Advertencia: En la web “Justito El Notario”, su titular y responsable Miguel Prieto Escudero, no asesora ni aconseja ni lo ha hecho nunca desde la apertura del blog el 20/11/2015. Aquí únicamente se informa, se divulga (o al menos se intenta) y se opina (con mayor o menor grado de acierto). El contacto, colaboración o comentario a las entradas, no puede entenderse en ningún caso como un acceso telemático a mi notaría ni conducente a la firma de un documento público en la misma. A esos fines deberán dirigirse a mí por los cauces oportunos, pero nunca por la vía de mi blog que constituye una actividad completamente privada y no está conectado con la web de mi notaría.

 

 

A propósito de la consulta que luego comento, efectúo unas búsquedas por concepto en el Reglamento Notarial.

La primera palabra que busco es SALVA que aparece en dos artículos del RN.

Artículo 152.

Los instrumentos públicos deberán extenderse con caracteres perfectamente legibles, pudiendo escribirse a mano, a máquina o por cualquier otro medio de reproducción, cuidando de que los tipos resulten marcados en el papel en forma indeleble.

En todo caso, los espacios en blanco deberán quedar cubiertos con escritura o, en su defecto, con una línea.

Las adiciones, apostillas, entrerrenglonaduras, raspaduras y testados existentes en un instrumento público se salvarán, al final de éste, antes de la firma de los que lo suscriban.

Los interlineados se podrán hacer, bien en el mismo texto, bien al final del instrumento haciendo en este último caso una llamada en el lugar que corresponda, y en cuanto afecten a las matrices deberán hacerse o salvarse siempre a mano, por el propio Notario.

La Dirección General de los Registros y del Notariado, por sí, o por medio de los Colegios Notariales, vigilará el cumplimiento de lo establecido en este precepto, practicando las visitas de inspección que estime oportunas y, en general, adoptando las medidas necesarias para uniformar la práctica y asegurar la buena conservación y legibilidad del texto.

Artículo 236.

Las copias se encabezarán con el número que en el protocolo tenga la matriz, y han de ser literalmente reproducción de ella tal como aparezca después de las correcciones hechas, sin que haya de consignarse el particular referente a la salvadura de las mismas.

Si el documento fuere defectuoso por carecer de firma o tener lagunas el texto, se hará constar en caracteres destacados por el subrayado o diverso color o tipo de letra.

Cuando existan en la matriz como documentos complementarios de una escritura o acta los documentos a que se refiere el artículo 214, en la copia hará constar simplemente el Notario que la expida, que hay un plano, fotografía, dibujo, etcétera, como documento complementario o unido, con el número que le corresponda. Si el interesado en la expedición de la copia o en el ejercicio de los derechos que de ella deriven presenta una reproducción del documento de que se trate, el Notario, previo cotejo y caso de coincidencia, hará constar en dicha reproducción por diligencia que corresponde al documento de que se trate y sus circunstancias en el protocolo.

 

No he encontrado resoluciones interesantes sobre salvar errores y las palabras clave para seguir buscando a fin de resolver la consulta que motiva este post, nos las dan esos dos artículos y son, a mi juicio, las siguientes: ADICIONES, APOSTILLAS, ENTRERRENGLONADURAS, RASPADURAS, TESTADOS, INTERLINEADOS, LLAMADA, MANO y LAGUNAS.

ADICIONES: 2 VECES. En la otra ocasión no es relevante.

APOSTILLAS: 3 VECES. En las otras dos ocasiones no es relevante.

ENTRERRENGLONADURAS: Como era de esperar esta larguísimas palabra solo sale una vez.

RASPADURAS: 3 VECES. Interesante el 243 RN que dice: “Las copias en soporte papel no podrán contener interpolaciones, tachaduras, raspaduras o enmiendas, ni siquiera en su pie o suscripción. Cuando fueran advertidos errores u omisiones, se subsanarán mediante diligencia posterior autorizada de igual modo que la copia haciendo constar, además, por nota al margen de ésta, la rectificación”.

