Advertencia: En la web “Justito El Notario”, su titular y responsable Miguel Prieto Escudero, no asesora ni aconseja ni lo ha hecho nunca desde la apertura del blog el 20/11/2015. Aquí únicamente se informa, se divulga (o al menos se intenta) y se opina (con mayor o menor grado de acierto). El contacto, colaboración o comentario a las entradas, no puede entenderse en ningún caso como un acceso telemático a mi notaría ni conducente a la firma de un documento público en la misma. A esos fines deberán dirigirse a mí por los cauces oportunos, pero nunca por la vía de mi blog que constituye una actividad completamente privada y no está conectado con la web de mi notaría.

 

 

Antes de comenzar: Una vez mas gracias a los compañeros del Colegio de Canarias que proporcionan este resumen: INSTRUMENTO PÚBLICO. SUBSANACION ERRORES EN MATRIZ Y COPIA. 2012-04-25 RESOLUCIÓN (S/N): “El Reglamento Notarial diferencia entre la subsanación de los errores en las copias (art. 243 RN) y la subsanación de errores materiales, omisiones y defectos de forma padecidos en las escrituras matrices (art. 153 RN). Hacer en las copias tachaduras y correcciones es una conducta en principio prohibida para el notario autorizante (art. 243 RN). Cualquier subsanación en las copias debe hacerse obligatoriamente mediante la correspondiente diligencia. La conducta de un funcionario que de modo reiterado realizare tachaduras, interpolaciones o anotaciones, aún a lápiz, en las copias de los documentos públicos notariales pudiera ser susceptible de desencadenar responsabilidades disciplinarias, civiles e incluso penales, por la posibilidad de que se induzca a error a los particulares sobre los efectos y contenido del documento público en cuestión”. Esto, sin duda, iba también por los registros y los registradores. Ellos son los grandes marraneadores de nuestras copias (que recordemos que son escrituras públicas conforme a nuestro Reglamento). Conviene leerla al completo.

 

El Artículo 243 del Reglamento Notarial establece que: “Las copias en soporte papel no podrán contener interpolaciones, tachaduras, raspaduras o enmiendas, ni siquiera en su pie o suscripción. Cuando fueran advertidos errores u omisiones, se subsanarán mediante diligencia posterior autorizada de igual modo que la copia haciendo constar, además, por nota al margen de ésta, la rectificación“.

La situación que más habitualmente hace necesario recurrir a estas diligencias de cotejo se da con los errores subsanados en la matriz que luego se pasan por alto a la hora de expedir la copia, siendo necesario (para no tirar la copia a la basura) recurrir a este sistema.

¿Y esa diligencia en qué consiste?

Pues aquí va un modelo:

“DILIGENCIA DE COTEJO.- En XXX a veintitrés de Julio de dos mil nueve, yo, JUSTITO EL NOTARIO, Notario del Ilustre Colegio de XXX, con residencia en XXX, hago constar que, debidamente cotejada con su matriz (número XXX de XXX) la copia que antecede se aprecia en el párrafo primero de la intervención, que donde dice: ………. “I N T E R V I E N E: En nombre y representación de la compañía mercantil  de nacionalidad española “XXX, S.L.” (Unipersonal), de duración indefinida, con domicilio en XXX, y titular del N.I.F. C-12345678″, debe decir “I N T E R V I E N E: En nombre y representación de la compañía mercantil  de nacionalidad española “XXX, S.L.” (Unipersonal), de duración indefinida, con domicilio en XXX, y titular del N.I.F. B-12345679“, cuyo error de transcripción, por la presente queda subsanado”. Y sin nada más que hacer constar doy por terminada la presente diligencia, extendida en un folio de papel timbrado de uso exclusivo notarial, serie XX, número XXX de cuyo contenido yo, el Notario, Doy fe.=

Esta diligencia se añade a continuación del pie de copia (en la copia) sin hacer constar nada en la matriz que, recordemos, está completamente correcta.

Además, en el lugar dónde conste el error ha de ponerse la nota que indica el inciso final del precepto reglamentario que he citado (o en la primera hoja para asegurarnos de que se leerá):

“La presente copia autorizada sido subsanada en virtud de diligencia que consta incorporada al final de la misma en un folio de papel timbrado de la serie x, número x”.

Sobre este particular de las diligencias de cotejo la reciente Resolución de 7 de Enero de 2020 (publicada el día 23 de Septiembre 2020-09-23-11) trata el caso de una copia autorizada que se presenta al registro de la propiedad con un contenido diferente al que tenía una copia anterior, que también fue presentada y calificada. En ambas, se dice que son copia fiel de su matriz, pero la segunda se ajusta a la corrección del defecto que el registrador apreció en la calificación de la primera copia dudándose sobre si ha podido existir una rectificación de matriz o de la copia no revelada.

El uso y el abuso … that’s the question a mi modo de ver.

No confundir la diligencia de cotejo con la diligencia “oculta”.

Me pareció de suma utilidad llevar la diligencia al libro indicador (ese gran desconocido desaprovechado) como tiene por práctica un compañero que ha participado en el debate suscitado por la mencionada resolución.

 

Una mas

 

DILIGENCIA DE COTEJO.- La pongo yo, el Notario autorizante, para DAR FE de que, cotejada con su matriz la copia precedente, se observa en esta última que por error involuntario en el párrafo primero del apartado EXPONEN se ha hecho constar el día 8 de Mayo de 2006 como fecha de otorgamiento de la escritura de préstamo hipotecario inicial, cuando en realidad, la fecha correcta es el día 2 de Mayo de 2006. En ****, a ** de Marzo de 2022.

 

Y otra

 

DILIGENCIA DE COTEJO: La pongo yo, el Notario autorizante, para DAR FE de que, cotejada con su matriz la copia precedente, se observa en esta última que por error involuntario no se incorporó como documento unido la Licencia de Segregación a la que hace referencia el apartado “C). DIVISIBILIDAD” de la finca inventariada y descrita bajo el número 5.= RÚSTICA, cuyo documento se testimonia a continuación como parte de la presente diligencia de cotejo con la citada matriz:

DOCUMENTO

En *, a *.

Nota para indicar en la primera hoja de la copia: “NOTA: La presente copia ha sido objeto de la diligencia de cotejo que consta en el mismo folio en que consta la nota de expedición de copia y en otros dos folios de papel timbrado de uso exclusivo notarial de la serie *, número * y el anterior en orden correlativo. En * a *. Doy Fe. -Firmado: JEN“. 

 

¿Y si hubiera sido expedida una copia autorizada electrónica con un error salvado en la matriz pero no en la copia y la escritura se hubiese autorizado por un sustituto por causa de la incompatibilidad por parentesco del Notario para cuyo protocolo se autorizaba?

 

El caso concreto es que se produce un error aritmético (la numeración de las participaciones) en una escritura que un Notario firma por incompatiblidad de otro. Se corrige en la matriz pero en la copia se arrastra el error por lo que la solución podría ser una diligencia de cotejo de la copia autorizada electrónica que fue presentada al Registro Mercantil. ¿Puede el Notario titular efectuar ese cotejo? Sí porque es en la copia. Si el error no hubiera sido salvado en la matriz por el sustituto y hubiera que corregirlo mediante una diligencia subsanatoria, entonces sí que haría falta el sustituto, si bien la presentación telemática podría hacerla el sustituido que solo estaría expidiendo la copia.

 

¿Qué les parece?

 

Hasta otra. Un abrazo. Justito El Notario. @justitonotario