Me escribe un cliente diciéndome lo que debe aportar para inscribir a su S.L. en el Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas del Sector Público (ROLECE) y lo que necesita que, a tal efecto, yo le proporcione.

“Adjunto manual en el que se especifica la documentación que debemos aportar para inscribir a X, S.L. en el Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas del Sector Público. Necesitaríamos autenticada digitalmente la documentación que aparece en la página 50 del Manual que sería la siguiente:

1. Escritura de constitución
2. Escritura de traslado de domicilio social
3. Escritura de modificación de objeto social
4. Póliza y recibo del seguro de Responsabilidad Civil (aportaríamos originales)

Descartado cualquier trámite vía SIGNO, pues no es posible efectuar ninguno con particulares, y a la vista de lo que me pedía mi cliente, le preparé unos testimonios electrónicos en pdf que expedí a fin de que la sociedad pudiera efectuar su inscripción en el Registro Oficial de Licitadores y Empresas mediante Certificado Electrónico y acceso al Registro de Licitadores. Una vez que tuve los documentos en pdf, me puse a la tarea de firmarlos electrónicamente y conseguí (al menos aparentemente) hacerlo y que apareciera en la primera hoja de cada documento en pdf (en el sitio previamente señalado por mi) un recuadro en el que se indicaba “FIRMADO DIGITALMENTE POR JUSTITO EL NOTARIO. FECHA. HORA” y tal vez (ahora no lo recuerdo) alguna clave o número adicional. Sin embargo, cuando grabé los pdf y los volví a abrir con el Adobe Reader se me informaba de que mi firma no era válida a pesar del recuadrito de marras. Sin esperanzas, desde mi correo corporativo (que permite firmar electrónicamente aunque pienso que nuestra FEREN tampoco no sirve para la comunicación con los particulares mediante correo electrónico), envié por e-mail esos pdf a mi cliente a ver si a él le llegaban (o no) con indicación de que mi firma no era válida. Ese mismo día me avisó de que el Adobe le informaba de que la firma no era válida y desde entonces sigo atascado para resolver cómo firmar un pdf y cómo conseguir por esta vía (o por otra, si es otra fuera la correcta) ese, hasta el momento, “desideratum” de proporcionar a mi cliente la documentación autenticada digitalmente que necesita para darse de alta en el ROLECE. Tengo la sensación de que es otro caso en el que se organiza un procedimiento para hacer algo y se establecen unos requisitos sin los medios técnicos que permiten cumplimentarlo o ¿estoy en un error y más despistado que un pulpo en un garaje?

Archivos digitalizados firmados por el Notario a efectos de inscripción en el ROLECE

La norma aplicable es la Ley 9/2017, de 8 de Noviembre, de Contratos del Sector Público, por la que se transponen al ordenamiento jurídico español las Directivas del Parlamento Europeo y del Consejo 2014/23/UE y 2014/24/UE, de 26 de Febrero de 2014 que entró en vigor el día 8 de Marzo de 2018.

El Manual de Usuario del Registro que vuelvo a enlazar se refiere en sus puntos 8, 8.1 y 8.6 a esta cuestión cuando alude a:

8. Anexar documentación …

8.1. Formas de enviar documentación acreditativa  …

1.- Archivo electrónico firmado con la firma electrónica de quien lo expide (Notario o Registrador), no del solicitante.

8.6. Validez del anexado de documentación en el Sistema

De conformidad con lo dispuesto en el Real Decreto 817/2009, de 8 de Mayo por el que se desarrolla parcialmente la Ley de Contratos del Sector Público, y demás disposiciones de desarrollo se le informa que la documentación para la inscripción en ROLECE debe ser fehaciente: original, copia autenticada ante Notario o copias certificadas por Registrador Mercantil, dependiendo del petitum a inscribir.

Anexado de documentos acreditativos en la WEB, que incorporen firma digital o bien código de verificación electrónica, del Notario o Registrador que las autentica. NO SE PUEDE SUBIR LA DOCUMENTACIÓN VÍA WEB FIRMADA POR EL PROPIO SOLICITANTE.

El gran amigo y compañero que es Carlos Higuera Serrano, quien domina estos temas como pocos, me recuerda que existe el testimonio de legitimación de firma electrónico en origen (art. 261 del Reglamento Notarial) y que él defiende que cabe el testimonio notarial electrónico en general. “Al igual que en documentos en papel, en que añades una legitimación de firma, o testimonio, lo puedes hacer directamente en un archivo pdf y firmarlo con tu firma electrónica notarial. Ese documento pdf firmado ya es el archivo electrónico que te piden”.

