Advertencia: En la web “Justito El Notario”, su titular y responsable Miguel Prieto Escudero, no asesora ni aconseja ni lo ha hecho nunca desde la apertura del blog el 20/11/2015. Aquí únicamente se informa, se divulga (o al menos se intenta) y se opina (con mayor o menor grado de acierto). El contacto, colaboración o comentario a las entradas, no puede entenderse en ningún caso como un acceso telemático a mi notaría ni conducente a la firma de un documento público en la misma. A esos fines deberán dirigirse a mí por los cauces oportunos, pero nunca por la vía de mi blog que constituye una actividad completamente privada y no está conectado con la web de mi notaría.

 

 

Se constituye una sociedad y la escritura se tramita telemáticamente desde mi notaría. No pedí yo la denominación (pido pocas), pero sí que liquide el impuesto (exento) y remití la escritura al Registro Mercantil correspondiente al domicilio (donde se inscribe sin incidencias) obteniendo yo desde la notaría tanto el NIF provisional como el definitivo. Al ser el único socio una persona con la que tengo relación de amistad, durante todo el trámite y aun después de su terminación (con la entrega en papel de las copias de su escritura), he tenido ocasión de conocer algunos pormenores que como Notario no conocía porque están mas bien fuera de nuestra participación en la hoja de ruta para la constitución de una sociedad.

 

La carta de Hacienda comunicando que habrá de obtenerse el NIF definitivo

Mi amigo me llamó para decirme que había recibido una carta en la que se le advertía que tenía un mes a contar desde la inscripción en el Registro Mercantil de la escritura para obtener el NIF definitivo. Desconocía que esa carta se enviaba y que existía ese plazo.

 

La certificación del Registro Mercantil para obtener el certificado de firma digital de la sociedad

Con las copias de su escritura, mi amigo se dirigió a la AEAT para obtener el certificado. Allí le dijeron que necesita una certificación de inscripción en el Registro Mercantil. Entonces, decidió llamarme de nuevo para contarme el problema que tenía. Yo le dije que la sociedad estaba inscrita y que todo estaba perfectamente explicado y documentado en la escritura con lo que no entendía porqué le solicitaban esa certificación puesto que la sociedad estaba inscrita desde hacía pocos días. Le dije que no tenía inconveniente en hablar con el funcionario si este no lo tenía en hablar conmigo. Así que un rato después me llamó de nuevo y hablé con el funcionario que me dijo que el trámite telemático que yo había hecho era una cosa y la obtención del certificado de inscripción en el Registro Mercantil otra distinta y que este era indispensable para obtener el certificado de firma electrónica. Le dije que muchas gracias por la explicación y que todos los días se aprendía alguna cosa nueva. Remití entonces a mi amigo al Registro Mercantil o la web de los registradores o a su asesor (que para eso le paga) a fin de que obtuviera el certificado que necesitaba para obtener la firma electrónica. Sin embargo, no me quede tranquilo e intenté localizar en Internet información acerca de si era o no necesario el certificado de inscripción que le estaban pidiendo.

No me fue fácil, pero finalmente localicé la información en la web de la FNMT en la que todo se repetía muchas veces y unos enlaces me llevaban en circulo vicioso a las mismas páginas una y otra vez. Estaba en un apartado titulado “Documentación relativa al representante“, en el que se decía que era necesario certificado del correspondiente Registro Mercantil relativo a su nombramiento y vigencia de su cargo, siendo válida a estos efectos una nota simple con todas sus hojas selladas por el Registro. “Dicho certificado deberá haber sido expedido durante los quince días hábiles anteriores a la fecha de solicitud del certificado de persona jurídica”. Aun así, seguía sin estar del todo satisfecho porque me sonaba que yo en mis escrituras solicitaba a los registros mercantiles ese certificado y que, en consecuencia, me lo tendrían que haber enviado junto con la inscripción definitiva de la sociedad. Así era. Esto es lo llevo años diciendo en esta clase de escrituras:

SÉPTIMO.- CERTIFICACIÓN MERCANTIL Y COPIA AUTORIZADA EN SOPORTE PAPEL DE LA ESCRITURA DE CONSTITUCIÓN. A los efectos de acreditar la inscripción de la sociedad y del nombramiento de la administradora, solicita la compareciente del Registrador Mercantil competente la expedición de certificación electrónica o en soporte papel, así como, en su caso, la remisión telemática al Notario autorizante de los datos de inscripción definitiva. Asimismo, la compareciente, solicita al Notario autorizante la expedición de copia autorizada completa en papel de la escritura de constitución en el que se incluyan, en su caso, los datos de la inscripción de la sociedad en el Registro Mercantil y de la atribución del N.I.F.

