Mis oficiales no saben lo que es la incapacidad sucesoria … ¡oh cielos¡ ¡que horror¡

Una mañana de Septiembre, el 11S para más señas, me enfrento a tres testamentos, unas capitulaciones y un poder. Dos de los tres testamentos son testamentos particionales y se repasan y firman sin mayor incidencia; el poder se firmará y utilizará mañana mismo por un Señor que tiene que estar a la hora de la firma de su escritura en otro lugar, en tanto no se invente la teletransportación, la omnipresencia o algo que solucione de mejor modo este tipo de cosas.

El tercer testamento es mucho más delicado. Contiene una desheredación, un legado de casi todos los bienes en favor de un hijo y una institución de heredero para los demás. Tras las oportunas explicaciones los hijos herederos acaban convertidos en legatarios de legítima estricta y el legatario de casi todos los bienes acaba convertido en heredero. Yo a la Señora le he hecho una pregunta, “¿los demás hijos van a querer cobrar o no?” “Hoy por hoy, sí que querrían cobrar”, me dice la Señora. Esto ocurre ya con la Señora en mi despacho y el que le da la vuelta al testamento soy yo (que ya lo había repasado unos minutos antes).

“Pues entonces -le digo-, hay que hacerlo al contrario de cómo se ha hecho”, y le explico:

• Si usted le lega los bienes a ese hijo y el resto a los demás, si no hubiera resto (y hoy por hoy no lo hay) no podrán cobrar y habrá de reducirse el legado pudiendo quedar su hijo predilecto obligado a pagar en metálico a sus hermanos la parte que les corresponda, colocándole usted en difícil situación.
• Si usted deja a sus otros hijos la legítima y nombra heredero a ese hijo, lo que haya a su muerte tendrá que repartirse entre sus hijos en proporción a lo que a cada uno les deja. Si el hijo a quien quiere dejarle esos bienes quiere arreglar en dinero con sus hermanos, podrá hacerlo y si no quiere y prefieren repartirse los bienes, también se podrá hacer.

Después llega el momento de las capitulaciones de un matrimonio sujeto a gananciales por haberse casado sin otorgar capitulaciones matrimoniales y teniendo ambos la misma ley personal:

OPCIÓN A (la que me encuentro): Que al no haber otorgado capitulaciones matrimoniales, carecer de ley personal común y ser el lugar de su residencia habitual posterior al matrimonio el término de XXX, el régimen económico de su matrimonio es el de la sociedad de gananciales regulada por los Artículos 1.344 y siguientes del Código Civil español.

OPCIÓN B (la que corresponde): Que al no haber otorgado capitulaciones matrimoniales y haber sido la ley personal común de los cónyuges el derecho civil común, el régimen económico de su matrimonio es el de la sociedad de gananciales regulada por los Artículos 1.344 y siguientes del Código Civil español.

El caso es que pactaban separación de bienes a partir de ahora, pero no tenían gananciales por el criterio de la residencia, lo tenían por ser ambos de ley personal común.

Al día siguiente a nadie se le ocurre preguntar el régimen económico matrimonial de una francesa que compra sola, aunque viene con su marido. Ni se pregunta ni, se me informa de si hay capitulaciones matrimoniales o de si la señora sabe qué ocurre si compra sola o si le interesaría comprar sin presunciones de ganancialidad o con confesión de privatividad. Luego me enfrento a su testamento en el que discutimos si conviene referirlo o no a todos sus bienes y si deja o no deja legítima reconocida a sus hijos conforme al derecho francés. Vale, esto es para nota (al menos en mi pueblo) pero lo del régimen matrimonial es el ABC …

No saber qué es la incapacidad sucesoria tras años de notaría, “es de traca”, pero ¿qué trascendencia hubiera tenido lo del testamento o lo de las capitulaciones? Lo del testamento podría hacer más complicada la sucesión de la testadora, según las circunstancias. Lo de las capitulaciones, sería irrelevante puesto que el nuevo régimen económico matrimonial habría quedado en ambos casos claramente establecido. Pero, ¿por qué hacer las cosas de suficiente si se pueden hacer de sobresaliente? Para eso nos pagan nuestros clientes, ¿no?