Es decir, ¿que lo preparo y lo envío a través del correo corporativo y listo? “El problema de los pdf solitarios es que Adobe Reader -al menos en mi caso- no válida mi firma electrónica y entonces no vale para nada“ – contestó. Ni en tu caso, ni el mío, compañero, aunque no sé que quieres decir exactamente con lo de solitarios. En mi caso, por más que lo intenté no pude hacerlo y eso que al abrir el pdf aparece la mención a que está firmado digitalmente por mi, aunque también se dice que la firma no es válida.

Domingo Funes, Abogado, me decía hace un tiempo en Twitter, que con la Ley 39/2015 las compulsas se habían acabado. Lo hacía a propósito de esta mini entrada mía. Lo traigo a colación pues me parece que tiene relación con el tema. El propio Carlos Higuera, sobre el asunto me dijo: “Las compulsas no necesariamente han terminado de derecho en muchos casos, y desde luego menos han acabado de hecho. Una cosa es que ya existan los instrumentos técnicos y jurídicos para que así pudiera ser, y otra que se esté en condiciones de aplicarse masivamente. Un ejemplo: la AEAT, aunque debe hacerlo, no firma electrónicamente sus documentos electrónicos (aunque dice que lo hace y así lo pone en el propio documento). Fíjate en sus pdf que no llevan firma electrónica (sí CSV, aunque eso es otra cosa). Sin embargo las certificaciones del Catastro o el BOE sí llevan sello electrónico“.

El Maestro Higuera, que me ha dado la venia para publicar esta conservación nuestra, además me cuenta que precisamente anda trabajando en una fórmula de autenticación de la validación de un Libro del Edificio, en un pdf, “que se pone a mi (la suya quiere decir) disposición, archivo (archiva él) en depósito y se presenta (por él) en el Registro de la Propiedad“. Carlos tiene escrito aunque no publicado mucho sobre legitimaciones y testimonios de documentos electrónicos. Distingue entre actas y testimonios y, dentro de éstos, aquellos en los que el texto de autenticación está en el cuerpo de la escritura, porque de alguna forma están incorporados a ella -bien por traslado a papel, bien en depósito- y aquellos en los que se recoge el texto en diligencia en el propio documento electrónico. “Estos últimos (que creo son los que te solicitan, me dice) son los más complejos -jurídica y técnicamente- y podrían acogerse al Artículo 207, párrafo 2º, número 2, por analogía del Reglamento Notarial”. Me alegra ver que son complejos desde todos los puntos de vista. Es un alivio. Gracias, amigo.

2.º Para hacer constar la existencia de un documento no notarial cuyas firmas legitime el propio Notario autorizante, que vaya a surtir efectos solamente fuera de España en país que prevea o exija dicha forma documental.

En estas actas, el Notario identificará a los interesados, quienes comparecerán ante él, y en el mismo acto firmarán el documento no notarial o declararán que las firmas estampadas son las suyas, y, en todo caso, que conocen el contenido del documento y que, libre y voluntariamente, quieren que produzca los efectos que le sean aplicables conforme a lo previsto por las leyes extranjeras. El Notario, además, deberá emitir en cuanto le sea posible el juicio de capacidad legal o civil a que se refiere el artículo 156, 8.º de este Reglamento, y cumplir lo dispuesto en el mismo respecto de la intervención y representación de los otorgantes.

El documento, o un ejemplar del mismo, original o por fotocopia, quedará incorporado a la matriz del acta en la que se expresará, literalmente o en relación, el texto del testimonio de legitimación.

En dicho texto, a continuación de las firmas legitimadas, se consignarán, abreviadamente, los particulares contenidos en el acta que sean pertinentes.

Muy interesante todo lo expuesto, pero lo cierto es que aquí sigo atascado. ¿Alguien es capaz de aportarme algo más de luz? Mi cliente, el pobre, me sigue insistiendo y yo no sé cómo darle curso a su petición. Se aceptan opiniones, sugerencias y, por encima de todo, soluciones para el asunto este del ROLECE. Al final este post me ha acabado recordando al que escribí sobre Blockchain.

