Nota: El STI es un sistema que actualmente solo está en funcionamiento en el Colegio Notarial de Valencia, aunque se puede utilizar respecto de fincas de toda España. Está prevista su implantación para todos los Colegios Notariales de España, a corto plazo.

Al final del post puedes encontrar un glosario de las abreviaturas empleadas.

Esto es lo que yo sabía sobre la situación del Servicio de Tramitación Inmobiliaria (STI) hasta hace unos días

Las Alteraciones de Titularidad (AT) están activas para todos los Notarios de la Comunidad Valenciana ya que el Colegio está en modo piloto para este tema; todos los Notarios de la Comunidad Valenciana lo tienen activo y deben enviar las AT por esta vía. La idea es que en breve se amplíe a todos los Colegios Notariales de España.

La obligatoriedad se deriva de la reforma de la Ley de Catastro 13/2015. Según señala la web del Catastro:

En cumplimiento del artículo 36.3 del texto refundido de la Ley del Catastro Inmobiliario, los notarios y registradores de la propiedad deben remitir telemáticamente a las Gerencias del Catastro la información relativa a los documentos por ellos autorizados o inscritos de los que se deriven alteraciones catastrales de cualquier orden, en los que se hará constar si se ha cumplido o no la obligación de aportar la referencia catastral por los requirentes u otorgantes.

El suministro de dicha información se realizará dentro de los veinte primeros días de cada mes, con respecto a los documentos otorgados o inscritos en el mes inmediato anterior. Cuando dicho suministro se refiera a las comunicaciones conforme a lo dispuesto en el artículo 14 del texto refundido de la Ley del Catastro Inmobiliario, la remisión de la información deberá producirse dentro de los cinco días siguientes a la autorización del documento público que origine la alteración.

La forma de dar cumplimiento a dicha obligación, viene establecida en las siguientes resoluciones:

Resolución conjunta de 26 de octubre de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado y de la Dirección General del Catastro, por la que se regulan los requisitos técnicos para el intercambio de información entre el Catastro y los Registros de la Propiedad.

Resolución de 26 de octubre de 2015, de la Dirección General del Catastro, por la que se regulan los requisitos técnicos para dar cumplimiento a las obligaciones de suministro de información por los notarios establecidas en el texto refundido de la Ley del Catastro Inmobiliario.

A partir de aquí casi todo es novedad

Las Modificaciones Físicas (MF), también se pueden efectuar por los Notarios del Colegio Notarial de Valencia, si bien no tienen, de momento, carácter obligatorio.

En Valencia, por tanto, la AT es obligatoria, pero la MF no lo es. Tampoco las notificaciones a las que luego me referiré.

El STI y el Índice Único Informatizado (IUI)

Tener los datos del Índice Único introducidos en el programa de gestión de la notaría y exportarlos a Signo, es la forma más recomendable de uso del STI, ya que de esta forma cuesta mucho menos realizar las comunicaciones. Puesto que el plazo para efectuar las comunicaciones es de cinco días a contar desde el otorgamiento de la escritura, la exportación desde el programa de gestión de la notaría se ha ejecutar con anterioridad, podríamos decir que en un espacio breve de tiempo desde la firma.

La aplicación de Signo, permite generar un expediente desde cero o aprovechar los datos del IUI. Si se crea desde cero también se reutilizarán los datos para el IUI, es decir, los datos se introducen una sólo vez, sea vía IUI o mediante creación de un expediente y ambos trámites están sincronizados entre sí, pero los expedientes que puedan crearse no están sincronizados con el programa de gestión de la notaría de ahí que lo recomendable sea que el flujo sea programa de gestión-IUI. Los datos de los programas de gestión no se pueden trasladar al expediente creado, es decir (y lo vuelvo a decir), aunque podríamos generar desde cero un expediente y éste se podría sincronizar con el IUI, el IUI no se sincronizaría con el programa de gestión.

El IUI no tiene que estar completamente pasado, sólo se requieren aquellos datos que afectan al STI para poder comunicar el trámite.