¿Que a qué viene todo esto? Pues a que hoy quiero contestar a aquel oficial que me dijo:

“¿Para cuándo una historia en la que no la caguen los oficiales? Una en la que sean ellos los héroes (que lo son) de la notaría”

Yo le contesté que tengo que respetar su apreciación de que en mis posts (que son unos 650) siempre la caguen los oficiales, pero por supuesto no la comparto en absoluto. Podría incluso decir que la fastidian muchas veces más y que no lo digo y, por supuesto, que la fastidian mucho más que yo. Ojo que hablo de lo mío, no de lo de los demás. En su notaría o en todas las que usted quiera, los oficiales serán los héroes, pero en la mía le aseguro que no es así.

Si quiere le cuento la de ayer

Una simple constitución de SL: un socio casado en gananciales aporta un camión de gran valor y su mujer no comparece. “Fulano, te has olvidado de la mujer”. La van a buscar al pueblo de al lado. Mientras yo cambio la escritura, añado a la mujer y de paso, añado el apoderamiento subsanatorio de la escritura que no está (luego sufriremos si nos hace falta) y la prohibición de competencia que tampoco está y me leo los Estatutos y veo que en ellos está puesto el nombre de la última sociedad que constituimos hace unos días y no el nombre de la sociedad de hoy (una, dos, tres y cuatro cosas mal en una sencilla S.L.). Antes de irse el socio a buscar a su mujer, dice: “Vale, pero yo no estoy casado en gananciales, ¿eh?”. Y se va sin tiempo a decirle que se espere. Consulto alguna otra escritura de este cliente habitual y, efectivamente, no lo estaba y ¡vuelta a cambiar la escritura¡ para dejarla como al principio. Lo siento, pero en mi caso, no tiene usted razón. Defienda lo suyo, pero yo sé lo que hace cada uno en mi despacho y mis empleados son excelentes profesionales, que lidian con impertinentes, pesados, desagradables, ignorantes y sacan trabajo en condiciones en las que yo no puedo hacerlo (rodeado de gente que habla y ríe, sonando el teléfono y en condiciones de presión, etc …) Además se encargan de unas cuantas cosas que yo no sé hacer: yo no sé cuadrar una herencia, por poner un ejemplo, o no sé hacer las valoraciones de los inmuebles que son objeto de mis escrituras, o no sé meterle mano a la documentación técnica que manejamos con frecuencia como lo hacen ellos. Ayer nos fuimos tarde a casa. El viernes salí del despacho (como todos los viernes) el último y llegué a mi casa a las nueve de la noche. ¿Conoce a muchos Notarios que hagan el STI personalmente o que hagan las diligencias de las pólizas si es necesario hacerlas por poner otro un par de ejemplos? Solo aceptaría que me diga que cuando la fastidie yo, pues no lo cuente, pero oiga, “yo no soy tonto”. Ya ofrezco bastantes dudas en mis posts con sencillez y con el miedo que representa la exposición pública e incluso reconociendo errores (dando la cara por un colectivo poco propenso a la exposición pública y a las explicaciones) para que cuando no haya sido capaz de parar el gol y me lo hayan metido, porque todos somos humanos y no podemos estar en todo, no pueda contarlo si me apetece hacerlo o no pueda de vez en cuando darle hilo a un post que perdería bastante sentido si no partimos del error que da lugar a la historia. Tampoco está mal que se sepa que hay Notarios que parecemos oficiales.

