El “hash” en las actas de transparencia

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“Conforme a la Instrucción de la DGRN de 20 de Diciembre de 2019 una vez firmada electrónicamente la comunicación del acta obtendré el hash de cada uno de los documentos expresados por medio de la sede electrónica notarial donde quedarán depositados y lo trasladaré a un folio papel común, que uniré a esta matriz sin ulterior diligencia”.

Dice Pedro Garrido: “Cabe buscar alternativas a la incorporación a la matriz de la voluminosa documentación remitida por el Banco, como la constitución, en el mismo acta gratuita, de un depósito de dicha documentación en el archivo del Notario mediante un fichero electrónico identificado por su Hash, de modo que se asegure la conservación del archivo electrónico y la posibilidad de comprobación y prueba fehaciente del contenido de dicho fichero, para la expedición de ulteriores copias del acta incorporando el documento depositado o su traslado a papel. Dicho sistema de depósito deberá garantizar la integridad, autenticidad y conservación de la documentación, así como su mantenimiento en el tiempo. Ciertamente, el depósito en su configuración reglamentaria tradicional puede plantear algunos problemas prácticos, especialmente por la necesidad de su conservación durante toda la vida del préstamo, en particular en los supuestos de sucesión del protocolo, la garantía de la eficacia probatoria del mismo, etc., que el Notario sin duda puede, y debe, solucionar adecuadamente, en tanto no se haya articulado un sistema definitivo de creación y conservación de matrices y documentos protocolares electrónicos. La viabilidad de esta forma de archivo se deriva, por otra parte, del art.114.1 de la Ley 24/2001, cuando establece que: “por el procedimiento que reglamentariamente se disponga, cuando un Notario sea requerido para dejar constancia de cualquier hecho relacionado con un archivo informático, no será necesaria la transcripción de su contenido en el documento en soporte papel, bastando con que en éste se indique el nombre del archivo y una función alfanumérica que lo identifique de manera inequívoca, obtenida del mismo con arreglo a las normas técnicas dictadas al efecto por el Ministro de Justicia. El archivo informático así referenciado deberá quedar almacenado en la forma prevista en el art. 79 bis dieciocho. Las copias que se expidan del documento confeccionado podrán reproducir únicamente la parte escrita de la matriz, adjuntando una copia en soporte informático adecuado del archivo relacionado, amparada por la firma electrónica avanzada del Notario”. Dicha norma sería desarrollada posteriormente mediante el art. 216 del Reglamento Notarial”.

Cayó esto en mis manos y pensé que yo estaba solo incorporando y no hasheando. Entonces, como en otras ocasiones, intenté comprender de qué hablaban los que entienden bien esto del hasheo y, la verdad, no tengo nada claro haberles comprendido: ¿Basta con decir que has visto los documentos y que unes el hash, sin diligencia, una vez que se ha firmado la comunicación del acta? Pero, ¿mientras que no firmas, no hay hash? Hay que tener la seguridad o garantía de que el documento hasheado se corresponde con el que has bajado. ¿Seguro? Hay quien dice que no y piensa que el hash del documento ha de ser el mismo antes y después de la firma por eso al tiempo de hacer el acta hay que decir que esos son los documentos que hasta visto y explicado. ¿Y se puede decir en el acta (tranquilamente) que los documentos quedan depositados/guardados en la sede/Signo?

Téngase en cuenta que parece que existe una opción en la aplicación “Consultar Hash” (aunque solo para las finalizadas cosa que parece lógico si no se genera hasta que se firma).

Algún programa de gestión pasa desde Signo la documentación a un archivo digital que puede consultarse sin imprimir. Una vez hecho el test lo escaneas y pasa todos los archivos y el test escaneado a un solo documento en una carpeta generando un solo hash. El hash lo traslada a la ficha y a un campo en la matriz, de modo que cuando imprimes la matriz ya está el hash en el texto (con lo que no hace falta ni hacer diligencia).

En fin … creo que ni yo mismo me aclaro, pero ya tengo un punto de partida para cuando vuelva a surgir este asunto.

Novedades

En la última versión de los cuadros hipotecarios de Vicente Martorell se trata la cuestión del hash: VER PUNTO 9 DEL CUADRO DE VICENTE MARTORELL.

Vicente me decía que la clave del asunto a su modo de ver es: ¿dónde archivar el hash? y él lo hace a través de un “unificador” de pdf y un “generador” de hash gratuito que se ha instalado. Sin perjuicio de que el propio SIGNO guarde cada documento con su hash, él lo guarda en una carpeta que se ha creado y también en la pestaña Documentos del Expediente SIGNO (que no es para eso pero sirve para eso). En su notaría se prepara el acta con el hash incluido y se remata estando ya el cliente en presencia del Notario incorporando a ella en papel únicamente el test contestado por el interesado.


Hasta otra. Un abrazo. Justito El Notario. @justitonotario