Habemus solucionem

Tras la publicación de un post, vía comentario (o por otras vías), aparecen matices, aportaciones o soluciones que creo (con los debidos permisos) necesario o indispensable (como en este caso) incluir en el post en cuestión para mejor comprensión, para poner la solución al alcance de todo el que lo lea. A tal fin, recupero los comentarios habidos sobre la cuestión principal de este post que también pueden leerse más abajo. Son estos:

Esteban Umerez: Yo intentaría hablar con la autoridad que certifica tu firma electrónica, si tiene soporte técnico. Puede que tu instalación de Adobe no reconozca a esa autoridad certificadora, porque no tenga el certificado necesario, pero ROLECE sí y animaría al cliente a intentar su inscripción en ROLECE con los documentos firmados por ti que le has enviado, porque puede que estén efectivamente firmados con certificado válido y los acepten, aunque no lo veas en tu Adobe. Si la documentación que presenta no es válida, le requerirán por plazo de 10 días para que subsane, y entonces habrá que ver.

Justito: Pensé en esta solución de que mi cliente lo intentara, pero la abandoné rápido cuando él detectó que mi firma no era válida. Le insistiré. Me parece una buena opción. Esa autoridad es Ancert que sí que tiene soporte técnico.

José Girón: Pero, ¿por qué necesariamente te basas en Reader para comprobar firma? Existe VALIDe u otras aplicaciones como Xolido que comprueban. Y los más probable es que a donde se envía también tengan añadida la entidad certificadora y puedan comprobarlo. En todo caso siempre queda comprobar en origen a través de FNMT, ACA o CAMERFIRMA.

Domingo Funes: Es más precisa la respuesta de Carlos Higuera que la mía, pues hay excepciones al tema de la compulsa. Pero entiendo que no debería alcanzar esa excepción al DNI. Es un derecho del administrado comunicarse con las AAPP a través de un PAEA segun el art. 13.A) de la Ley 39/2015. En el apartado 5 del preámbulo de la Ley 39/2015 se afirma que con “carácter general las AAPP no requerirán documentos (…) elaborados por las AAPP salvo las excepciones contempladas en la ley”. El art. 23.5 establece que “excepcionalmente” cuando la relevancia del documento lo exija o existan dudas (…) las AAPP podrán solicitar de manera motivada el cotejo de las copias. En fin, yo me refería, a la compulsa en relación con el DNI.

Carlos Higuera: Si la firma la haces en cualquiera de las aplicaciones oficiales que te puedes bajar del Portal de la Administración Electrónica, no hay problemas. Yo la suelo emplear, para el Libro del Edificio (que firmo yo conforme a la D.A. 2ª de la Instrucción conjunta). La aplicación del Portal de la Administración Electrónica antigua, funciona mejor que la más moderna.

¿Y hasta para las copias simples?

Gildo Morell: El problema al que aludes hoy tiene una parte técnica y otra legal. Sólo voy a hablar de la parte técnica. Técnicamente, firmar digitalmente un documento pdf es tan sencillo como lo has hecho tú y como lo ha hecho el Sr. Higuera, lo que ocurre es que el certificado de firma utilizado no tiene entre sus propósitos activados el de firma de documentos, por eso muestra el aviso. Puede ocurrir que el certificado de firma pueda habilitarse para la firma o no por su propietario, eso depende de cómo lo haya emitido la autoridad de certificación, en tu caso Ancert. Para comprobarlo basta con abrir el certificado desde el propio Adobe Reader y ver cuales son los propósitos (facultades) del mismo. Si los marcas o desmarcas y te lo acepta, vuelves a validar el documento y ya estará autorizada la firma. Si el certificado no permite el cambio de propósitos puedes solicitar un certificado de firma a cualquier otra Autoridad de Certificación (los de la FNMT son gratis) y tendrás una firma digital válida con todos los propósitos. Dejo las disquisiciones legales para los que saben …

Marian: Contratar a un profesional en ROLECE que lo haga rápido y sencillo. 

Justito: Eso no vale. Hay que dar alguna pista. En serio, bueno es saber que hay empresas especializadas, pero una cosa es el cliente que contrate los servicios y que vosotros sepáis hacerlo a la perfección, pero si luego hay que ir a la notaría y si no sabemos cómo hacerlo …

Gracias a Esteban, José, Domingo, Carlos, Gildo y Marian.

Últimas noticias (desde el blog de Esteban Umerez)

Y lo último de lo último en el blog de José Carmelo Llopis:

ROLECE Y LOS TESTIMONIOS ELECTRÓNICOS NOTARIALES

El asunto ha quedado resuelto. Fin.

Hasta otra. Un abrazo. Justito El Notario. @justitonotario