Hablando de pesados

Ayer me tocó desbrozar la sucesión hereditaria del padre de un amigo y me costó enorme trabajo hacerle comprender cada respuesta que le iba dando a sus preguntas. El asunto es que habían optado por liquidar impuestos y no hacer escritura, habían hecho mal la liquidación y estaban “luchando” con un Banco que quería hacerles pasar por un reparto que no era obligatorio que hicieran y que, además, estaba mal hecho. La familia tenía pensado otro reparto de los saldos y además les había salido una oferta por un inmueble que no querían dejar pasar. Así que mi amigo me hizo tropecientas preguntas. Al terminar de contestarlas, ya agotado, después de una larga jornada de trabajo, pensé, que lo de los oficiales es de matrícula de honor. ¡Menuda paciencia¡ y no por aguantar pesados sino por abrir la mente a gente que está completamente fuera de honda en materia notarial, jurídica, sucesoria o fiscal. Cuando llegan a nuestros despachos, mansos como corderitos, lo peor ya ha pasado, los machetazos los han pegado los oficiales y el público ya digiere mucho mejor (o termina de hacerlo) nuestras explicaciones.

Otro día alguien me dijo

“En mi opinión, existen dos clases de notarías: las que cuentan con personal cualificado y las que no. Entre las primeras, lo normal es que existan empleados preparados académicamente, y con criterio jurídico, algunos tan altamente cualificados, que tienen más conocimientos y tablas que el propio Notario; evidentemente también los he conocido sin título académico y siendo (a pesar de ello) unos auténticos gurús del instrumento notarial … Normalmente son las notarías de referencia de los grandes despachos de abogados y empresas de primer nivel en las plazas de primera. Suele haber buen ambiente de trabajo y los empleados están bien pagados y motivados, considerando como su casa la propia notaría. La otra clase de notaría se compone de empleados con pocos conocimientos y preparación académica en el sector jurídico, capaces de redactar escrituras sin complejidad, pero que se ahogan cuando tienen que aplicar cierto criterio jurídico en su expediente, son poco resolutivos, y están desmotivados, normalmente porque tienen sueldos miserables …”

Por mi parte contesté y amplio ahora la contestación de este modo:

“Yo creo que una gran mayoría de empleados de notarías están razonable y correctamente bien pagados, tienen experiencia y suplen la falta de conocimiento jurídico con “amor” por la profesión y un jefe que les cubre. Ese podría ser mi caso. Creo que esto abunda en las notarías de pueblo. Mis empleados están remunerados bastante por encima de lo que les corresponde según convenio. El dinero no es siempre el problema, ni la solución”. Ninguno de mis empleados, en mis pequeñas notarías de pueblo, tiene ni ha tenido nunca un sueldo miserable. Siempre han estado pagados al menos con el mínimo correspondiente a su categoría profesional y, generalmente, por encima de la misma, habiéndoles reconocido, a veces generosamente, tal categoría a fin de mejorar sus salarios y sus derechos adquiridos.

Por otra parte, creo que lo que hay, más bien, es dos tipos de Notarios, o dos tipos de empleados de notarías o, aún mejor, dos tipos de personas. Esos dos tipos se pueden combinar para conformar despachos notariales mejor o peor servidos a un lado y a otro de las mesas. No obstante, me vale la clasificación del empleado formado y con criterio, del no formado pero con criterio, del formado sin criterio y del desmotivado por la razón que sea. Por supuesto también hay Notarios que aprueban (están formados) y que no vuelven a estudiar nunca más con lo que no adquieren criterio o pierden el poco o mucho que tuvieran al tiempo de aprobar las oposiciones.  Los empleados a veces no están formados, los empleados a veces están mal pagados y los empleados están muchas veces desasistidos y tienen que sacarse ellos solos las castañas del fuego sin posibilidad de recurrir a quien se supone que sabe hacer todo lo que se tiene que hacer en una notaría. Particularmente yo sé hacer casi de todo por lo que mi equipo encuentra en mi el apoyo que necesita y mucho más apoyo del que realmente estaría obligado a prestarle. Esto no quita que yo también les pregunte cosas a ellos por lo que conformamos un equipo de un nivel más que aceptable para un notaría de tercera categoría en un pueblo de ocho mil habitantes.