Así que como no entendía porqué no se me enviaba a pesar de que lo solicitaba, me puse en contacto con la única persona que conozco en mi Registro Mercantil (en el de la provincia donde ejerzo) que, resumiendo, me dijo que esos certificados no se pueden enviar telemáticamente salvo a través de la web de los registradores y que por eso mi solicitud no era atendida nunca. Acabáramos … es decir, que llevo años pidiéndolo sin recibirlo y ahora me entero de que en la época del papel se expedía y entregaba y que ahora ya no es viable hacerlo. Por otra parte, aunque valía una nota simple sellada en todas sus hojas (desconocía que existían notas simples del mercantil) mi contacto también me dijo que esa nota no se enviaba al comunicar la inscripción y que solo recibíamos (y esto yo lo sabía), por e-mail y en pdf, un extracto de la publicación en el BORME que no sirve al propósito de este post (la obtención del certificado de firma electrónica).

 

Visto lo visto, opté por caminar la redacción del dichoso apartado SÉPTIMO en la siguiente escritura de constitución de sociedad que firmé y que quedó de este modo para lo sucesivo:

“SÉPTIMO. COPIA AUTORIZADA EN SOPORTE PAPEL DE LA ESCRITURA DE CONSTITUCIÓN. Solicitan los comparecientes del Registrador Mercantil la remisión telemática al Notario autorizante de los datos de inscripción definitiva. Asimismo, los comparecientes, solicitan al Notario autorizante la expedición de copia autorizada completa en papel de la escritura de constitución en el que se incluyan, en su caso, los datos de la inscripción de la sociedad en el Registro Mercantil y de la atribución del N.I.F.”

Además opté, puesto que no lo hacía, por añadir mediante diligencia el pdf impreso a papel relativo a la publicación en el BORME:

7ª DILIGENCIA.- La extiendo yo, JUSTITO EL NOTARIO, Notario de * y del Ilustre Colegio Notarial de *, para hacer constar que el día *, recibo del Registro Mercantil de * en mi correo electrónico corporativo, el LISTADO DE ACTOS INSCRITOS, en la que consta la fecha y número de entrada de la publicación en el BORME. Incorporo a la presente impresión a papel del archivo informático recibido en formato pdf. No teniendo nada más que hacer constar doy por finalizada la presente diligencia. De todo lo cual, de quedar extendida esta diligencia en el mismo último folio en que lo fue la diligencia anterior, yo, el Notario, Doy fe.=

 

Intenté que mi asesor me explicara la operativa que él usa para obtener el certificado de firma electrónica, pero la verdad es que me costó entenderla del todo y renuncié a hacerlo por el momento. Sin embargo, se apiadó de nosotros y unos días después me lo puso por escrito.

 

¿Cómo consigo la firma electrónica de la sociedad que he constituido?

 

La fórmula más sencilla, en mi opinión, es la siguiente:

1º.- Se solicita cita en la AEAT para el administrador de la compañía a fin de que valide su certificado electrónico personal.

https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/procedimientoini/GC29.shtml

2º.- Se solicita en la página oficial de la FNMT el certificado personal del administrador:

https://www.sede.fnmt.gob.es/certificados/persona-fisica/obtener-certificado-software

3º.- La FNMT nos enviará un código al correo que hemos informado en la solicitud.

4º.- El día de la cita con la AEAT, el administrador se presentará provisto de su DNI y del código FNMT. El funcionario validará su identificación y código y se recibirá un correo electrónico avisando de que ya puede descargarse el certificado.

