física y electrónica). Tuve que repasar lo dicho en VN y mi primera nota fue esta:

“ES COPIA AUTORIZADA ELECTRÓNICA EXACTA de su matriz, donde queda anotada. Yo, Notario autorizante del documento, la expido a instancia de la sociedad cooperativa “* S. COOP. – EN LIQUIDACIÓN” . En * a veintiséis de Junio de dos mil veinticuatro. DOY FE”.

¿Qué hacéis con la grapa notarial en la videoconferencia?

La única que hemos tenido, la hemos metido en la matriz, pero parece que la gente no lo hace….

Envío por correo electrónico de copia autorizada electrónica y comprobación para su uso en el PNC o Signo

Sobre el tema de las copias, hay que leerse esto.

Recibida la copia y comprobado su CSV, el juicio de suficiencia puede ser este:

“Yo, el Notario, he tenido a la vista y calificado la copia autorizada de la primera escritura de poder citada (de fecha *), y respecto de la segunda de poder (de fecha *), la Sra. Apoderada ha remitido copia autorizada electrónica, expedida por el Notario Sr. *, con CSV *, que yo, el Notario, he verificado en SIGNO (SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN NOTARIAL)”.

En un foro notarial se hablaba hace días precisamente sobre este tema:

“Me han mandado un correo electrónico con un pdf que lo que se supone que es una copia autorizada electrónica, ¿no? Hay que comprobar el CSV en el PNC y listo”.

Con el QR y con el móvil, ya accedes directamente al contenido del documento. También puedes comprobar en SIGNO (expedientes, menú de la izquierda “comprobación de documento notarial”) y a mi me parece que la comprobación cuando el uso es notarial es más apropiado en SIGNO que a través del PNC (que es a donde el QR te conduce).

La verdad es que casi un año después de haber entrado en funcionamiento el sistema le estoy viendo utilidad en los documentos que han de enviarse al extranjero (problema de la apostilla aparte) y en los documentos mercantiles. Haces la copia (tienes que poner la nota de expedición), la envías por correo electrónico (o por el PNC si el cliente está dado de alta) y el cliente ya la tiene en su poder y puede rebotarla cuando quiera.

Aquí va otro juicio de suficiencia:

“Yo, el Notario, he tenido a la vista y calificado la copia autorizada de la primera escritura de poder citada (de fecha *), y respecto de la segunda de poder (de fecha *), la Sra. Apoderada ha remitido copia autorizada electrónica, expedida por el Notario Sr. *, con CSV *, que yo, el Notario, he verificado en el apartado correspondiente “VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS NOTARIALES”, de la plataforma notarial SIGNO, y las considero suficientes, bajo mi responsabilidad, a los fines del otorgamiento de la presente escritura de constitución de préstamo con garantía hipotecaria, manifestándome la compareciente que las facultades conferidas en virtud de las mismas no han sido revocadas, suspendidas, limitadas ni modificadas en forma alguna, así como que la sociedades representadas subsisten sin haber variado su capacidad ni sus circunstancias identificativas no habiendo variado la capacidad legal ni jurídica de las compañías mercantiles que representa”.

 

Diligencias y notas o notas y diligencias (el orden de los factores)

Me pregunta un compañero: “¿Dónde se ponen las notas de expedición de copia? Estoy viendo el reglamento y el 244 dice “al pie, al margen o en la siguiente”. Yo las ponía detrás de las diligencias de reflejo del PE, pero hay quien dice que deberían ir justo antes de las diligencias o al margen de la primera hoja”.

Lo de al margen de la primera hoja me parece directamente erróneo. Se pueden poner ahí si no queda espacio en otro sitio pero lo correcto es a continuación de la última diligencia. El día que se agote el espacio ya irás a donde puedas (comenzando en mi caso con la primera hoja).

En cuanto a lo segundo, yo diría que se pueden hacer las copias sin antes efectuar el reflejo del PE pero que lo correcto es efectuar el reflejo y luego expedir las copias. Por razón de urgencia podría hacerse en el orden contrario y en uno y en otro caso habrá que constatarlo en la matriz en papel (y por tanto en la electrónica) en el orden en que se haya hecho dejando claro que lo correcto es primero “reflejar” y luego expedir la copia.  Me parece bastante de cajón, la verdad.

 

¿Existe la diligencia de cotejo del protocolo electrónico con el protocolo en papel y viceversa?

Se comete un pequeño error en un testamento. En vez de poner instituye heredera a Fulana, se pone instituye herederos a Fulana. Se salva por el Notario pero se genera el protocolo electrónico sin recurrir el “salvado”.