Echar la culpa a los empleados

Continué en otro momento la conversación con un amigo y lector habitual que sabe de notarías y me dijo: “También hay quien piensa que un prestador de servicios, no puede echar la culpa nunca a un empleado, y menos para eludir una posible responsabilidad por su parte. Echarle la culpa a un empleado me parece poco honesto, la culpa es de la empresa y es ella la que tiene que asumir el error. Luego, puertas adentro, al empleado lo metes en la picadora de carne, si es que realmente se lo merece”.

Yo le dije que cosas como las que cuento hoy aquí me pasan todos los días. Se comenten errores muy básicos, porque saben que yo estoy detrás. Nos equivocamos a veces en lo más sencillo. Y a veces, muy pocas veces, cuando uno ya no puede más, pues lava trapos sucios y le echa la culpa a quien la tiene, porque no es justo que yo la sufra solo (asumirla no me queda otra que asumirla), como no es justo que yo haga muchísimas cosas que la inmensa mayoría de los Notarios no hacen (que son parte del trabajo por el que le pago a mi gente). A ver si voy a rajar de otros profesionales y de mis malos compañeros y no voy a poder hablar de los oficiales, además pocas veces me habré quejado (por este conducto y digan lo que digan) cuando tengo muchos motivos para hacerlo y además en muchas ocasiones he reconocido nuestra relación de gran confianza y de trabajo en equipo. La frasecita de “para cuando un post en que no la caguen”, me llegó al alma.

Incluso, al día siguiente, seguí con la matraca y le expliqué a otro amigo un nuevo caso de error relacionado con la dichosa expresión manuscrita que en aquel caso era necesario hacer. Resultaba de un párrafo de la escritura que nadie había visto, excepto yo. Si se me escapa a mí, la escritura va al Registro sin la manuscrita y nos la devuelven. ¿Quién comete el error? Al oficial que tenía que haber visto que hacía falta (lleva quince años haciendo hipotecas) no le saltó el chip, pero a mi sí que me saltó. Antes de ver el párrafo ya estaba pensando ¡ojo que puede haber manuscrita¡ Pero cuando la repasamos en papel se me pasó. Fue en el otorgamiento cuando lo he vuelto a pensar. El oficial ha tenido el asunto en sus manos un par de días y al menos ha utilizado un par de horas en él. Yo diez minutos de repaso y quince de otorgamiento. Si yo no lo hubiera visto finalmente, el error hubiera sido de ambos, pero si la defensa es mala, al portero le meten más goles. Por cierto, el Banco y la gestoría tampoco lo vieron.

¿Cómo firman algunos lo que firman? Pues porque tienen unos equipos de la leche y yo lo tengo a ciertos efectos y a otros no. “Si este oficial estuviera acostumbrado a que yo saludara, pidiera el DNI, contara un chiste y dijera “está todo bien?”, ya verás como espabilaba” – le dije a mi amigo.

“Pues, ciertamente, – contestó- no se me ocurre ningún argumento en descargo de la responsabilidad del oficial. Entiendo que el trabajo es complicado pero, para eso está la experiencia y la forma de organizarse cada uno para que no se le escape ningún detalle, y más cuando el negocio en cuestión es de los muy habituales.” “Lo de la persistencia – le contesté –, en errores ya cometidos anteriormente, resulta especialmente agotador”.

Para terminar quiero dejar constancia de que este post es un desahogo y una reivindicación del trabajo de ambos colectivos y en general de todo trabajo bien hecho. No hay intención de molestar a nadie, ni siquiera a mis empleados, que saben perfectamente lo que pienso y escribo.

Por cierto, no me gusta nada la palabra matricero. Me parece algo despectiva para el trabajo de nuestros oficiales y para el nuestro. Yo no autorizo matrices, yo autorizo escrituras que es lo mismo que ellos preparan. Si un copista es el que hace las copias, ¿un matricero es el que hace matrices? Según la RAE la acepción de copista sería correcta en el ámbito notarial, pero la de matricero no creo que tenga cabida en el diccionario actual.

Por cierto, traer toallas limpias y comprar el azúcar y el café también forma parte de mis atribuciones.