OBSERVACIONES:

• El certificado debe de descargarse desde el mismo PC en el que se solicitaron los códigos.
• IMPORTANTE: Si el PC actualiza Windows antes de que se descargue el certificado, no se podrá descartar el certificado. Por esta razón nosotros no solicitamos los códigos a la FNMT hasta la misma mañana de la cita del cliente.

5º.- Una vez descargado el certificado personal del administrador, se utiliza este para obtener el de la sociedad:

https://www.sede.fnmt.gob.es/certificados/certificado-de-representante/administrador-unico-solidario/solicitar-certificado/solicitud-con-certificado-de-persona-fisica-fnmt

OBSERVACIÓN:

• Si se trata de administradores mancomunados, no puede utilizarse el procedimiento anterior.

 

La segunda opción, menos ágil a mi juicio, y que debe de ser utilizada necesariamente en el caso de administradores mancomunados, es la siguiente:

1º.- Se solicita cita en la AEAT para la compañía a fin de que valide su certificado electrónico personal.

https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/procedimientoini/GC29.shtml

2º.- Se solicita online del Registro Mercantil el certificado de vigencia de cargos específico para la obtención del certificado electrónico, que tiene una validez de 15 días:

https://sede.registradores.org/site/invitado/mercantil/busqueda#noback

2º.- Se solicita en la página oficial de la FNMT el certificado como representante de persona jurídica:

https://www.sede.fnmt.gob.es/certificados/certificado-de-representante/persona-juridica/solicitar-certificado

3º.- La FNMT nos enviará un código al correo que hemos informado en la solicitud.

4º.- El día de la cita con la AEAT, el administrador se presentará provisto de su DNI, del código FNMT y del certificado del Registro Mercantil. El funcionario validará su identificación y código y se recibirá un correo electrónico avisando de que ya puede descargarse el certificado. 

¡Y esto es todo amigos! 

 

Por su relación con este tema, trataré una cuestión que desarrollo a continuación.

 

Apoderamientos de personas físicas para obtener certificados de firma electrónica

 

Hace un par de años y medio comencé a poner esta cláusula (cuya redacción es obra de un cliente que me la propuso para su poder) en mis escrituras de poder:

VII.= Proceder a la presentación telemática de Impuestos con arreglo a la normativa vigente. Solicitar la expedición de certificados de titularidad y de cualquier otro tipo conforme a dicha normativa y relacionar a la poderdante con personas privadas y/o públicas a través de medios telemáticos, informáticos, electrónicos (en general los englobados en el concepto “nuevas tecnologías”), utilizando en su caso la firma electrónica o incluso la firma electrónica avanzada y solicitando cualquier certificado digital o lo que lo sustituya en el futuro.

Hace pocas semanas un despacho de abogados me pasó la que le proponía un asesor  que trabajaba con ellos y la sustituí por la mía:

Conferir poder tan amplio, como en derecho convenga, para solicitar, descargar, instalar, renovar, suspender, revocar y utilizar cualesquiera certificados de firma electrónica emitidos por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre-Real Casa de la Moneda o por otros prestadores de servicios de certificación, tanto los certificados expresados en las leyes, como cualesquiera otros de los emitidos por la citada Fábrica Nacional y otros prestadores de servicios de  certificación electrónica, incluidos, pero no limitados, a certificados de persona física, de representante de persona jurídica, de representante de entidad sin personalidad jurídica, de dispositivo móvil, de servidor, de componentes, de firma de código, de personal al servicio de las administraciones públicas, de sede electrónica, de sello electrónico para la actuación administrativa automatizada y cualesquiera otros certificados electrónicos que pudieran surgir con posterioridad de conformidad con el estado de la técnica. La solicitud del certificado de firma electrónica podrá realizarse ante las oficinas de registro de la Agencia Estatal de Administración Tributaria o ante otras oficinas de registro delegadas de órganos, organismos o entidades que ejerzan funciones públicas, así como ante las oficinas o registros que designen los prestadores de servicios de certificación. Las actividades comprendidas anteriormente a realizar por cuenta del poderdante comprenderá la utilización del certificado de firma electrónica ante: la Administración General del Estado, Comunidades Autónomas, Entidades Locales y sus Organismos Públicos, Sociedades, Mancomunidades, Consorcios o cualesquiera otros entes con o sin personalidad jurídica vinculados o dependientes de las anteriores, incluyendo la administración institucional, territorial o periférica y órganos reguladores; también realizar trámites ante Oficinas y Funcionarios Públicos de cualquier administración, Registros Públicos, Agencias Tributarias, Tribunales Económicos-Administrativos, de Competencia o de Cuentas, Notarías, Colegios Profesionales, Sindicatos, Autoridades Eclesiásticas, Organismos de la UE e internacionales, Órganos Jurisdiccionales, Fiscalías, Juntas y Jurados, Juntas Arbitrales, Cámaras de Comercio, Órganos Constitucionales y cualesquiera otros órganos, agencias, entes u organismos de cualquier administración y demás entidades creadas y por crear, en cualquiera de sus ramas, dependencias o servicios de cualesquiera administraciones nacionales, de la UE o internacionales; asimismo podrá actuar ante personas físicas, jurídicas, entidades, sociedades y comunidades con y sin personalidad jurídica, organismos, agrupaciones, asociaciones, fundaciones, ong’s y demás entes de derecho privado previstos en el ordenamiento jurídico español, de la UE e internacionales, para la realización, vía electrónica mediante la utilización del certificado de firma electrónica del poderdante y por su cuenta, de las facultades incluidas en la presente escritura de apoderamiento.

Para redondear la jugada, modifiqué otra a fin de incluir las solicitudes de NIF (distinguiéndolo del NIE) y poderlas tramitar mediante acta desde la notaría: 

VI.= Ostentar la representación del poderdante frente a cualquier administración tributaria española para presentar y suscribir declaraciones a su nombre como sujetos pasivos o responsables subsidiarios, aportar documentos o datos, recibir y atender los requerimientos y comunicaciones que se practiquen, tanto si versan sobre cuestiones de trámite como sobre el fondo del asunto; formular reclamaciones, desistir de instancias y renunciar derechos en nombre de sus representados, actuar ante la inspección de los tributos y obligarse en cuantas actas, diligencias, y documentos se extiendan; recibir de la Hacienda Pública española las transferencias por devoluciones que resulten a favor de los sujetos pasivos, así como solicitar  y retirar etiquetas fiscales y certificaciones de residencia a efectos fiscales, el NIF/NIE o su renovación, y la Tarjeta de Residencia o su renovación, pudiendo efectuar, en el caso del NIF, la solicitud por vía notarial instando la oportuna acta notarial y/o suscribiendo cuantos documentos fueran precisos.

 

Siempre hay que ir mejorando nuestros formularios habituales, sin embargo, no es extraño que luego el apoderado se tope con alguna dificultad a la hora de ejercitar alguna de las facultades conferidas.

Ha sido el caso de un apoderado designado en un poder general y preventivo para caso de incapacidad (anterior a la Ley 8/2021) que me vino a ver porque el poder que le otorgo su madre conmigo no le permitía solicitar certificados digitales de firma. Le dije que en el año en que hicimos aquel poder no incluíamos esta cláusula que ahora sí que metemos. Sin embargo, lo que he podido leer sobre esta cuestión es que “ha de ser el propio solicitante y futuro titular del certificado (para el Certificado de Usuario, Persona Física) o el representante (para el Certificado de Representante de Persona Jurídica o el de la Entidad Sin Personalidad Jurídica) quien deberá acudir personalmente a una oficina de registro a acreditar su identidad. En el caso de que no pudiera hacerlo por cualquier circunstancia, podrá ir una tercera persona en su nombre, previa legitimación de la firma ante notario“. Previa legitimación, dice, por lo que no se refiere a poderes y siendo así, ¿de qué valen estas cláusulas?

Ahí lo dejo porque no tengo la respuesta para este asunto. Si alguien quiere opinar tiene los comentarios para ello.

 

Hasta otra. Un abrazo. Justito El Notario. @justitonotario