Advertencia: En la web “Justito El Notario”, su titular y responsable Miguel Prieto Escudero, no asesora ni aconseja ni lo ha hecho nunca desde la apertura del blog el 20/11/2015. Aquí únicamente se informa, se divulga (o al menos se intenta) y se opina (con mayor o menor grado de acierto). El contacto, colaboración o comentario a las entradas, no puede entenderse en ningún caso como un acceso telemático a mi notaría ni conducente a la firma de un documento público en la misma. A esos fines deberán dirigirse a mí por los cauces oportunos, pero nunca por la vía de mi blog que constituye una actividad completamente privada y no está conectado con la web de mi notaría.

 

NOTA PRELIMINAR: El mismo que publiqué este artículo, fueron compartidos estos dos interesantes documentos en el chat Vanguardia Notarial:

Díptico_Registro_Civil_Español

NORMAS QUE EXIMEN DE LEGALIZACIÓN

 

Esta semana he tenido una serie de peticiones poco comunes (pero cada vez mas frecuentes) en materia de legitimación de firma (electrónica para mas señas) y testimonios por exhibición.

 

Comencemos con la legitimación de firma electrónica

El texto de la legitimación era lo de menos, pero quedó redactado de este modo:

Yo, JUSTITO EL NOTARIO, Notario de * y del Ilustre Colegio Notarial de  *: DOY FE Y TESTIMONIO: Que considero legítima y auténtica la firma electrónica de DOÑA * con DNI/NIF * cuya firma electrónica yo, el Notario, legitimo tras comprobar en el correlativo documento electrónico en formato pdf, la identidad del firmante, el carácter de firma cualificada y que su certificado es reconocido y no está revocado, todo ello conforme a los artículos 256 y 259 del Reglamento Notarial, 3, 6, 25.2 y 26 del Reglamento UE 910/2014 DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO de 23 de Julio de 2014  relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior (Eidas) y por la que se deroga la Directiva 1999/93/CE y 17-Bis de la Ley del Notariado. En *, a *.

¿Cómo la legitimé?

Pues lo hice utilizando Valide aunque en el texto de la legitimación no dije nada y no creo que sea obligatorio indicar cómo he efectuado mis comprobaciones.

El documento era un contrato de colaboración de trabajo entre una empresa española y una persona física española que tenía que enviarse a un país sudamericano para acreditar, por exigencia de dicho país, la relación laboral entre ambas partes y a fin de que la persona física pudiera entrar o permanecer en el país. Es decir, no era un documento, a mi juicio, que exigiera utilizar el acta del artículo 207 del Reglamento Notarial pues no se dan sus presupuestos. Hay documentos que necesitan apostilla pero que no exigen el 207 a mi modo de ver. No obstante, no las tengo todas conmigo y temo que nos exijan el 207.

Cuando me hicieron llegar por correo electrónico y en pdf el documento, entré en Valide y resultó que la firma no era válida. Cómo había tres firmas tuve que entender que ninguna de las tres era válida. Avisé a la interesada y volvió a firmar el documento y a enviarlo. Comprobé en Valide resultando en este segundo intento que la firma de esa persona identificada por su DNI era válida. No se decía nada de las otras firmas pero, al parecer, con validar esa firma le era suficiente. Me quedaron, no obstante, unas cuantas dudas.

Hoy por hoy una firma electrónica de un Notario español no es apostillable, ¿correcto? La secuencia que debería darse es que yo hago legitimación de firma electrónica, luego hago testimonio electrónico de la legitimación (¿?), luego lo mando al colegio firmado electrónicamente (¿cómo? ¿por SIGNO?) y el apostillador me lo devuelve apostillado electrónicamente (lo veo inviable). Yo he enviado testimonios electrónicos a compañeros y a registros pero, hoy por hoy, mientras no haya apostilla digital, considero que esto no es posible sobre todo si consideramos la teoría de la firma del sobre y de la carta (la firma del correo y del documento que contiene) que no es fácil de reputar cumplida salvo que usemos un sistema adecuado (como el que proporciona SIGNO).

 

Pero, ¿puedo legitimar la firma electrónica de alguien a petición de otro alguien?

La duda se me planteaba en este caso. A mí me había pedido la legitimación uno de los firmantes, no el resto y, siendo así, y pensé que lo mas oportuno era legitimar solo esa firma y no las otras. Valide no me dio opción porque solo me legitimaba una (la que tenía que legitimar). Si fueran firmas manuscritas y el contrato de trabajo me lo trae el empleado (era el caso) y me dice que legitime la firma de los otros, no podría hacerlo porque necesitaría que se hubiera puesto en mi presencia, que se reconociera en mi presencia o que fuera análoga a otras que tuviera en mi protocolo y con las que la cotejara, pero ¿por qué iba a hacer eso respecto de la firma de alguien que no me ha pedido que lo haga?  Y, por ser electrónica la firma, ¿sí que puedo? Le dije a mi clienta que la suya, vale, pero que las otras no se las iba a legitimar aunque Valide las diera por buenas (cosa que no sucedió).