Cuando el paisano muera se pide copia y el titular de la notaría cotejará y se percatará. ¿Cabe la diligencia de cotejo entre matrices? (al igual que ahora tenemos el de copia con matriz y corrección mediante diligencia de cotejo). Si la diligencia de cotejo actual va en la copia, ¿dónde irá la de cotejo entre matrices? ¿en ambas?

Me comentaba un compañero al que consulté que “supongo que la diligencia de corrección por cotejo irá en la matriz electrónica porque la matriz en papel está correcta. De todas formas, no sé si el notario titular del protocolo (y no autorizante) podrá realizar esa diligencia de corrección (entre otras cosas, puede no saber si lo correcto es lo que aparece en la matriz en papel o en la matriz electrónica)”.

Efectivamente. Buen argumento.

Tengo que mirar si se ha previsto alguna preferencia entre el formato papel y el electrónico en caso de discordancia y … sí, la hay: Art. 17.2 LN: “En caso de contradicción entre el contenido de la matriz en soporte papel y del protocolo electrónico prevalecerá el contenido de aquella sobre el de este”.

Entonces si se salva algo de puño y letra, no se traslada al protocolo electrónico y X tiempo después se descubre, habrá que hacer una diligencia de cotejo al estilo de las que hacemos para las copias. ¿Y dónde se pondría? En Vanguardia Notarial decían que sería una diligencia de subsanación del protocolo electrónico, haciendo constar que, “cotejado el protocolo electrónico con su matriz en papel, resulta una contradicción por existir en esta un salvado que no se reflejó en el archivo informático, consistente en ….. lo que se corrige mediante la presente diligencia, al amparo de los arts. 17.2 LN y 153 RN“.

En consecuencia, si se da el caso, se salva en papel y luego se sube algo así al protocolo electrónico:  “DILIGENCIA DE COTEJO.- En XXX a *, yo, JUSTITO EL NOTARIO, Notario del Ilustre Colegio de XXX, con residencia en XXX, hago constar que, debidamente cotejada con la matriz en soporte papel (número XXX de XXX) la matriz digital que antecede se aprecia que en la cláusula TERCERA donde dice: “En el remanente instituye herederos a su citada ex exposa”, debe decir “En el remanente instituye heredera a su citada ex esposa“, cuyo error de transcripción, por la presente queda subsanado”. Y sin nada más que hacer constar doy por terminada la presente diligencia, de cuyo contenido yo, el Notario, Doy fe.=

 

Volvemos a las pólizas

¿Alguno ha firmado una póliza a trabajar del Portal del Ciudadano?

• Nos dijeron en el Colegio que requerían previo acuerdo del CGN con los Bancos.
• Eso creía yo pero en Ancert me dicen que sí.
• De todos modos no creo que la apoderada del banco tenga certificación ni que el banco autorice que saque su propio certificado en el PNC. Imagino que estarán negociando con los bancos un buzón especial para pólizas y copias auténticas electrónicas. De esta manera la subida de la póliza supondrá la prestación anticipada de consentimiento del banco, sin necesidad de ratificación. Que yo sepa todavía no se está haciendo. Pero sí que puedes firmar las pólizas por videoconferencia subiendo tú la póliza igual que subes un documento notarial, y lo mismo con el banco, siempre y cuando ya tengas los poderes o te los envíen por copia electrónica, a través de otra notaría. También puedes firmar la póliza electrónicamente con el cliente, y que luego el banco ratifique presencialmente.

 

Y los registros, ¿qué?

Dos fantásticas intervenciones en Vanguardia Notarial que no deben caer en el olvido.

En la primera me ha encantado lo del “parto de los montes” (a propósito del “nuevo” sistema de obtención de notas”) y en la segunda esa comparativa Madrid-Barcelona y esa brutal enumeración de lo que el Notario supone en tantas cosas.

“Rugieron los montes y parieron un ratón. Más o menos es exactamente el mismo servicios que ya existía por registradores.org. Solo es que con la alerta de diez días que debía existir antes también. Ni es más ágil porque no hay previstas peticiones de varias fincas. Ni es más rápido porque será lento si vas por datos fincas. Más o menos, creo que es exactamente lo que ya teníamos para las simples, solo que ahora es también para la continuada. No se han gastado ni un euro en desarrollo. La conclusión es que el cambio más radical será pagar absolutamente el Notario, todas las notas, anticipar el dinero, y que el registrador no tenga ningún problema de cobro”.

Y nuestro problema de cobro, ¿qué? Ya pero yo las pido porque estoy obligado a ello y tan importante es que tu cobres como que yo no palme pasta. Y así hasta el agotamiento discutiendo si fue antes la gallina o el huevo.