 

Así que el 243 nos ofrece alguna palabra interesante mas: INTERPOLACIONES, TACHADURAS, ENMIENDAS (se me ocurre a mi AÑADIDOS) y puede que ERRORES, OMISIONES y RECTIFICACIÓN (aunque estas tres últimas podrían aparecer muchas veces). Vamos a ver estas y luego continuamos con las otras. Pero antes veamos la segunda ocasión en que se usa la palabra RASPADURA:

Es en uno de los párrafos del 283 RN: “El libro registro se llevará al día, sin hacer interpolaciones, tachaduras, raspaduras o enmiendas. Cuando fueran advertidos errores u omisiones, se extenderán asientos de rectificación o complementarios, con fecha corriente, efectuándose la correspondiente nota al margen del asiento originario”. Mira que bien, este artículo me cuesta trabajo encontrarlo cuando los de los Bancos se empeñan en que nosotros añadamos algo a una póliza.

INTERPOLACIONES: 2 VECES en los ya citados 243 y 283.

TACHADURAS: Idem anterior.

ENMIENDAS: Idem anterior.

AÑADIDOS: No aparece en ningún artículo.

ERRORES: A los efectos que interesan, en el 153 (que se refiere a otros errores) y en los citados 243 y 283.

OMISIONES: Idem anterior y atención que hemos encontrado algo importante en el 305 RN que dice: “Las Juntas directivas de los Colegios, por medio de uno de sus individuos o de alguno de los colegiados, podrán girar visitas de inspección a las Notarías y Archivos del mismo Colegio, a fin de corregir los defectos u omisiones subsanables en la manera de escribir y conservar los instrumentos y protocolos y uniformar la práctica, asegurándose del exacto cumplimiento de las obligaciones notariales en todo el territorio y si hubiere lugar a ello imponer correcciones disciplinarias”.

RECTIFICACIÓN: 4 VECES en los ya citados 243 y 283 y en otros dos casos no relevantes.

 

Vamos con TESTADOS, INTERLINEADOS, LLAMADA, MANO y LAGUNAS

 

TESTADOS (que no sé ni lo que son): Solo 1 VEZ.

INTERLINEADOS: Idem anterior.

LLAMADA: 2 VECES. Relevante solo en el caso mencionado.

MANO: 3 VECES. En el 152 y el 243.

LAGUNAS: Solo 1 VEZ.

Y se me ocurre también INDELEBLE que sale en el 152 (“Los instrumentos públicos deberán extenderse con caracteres perfectamente legibles, pudiendo escribirse a mano, a máquina o por cualquier otro medio de reproducción, cuidando de que los tipos resulten marcados en el papel en forma indeleble”) también en el 198RN que dice: “Las pólizas deberán extenderse con caracteres perfectamente legibles de manera que los tipos resulten marcados en el papel de forma indeleble. A los efectos de los márgenes de los lados izquierdo y derecho, necesarios para su encuadernación y posterior reproducción, serán aplicables a las mismas las normas contenidas en los tres primeros párrafos del artículo 155 de este Reglamento. Igualmente deberá dejarse un espacio en blanco de, al menos, 10 centímetros al principio de la primera hoja de la póliza a los efectos de escribir en el mismo las determinaciones que sean procedentes y, especialmente y de manera visible, el número del asiento”.

 

 

¿Qué significa INDELEBLE?

 

Veamos que dice la RAE: “Que no se puede borrar o quitar” (no hay mas acepciones, ni, por tanto, mas dudas en cuanto al significado del término).

Está claro que INDELEBLE es el término clave para resolver la consulta que ahora veremos puesto que lo que se puede borrar o quitar, ha de entenderse que “sobra” de matrices y copias, de pólizas y de testimonios puesto que el 152 y el 198 exigen que se cuide que los tipos resulten marcados en el papel de forma indeleble y la escritura a lápiz no es indeleble por lo que, en consecuencia, el uso del lápiz denota una intencionalidad de que lo marcado no sea indeleble y esté destinado a ser borrado o quitado o, al menos, a no ser reproducido en copia alguna si el Notario titular del protocolo, autorizante o no, estima que cumple una misión de advertencia que haga conveniente que perdure esa anotación no indeleble que no se reproduce en la copia.