Y meses después continuamos con variaciones sobre el mismo tema

Tras el debate suscitado con la que fue la redacción original de este post, siguieron llegando réplicas y más opiniones.

Aclaré, de nuevo, que mis empleados carecen de una formación jurídica sólida (más bien solo la tienen por su experiencia en el trabajo notarial) y, sin embargo, tienen reconocida generosamente su categoría profesional y salarios bastante por encima del convenio (lo que me da un cierto derecho a exigir y a quejarme). Soy yo el que lidia con cualquier cosa que se salga de la común por su dificultad o infrecuencia y el que evita muchos errores de bulto o más básicos que se generan por esa falta de formación jurídica. Sin embargo, ellos dominan algunos asuntos de la notaría mejor que yo. Por ejemplo, yo no sé hacer valoraciones, no sé cuadrar herencias, no fijo linderos desde hace tiempo y me manejo con mucha menos soltura que ellos con la documentación técnica, por poner algunos ejemplos. Además considero que no soy un Notario al uso. El Notario al uso es un Notario instrumental concepto sobre el que tengo pensado escribir próximamente. En definitiva, considero que desempeño el papel que creo que me corresponde y ellos también, aunque su falta de base, su confianza en que yo estoy detrás y el pressing y demás circunstancias de su trabajo, aumentan el número de errores. Subsano muy pocas veces y evito muchos errores (tontos pero también graves), así que si hay demasiados errores, si son errores muy repetidos y explicados en multitud de ocasiones, me aburro, me aburro mucho y me canso y me desespero.

¿Debería el Reglamento Notarial contemplar en mayor medida la figura del empleado del Notario?

Yo diría que el Reglamento alude poco a los empleados del Notario pero no tengo claro que el RN deba contemplar en mayor medida su figura. El empleado de notarías es un colaborador relativamente necesario pues se podría funcionar sin empleados y ha sido (y es) muy frecuente en pequeñas notarías de entrada (supongo que más antes que ahora). En las no tan pequeñas, el Notario muchas veces tiene bastante con algún colaborador que ejerza funciones administrativas y de atención al público. Hay, a fin de cuentas, muchas más formas de ver las cosas y hay muchos tipos de Notarios, de notarías y de empleados.

Yo soy uno más en mi notaría, dirijo y autorizo, pero puede que sea el que más horas pasa en la notaría de entre todos los que trabajamos en ella (y el que sin duda, y con gran diferencia, le dedica y le ha dedicado proporcionalmente hasta ahora más horas a la profesión). Sé perfectamente todo lo que se cuece en mi notaría y tomo absolutamente todas las decisiones. Hasta cuando se encarga material a la imprenta, por señalar una cosa nimia. Me da igual como se organicen los demás. Ojalá mucho cambiaran su estilo y dejaran de dirigir y autorizar y pasaran a la acción. Buena parte de nuestro problema actual es ese. Muchos Notarios no están en primera línea de combate. Están muchas veces en la última y en última fila ya es muy difícil reconducir muchas cosas. Por otra parte, hay grandes profesionales, debidamente formados y con dilatada experiencia en vuestro gremio, pero también muchos malos profesionales, con escasa formación (aunque tengan experiencia) y muchos vicios adquiridos. Seamos realistas de lo que ocurre en uno y otro bando.

Yo hago pocas escrituras pero las reviso TODAS. Hago diligencias de pólizas, hago índices, facturo absolutamente todo y llevo mi propia contabilidad, aunque no la caja. No soy el único que lo hace. Hay muchos compañeros que funcionan así. Hace poco un oficial de notarías me decía que su jefe estaba “muy vago”. Desgraciadamente creo que hay mucho vago, pero también creo que los hay en el banquillo de los empleados. Hay vagos, lentos, gente que no estudia, gente a la que hay que repetirles las cosas veinte (que veinte, ¡cien¡) veces y que no son precisamente profesionales excelentes.