Pero aun fui mas allá: Se entiende que haya que legitimar una firma cuando una norma exija esa legitimación notarial o registral, pero si no hay norma que lo exija, ¿no debería ser suficiente la validación? ¿si ahora es posible la validación porque ha de exigirse una cosa mas (la legitimación)? A ver si después de tanto rollo con la administración electrónica y con la inservibilidad y obsolescencia de la función notarial, va a resultar que al final tiene que haber un Notario diciendo que legitima la firma porque es válida (comprobación que podría hacer cualquiera). ¿Qué aportamos en esos caso? (aunque por mi estoy encantado, claro). El problema de fondo, a mi modo de ver, es el que es: La tecnología facilita el fraude y al final en vez de un trámite (legitimar) se acaban exigiendo dos (validar y legitimar, aunque legitimando lo validado no vamos a solucionar el problema de que la firma validada no lo haya efectuado Perico sino Juanito con el certificado electrónico de Perico). Como suele decir mi gran amigo Zetacé, “no sé si me explico”.

Sobre la firma de varias personas, dice la página de Valide:

¿Pueden firmar un documento varias personas?Los documentos pueden ser firmados por varias personas o firmantes. Se pueden dar dos casos:

• • La co-firma permite a varios usuarios firmar un mismo documento.
  • La contra-firma permite a un usuario firmar las firmas de otros usuarios.

Si desea cofirmar o contrafirmar un documento necesitará descargar e instalar en su ordenador la aplicación standalone de firma. Encontrará un enlace de descarga en la misma página de Realizar firma.

Es posible que el gran Carlos Higuera en su “Testimonios notariales electrónicos (PARTE II): La legitimación notarial de firma electrónica – NotaríAbierta” resuelva muchas de las dudas que nos surjan.

Vamos con los otros casos de interés en esta materia que se me han planteado esta semana.

 

Testimonio por exhibición de un pasaporte con mención a la identificación de su titular por dicho pasaporte e indicación del parecido de su titular con la fotografía del documento

No sé qué clase de documento sería este (porque no es un simple testimonio por exhibición), pero lo he hecho y dice así:

Yo, JUSTITO EL NOTARIO, Notario de *, y del Ilustre Colegio Notarial de * con domicilio profesional en *, Teléfono *: DOY FE: De que la fotocopia que antecede extendida en un folio de papel timbrado de uso exclusivo notarial de la serie ***, número *** en lo que expresa es reproducción fiel y exacta, del documento original, con el cual lo he cotejado, que corresponde a las páginas dos y tres del Pasaporte Británico número ***, por cuyo pasaporte con su fotografía correspondiente identifico a la perfección a su titular y portadora Doña *. Y para que conste, expido este testimonio, en *, a *.=

La interesada necesitaba que figurara la dirección de mi despacho y el teléfono y también necesitaba que fuera redactado en inglés con lo que a continuación lo tradujimos firmando a continuación. Lo que no le acepté es que ponerle nada a mano en cuanto a sus especiales peticiones (quería que de puño y letra dijera lo del parecido y mis datos de domicilio y teléfono).

 

Testimonios de documentos apostillables que se presentan solo para un testimonio por exhibición

Me planteé si debía negar el testimonio porque se trataba de documentos que requerían apostilla y no la contenían. Me convencí de que yo podía exigir la apostilla si el documento iba a ser utilizado para acreditar alguna circunstancia en un instrumento que yo autorizara y como no era el caso consideré que podía testimoniarlos. Si con posterioridad si presentarán en alguna instancia donde si fuese imprescindible que lo estuvieran (apostillados), sería responsabilidad del funcionario o autoridad usarlos sin la apostilla. Sin embargo, no me quedé del todo tranquilo porque esa firma mía dota al documento de una mayor fuerza, de una mayor autenticidad, de una apariencia, que puede dar lugar a que el requisito de la apostilla no se exija dónde corresponda.

Fueron tres los documentos que testimonié:

Uno llevaba un CSV que comprobé (cobrando la comprobación como testimonio pues lo constituye):

Yo, JUSTITO EL NOTARIO, Notario de *, y del Ilustre Colegio Notarial de *: DOY FE: De que las fotocopias que anteceden extendidas en dos folios de papel timbrado de uso exclusivo notarial de la serie *, número * y el siguiente correlativo en orden correlativo, son reproducción fiel y exacta de su original escrito en idioma inglés (que conozco) que he tenido a la vista y con el que la he cotejado, previa comprobación con resultado positivo del Número de Referencia Único que comprende en https://Verify.Clerkecertify.com/VerifyImage. En *, a *.

Otro era una traducción de un documento original en inglés:

 Yo, JUSTITO EL NOTARIO, Notario de *, y del Ilustre Colegio Notarial de *: DOY FE: De que las fotocopias que anteceden extendidas en dos folios de papel timbrado de uso exclusivo notarial de la serie *, número * y el siguiente correlativo en orden, en lo que expresan son reproducción del documento original (traducción oficial de un certificado de inscripción de matrimonio celebrado en * (Estados Unidos), no apostillado, y de su correlativo certificado electrónico de registro oficial efectuada por Doña *, traductora/interprete jurada de inglés número *) que tengo a la vista y con el que la he cotejado. En *, a *.

Y el tercero era el apostillable no apostillado:

Yo, JUSTITO EL NOTARIO, Notario de *, y del Ilustre Colegio Notarial de *: DOY FE: De que la fotocopia que antecede extendida en un folio de papel timbrado de uso exclusivo notarial de la serie *, número *******, en lo que expresa es reproducción fiel y exacto, del documento original (certificado de inscripción de matrimonio celebrado en * (Estados Unidos, no apostillado) que tengo a la vista y con el que la he cotejado. En *, a *.

El ars minori cobra importancia y requiere que haya una supervisión del trabajo del encargado de esta sección de la oficina notarial.

 

Hasta otra. Un abrazo. Justito El Notario. @justitonotario