Pondré un ejemplo: En los escasos documentos de los que no se hace copia autorizada, suelo indicar a lápiz un “no se hizo copia” con la finalidad de que no se piense que se pudo hacer y no se anotó. Era el caso de las actas del 207 del Reglamento Notarial hasta que comenzaron a exigirse las copias autorizadas para proceder a la apostilla del documento cuya firma se legitima y que va a circular fuera de España. Ahora mismo no recuerdo mas casos pero estoy seguro de que los he tenido (propios y ajenos).

 

Con estos mimbres, por fin, llegamos a la consulta

 

Pues estos son los mimbres para analizar esta cuestión que me ha venido rebotada de un compañero y que me ha parecido muy interesante. Fea es la costumbre de marranear nuestras copias que se tiene en los registros, pero tan fea como la que resulta del caso que motiva mi modesta investigación.

 

“En el protocolo a mi cargo la mayor parte de las matrices tienen notas escritas a mano y a lápiz. Teléfonos, “cobrar a Fulano” “llevamos gestión” “tramita Mengano”, “importe de provisiones”. Obviamente no reproduzco esas anotaciones en las copias, pero ahora me encuentro lo siguiente: Acta de protocolización del plano de un garaje que se fue vendiendo por partes indivisas. No se expidió copia nunca, de hecho una de las anotaciones a mano dice: “No copia salvo que la pida el registro”. En el plano está anotada A MANO Y A LÁPIZ la cuota ideal que representa cada plaza de garaje. Me piden una copia y entiendo que las opciones son dos: A) Reproducir el plano con las anotaciones, destacarlas, y poner en el pie de copia que las anotaciones destacadas están hechas a mano y a lápiz y que, por tanto, se ignora su autoría. B) Borrar las anotaciones antes de reproducir el plano (darles, por tanto, el mismo tratamiento que a las anotaciones de los teléfonos)”.

 

Después de la consulta vinieron algunas opiniones: “Guárdate, antes de borrar, una fotocopia del plano con las anotaciones a lápiz”. “Si hablamos de un *documento unido* lo reproduciría tal cual quedo unido al protocolo con todas las anotaciones sean en tinta o a lápiz”. “Si se protocolizó así, así lo reproduzco”. “No se sabe si esas anotaciones se pusieron o no en la notaría”. “Sí, pero quitando lo que seguro no es relevante (un teléfono, por ejemplo)”. “Haz una consulta al Colegio”. “¿Y si se levanta un acta de las anotaciones sacando una copia sin ella?”. “Yo no borraría nada”, “¿Y quién dice que se protocolizó así? Se conserva así, pero nadie sabe cuándo se pusieron esas notas (ni tan siquiera si fueron anotaciones del Notario, de un empleado o de cualquier otra persona”.

A mi modo de ver, tras el análisis terminológico de los términos que me han parecido relevantes a este fin, lo importante es que el Reglamento Notarial usa la palabra INDELEBLE sin distinguir el cuerpo de la escritura de los unidos por lo que no cabe un tratamiento diferente (todo es matriz) y todo lo que no sea indeleble, no existe. Si las notas estuvieran en la matriz y no estuvieran salvadas, ¿hay consenso en que no las reproduciríamos? Pues si estamos de acuerdo en esto y tenemos en cuenta que los unidos son matriz, hay que aplicarles el mismo tratamiento. Esas anotaciones no existen y las habría que borrar.

No obstante, si la DG no se ha cargado un testamento por mí y ante mí de un Notario al que se le olvidó firmar su propio testamento y deja el asunto en manos de los tribunales, ¿qué podría decidir en este caso?

 

Un tiempo después a alguien le aparece un folio pegado con papel celo

Y se plantea la misma duda, ¿puedo expedir copia cuando el folio que contiene las firmas está partido en cuatro trozos y pegado con celo?

La matriz está encuadernada y no es del Notario que expide la copia. No hay ninguna anotación a lápiz que aclare algo. Ya no queda nadie trabajando en la notaría que explique la historia.

Creo que yo la expediría sin mas explicaciones, la verdad. A fin de cuentas en el protocolo está y simplemente parece que sufrió una reconstrucción extrareglamentaria que tal vez hubiera requerido alguna actuación mas técnica que tampoco es cuestión de ejecutar equis años después.

 

 

Hasta otra. Un abrazo. Justito El Notario. @justitonotario