Conservación de la póliza en el Protocolo o en el Libro Registro

protocolo o libro registro

 

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«Las pólizas matrices se pueden conservar en el Protocolo y en la Sección A del Libro Registro de Pólizas.  ¿Lo decide discrecionalmente el Notario al principio del año y, una vez decidido, así se hará siempre en dicho año o pueden conservarse en uno u otro lugar según considere oportuno el Notario en cada caso?»

 

La respuesta está en los artículos 197, 272, y 283 del Reglamento Notarial que, en la parte de los mismos que nos interesa, dicen:

 

Artículo 197. Sin perjuicio de lo dispuesto en los artículos 272 y 283 de este Reglamento, la póliza se incorporará al protocolo o al libro registro indicando en la cabecera de la misma el número de protocolo o de libro registro. También se podrá incorporar mediante diligencia extendida en folio anexado donde constará el número de protocolo o de libro registro y además incluirá una exposición sucinta de la póliza que se incorpora al mismo.

Artículo 272. El protocolo notarial comprenderá los instrumentos públicos y demás documentos incorporados al mismo en cada año, contado desde primero de enero a treinta y uno de diciembre, ambos inclusive, aunque en su transcurso haya vacado la Notaría y se haya nombrado nuevo Notario.

Asimismo se incorporarán al protocolo las pólizas siempre que el notario así lo hubiera comunicado al Colegio Notarial en los plazos y modo previsto en el artículo 283 de este Reglamento.

Las pólizas incorporadas al protocolo se numerarán conforme a lo previsto en la normativa notarial.

Artículo 283. Los notarios estarán obligados a llevar y conservar un Libro-Registro de Operaciones Mercantiles con los requisitos establecidos en las leyes y en el presente Reglamento. El Libro-Registro consta de dos Secciones. En la Sección A está constituida por la colección, ordenada por fechas, de las pólizas originales de contratos mercantiles intervenidas durante un año, que habrá de encuadernarse por años en uno o más tomos. A tal fin, se presume que las pólizas se incorporan al Libro Registro, salvo que el notario comunique al Colegio Notarial que opta por incorporarlas al protocolo. Dicha comunicación deberá realizarse en el mes de diciembre, para la totalidad del año inmediato posterior, no pudiendo ser modificada durante éste. En la Sección B se asentarán por orden de fecha y correlativamente las intervenciones de aquellos documentos originales que por su naturaleza no pueda conservarse en poder del notario el original.

Pienso que no son necesarias mas  explicaciones para dar respuesta a la pregunta, salvo, tal vez, si para las pólizas de la Sección B se hace lo mismo que para las de la Sección A (el consultante solo se refiere a esta), teniendo en cuenta que las primeras son simples fotocopias de documentos que circulan en original. Sin lugar a dudas, ha de ser así para ambas secciones del Libro Registro.

Solo conozco un Notario que lo hace, le tengo que preguntar que ventajas le ve a hacerlo.


Hasta otra. Un abrazo. Justito El Notario. @justitonotario