¿Y debería el Reglamento Notarial decir que los empleados redactan? Estoy en completo desacuerdo. No creo que eso deba, ni pueda, decirse algo al respecto . Entonces, ¿dejamos nuestra intervención reducida a la autorización/bendición de lo que otro (que es el sabe hacerlo) ha hecho? El escribiente, el amanuense, el empleado, el oficial de notaría pone por escrito y lo hace de la mejor manera que sabe (incluso a la perfección), pero el relator, el redactor y el autorizante es el Notario. Lo contrario sería atribuirse una relevancia que no corresponde a los oficiales. La función que desempeñamos es así.

Perfiles

“Hay un cierto perfil de oficial de notaría: muy del pueblo; sin formación académica en Derecho, incluso diría que en algunos casos con cierto desprecio hacia el que sí la tiene, al que considera casi un advenedizo en su profesión; gran dedicación a la notaría en base a un interés generalmente económico, el sistema de retribución por porcentaje, que, mal entendido, puede llevar a que se consideren “socios del Notario”; tendencia a considerar a otros empleados del Notario como peones suyos; alergia a las nuevas tecnologías; control de la clientela; visión de la notaria de al lado como “rival”, lo que propicia que siempre vayan con las garras afiladas. Algunos les llaman “oficiales viejos”. Yo prefiero no hacerlo. Habrá oficiales de toda la vida que respondan al perfil que he descrito, y otros, que no. También parece que ese perfil obedece a unas reglas, un decálogo que parecen tener impreso en una especie de mente colectiva. Una de esas reglas es: “no subsanarás escrituras ajenas”. Uno de ellos me lo ilustraba con la siguiente frase hace años: “el que se haya comido el cogollo de la lechuga, que también se coma las hojas feas y marrones de fuera”. Si a mí me dijeran que algún oficial de estos, en alguna ocasión y a mis espaldas, ha despachado a un cliente con la excusa “eso no se puede” para esquivar una subsanación de otra notaría, no podría decir que me fuera a sorprender. Soy de los que piensa que el Notariado cabe todo amontonado: notarías con grandes oficiales y Notarios que aparecen una vez a la semana, Notarios muy trabajadores para controlar a empleados con pocos conocimientos, notarías dominadas por oficiales de la vieja guardia, notarías que funcionan como un reloj suizo, y mil casos intermedios. El otro día, un señor me decía que le sorprendía que el Notariado funcionara bien. Oye, y funciona bien —me decía—, a algo que funciona mal no le das para que lo arregle, cosas que no funcionan bien o que lo hacen con desesperante lentitud (se refería al Catastro y a la Jurisdicción Voluntaria). Me decía que pedirle imparcialidad y equilibrio a alguien que está retribuido por arancel era como pedirle consejos de dietética a tu carnicero. Decía que los empleados de notaría no debían ser personal laboral de cada Notario, sino funcionarios estatales o empleados de cada colegio notarial, con sueldos estandarizados y justos por categoría según convenio, y que dicha categoría requiriera también unos exámenes concretos“. 

Sin embargo, mi experiencia es la de empleados sin base jurídica formados a base de práctica. Unos son más hábiles con el Derecho y otros que son autómatas que hacen A o A y B o A, B y C o todas las letras del abecedario que quieras pero que seguirán siempre fallando porque no son hábiles y no tienen base alguna. Para trabajar en según que puestos de la notaría hacen falta conocimientos jurídicos (muchos), el problema es que esos puestos requieren una experiencia que solo se adquiere trabajando con lo que se produce un círculo vicioso. Hay muchos Notarios con conocimientos jurídicos anquilosados (por no decir que no tienen casi ninguno más allá del A, B, C notarial) que dependen absolutamente de sus empleados y que no saben hacer la O con un canuto. Son momias que sacan de las urnas para firmar y que son una deshonra para el cuerpo. A mi juicio, actualmente, el Notario sigue desempeñando su papel habitual más o menos implicado en los entresijos de la notaría pero es indispensable un estudio más a fondo que nunca de muchos temas y aproximarse más a la labor clásica de los oficiales, para evitar que ellos vayan perdidos en tantas materias.

Hasta otra. Un abrazo. Justito El Notario. @justitonotario