Luego vino la reflexión:

“Me temo que en nuestro caso el Notariado español no es el Madrid sino el Colegio de Registradores. El Notariado español me recuerda más al Barça. Y lo dice uno del Barça de toda la vida. EMHO nuestro problema es que somos un gremio de acomplejados y de temerosos. Parece que tenemos que pedir perdón por ser quienes somos y tragar con todo lo que nos ponen por delante por el miedo a que nos quiten funciones o incluso a que nos hagan desparecer. Y la culpa de lo que nos pasa siempre es de los demás, nunca nuestra. Cuando nos ofrecemos a colaborar gratis denigramos nuestra función. Sólo hay que comparar el valor que para la sociedad tiene una copia simple – y si es electrónica ni os cuento- con una nota simple. Nadie se plantea no pagar por obtener una nota simple. Y muchos se llevan las manos a la cabeza si se les cobra una copia simple. En nuestro caso sólo hay que apretar un botón, en el caso del Registro hay que preparar un tesoro. 

La cuestión es ¿conoce usted a su Notario? ¿Y conoce usted a su Registrador? ¿Se le atiende sin cita? ¿En cuántos sitios se le atiende a usted sin cita? ¿Se le resuelven todo tipo de dudas? ¿Y en los demás sitios? ¿Qué le cuesta la intervención notarial? ¿Y la de su abogado, inmobiliaria, gestoría, intermediario o del Registro de la Propiedad? ¿Qué le cobra un Notario por desplazarse a un hospital o a un domicilio? ¿Y el fontanero o el electricista? ¿Cuánto tarda el Catastro en cambiarle la titularidad de un inmueble o asignarle una nueva referencia catastral si va usted a la Gerencia? ¿Y si lo hacemos desde la notaría? ¿Cuanto tardan en tramitarle un expediente matrimonial o en darles cita para la celebración del matrimonio en el Juzgado o en el Ayuntamiento? ¿Y en la notaría? Creo que es hora de que el colectivo levante la cabeza y se sienta orgulloso de lo que hicimos, de lo que hacemos y de lo que haremos. Y si hay que asumir funciones porque no hay mas remedio pues se asumen, pero a cambio de contraprestaciones. Y si hay que parar y decir por aquí no, pues se para”.

 

INSTRUCCIONES – NUEVO MECANISMO DE SOLICITUD DE NOTAS PARA NOTARÍAS A LOS REGISTROS

El otro día recibimos una llamada y tomamos unas notas:

.- Se hace única y exclusivamente a través de registradores.org, en la pantalla de inicio en NOTA ONLINE pinchar el recuadro SOLICITAR, y en la pantalla que se abre se pueden solicitar las notas (adjunto captura), por CRU o bien por datos registrales. Se tendrá que identificar una dirección de correo electrónico (cada uno la suya) para recibir las notas.

.- No es posible solicitar más de una nota en la misma petición, se tiene que hacer de 1 en 1 y cada solicitud tiene que llevar un nº de petición.

.- El importe de las notas se carga directamente en el saldo que tenemos en registradores, parece que tendremos que ingresar bastante pasta para que no estemos cada 2×3 haciendo recargas y las tenemos que cobrar nosotros en la factura de la escritura, los registros ya no las cargarán a los clientes cuando reciban la escritura (como solían hacer muchos registros).

.- Plazo: Ya no vale solicitar las notas con un par de días de antelación. A partir de ahora se tienen que pedir con 3-4 días de antelación.

.- Por último, si hay una “caída” de la red-internet, no funciona registradores.org. Se podrían solicitar vía fax, pero SOLO ES UNA SUPER EXCEPCIÓN.

BUENO, por supuesto esta es su visión del asunto (sobre todo en cuanto al tema del pago).

 

Otra cosa: Cualquier extranjero no puede otorgar por videoconferencia

Nos cuenta uno de los compañeros que mas sabe de esto en Vanguardia Notarial que hace falta:

1. Que tenga un certificado de firma de los admitidos por Eidas (por la Comisión Europea). Esos certificados son los propios de europeos pero uno puede no serlo y tener uno.

2. A falta de esos certificados se puede obtener en el Portal Notarial un certificado de único uso y para ello sí es imprescindible tener NIF o NIE español, ya que en el proceso de obtención sí se necesita conectar con la base de datos de la Policía.

Por tanto, la vídeo extiende las posibilidades de otorgamiento pero no ilimitadamente.

Es decir, para otorgar por videoconferencia se necesita certificado de firma electrónica reconocida en el ámbito de la UE. Si no se dispone de él se puede obtener uno de único uso en el PNC (dándose de alta previamente) para lo que es necesario NIF o NIE.

 

Hasta otra. Un abrazo. Justito El Notario. @justitonotario