Hablamos para aclararnos del siguiente flujo de información:

Programa de gestión – IUI – STI

STI – IUI – sin sincronizar con el programa de gestión

Por eso, decía, parece recomendable la primera opción y como el plazo es de solo cinco días, si optamos por ella los datos del IUI se deben cumplimentar rápidamente, al menos en la parte del IUI que corresponde a la AT o MF operada y (me adelanto un poco a lo que cuento después) enviar las copias y las comunicaciones de manera inmediata.

Meter el expediente manual no sólo es desaconsejable sino que además puede provocar después conflictos si exportas al IUI de manera ordinaria desde el programa de gestión y hay campos no coincidentes.

Con el STI se obtiene una comunicación de Catastro en la que se indica si la comunicación realizada por la notaría ha provocado el cambio de titularidad (comunicación) o no (en este caso hablamos de un suministro de información pero no de una comunicación). El documento que se obtiene del STI puede ser incorporado a la escritura o no (aquí tiene que valorar cada uno su modus operandi), pero el cliente debe llevarse  la notificación que Catastro proporciona cuando se hace el trámite en su copia o con su copia.

Diferencia entre suministro y comunicación

La comunicación suple la obligación del cliente de presentar ante la oficina catastral el modelo 901 correspondiente al cambio de titularidad y provoca que la modificación de titularidad se haga al momento, es decir, la consecuencia es que si entramos en la Sede Electrónica y sacamos una Certificación Descriptiva y Gráfica, ya estará a nombre del nuevo titular catastral. Catastro generará una notificación indicando que se ha hecho el cambio de titularidad que el Notario puede dar al cliente en el momento (en su, con su, copia).

El suministro de información no suple la obligación del cliente de presentar ante la oficina catastral el modelo 901 correspondiente al cambio de titularidad catastral y provoca que el cambio de titularidad no se haga al momento y por tanto que el cliente tenga que acudir a Catastro a hacer la oportuna declaración. Catastro emite un pdf para el Notario indicándole tal circunstancia y le remite una carta al cliente indicándole que tiene el deber de ir a la Sede Catastral a presentar el modelo 901.

Desde que se ha implantado la nueva versión, es obligatorio incluir la copia simple de la escritura al realizar el trámite, de manera que si no se incluye constituirá un “error interno”.

Esta copia nada tiene que ver con la que podíamos (y podemos) seguir enviando mediante la aplicación de envío de copias de SIGNO a la Dirección General del Catastro. Esa aplicación parece que entonces no era en realidad más que un fondo de armario de escrituras del que Catastro podía y puede disponer cuando sus otros mecanismos y flujos habituales no le funcionan. Desde que el envío de copia es obligatorio, Catastro ya dispone de copia de todas aquellas AT y MF que le comuniquemos, por lo que el trámite podemos descartarlo y valorar seguir con él cuando no abordemos las MF (…o no utilicemos el STI, que recuerdo, otra vez, es obligatorio para las AT). A fin de cuentas, ¿Catastro se había generado (con nuestra ayuda) un repositorio o nube de escrituras?

¿Qué notificación de Catastro es esa?

Una cosa es la notificación del inicio del procedimiento y el cierre del mismo que Catastro notifica al Notario con respecto a la comunicación o el suministro que el Notario le ha realizado y otra es la comunicación administrativa al titular catastral que suple la comunicación posterior de Catastro.

En el segundo caso es en el que, por así decirlo, el Notario hace de agente notificador administrativo de Catastro eximiendo a éste de realizar las comunicaciones. Esta notificación es voluntaria para el Notario.

Visto de otro modo (independientemente de las comunicaciones que se le dan al Notario y que puede adjuntar en la escritura para que el cliente se vaya de la notaría con su cambio realizado), el Catastro notifica como Administración Pública cualquier modificación sobre la que quepa recurso de reposición, cuyo plazo empieza a contar desde el momento de la propia comunicación. Si el Notario decide que quiere ser agente notificador, su notificación tendría las mismas características que la notificación administrativa de Catastro tiene actualmente en cuanto a plazos, recursos, etc…

Inclusión de autorizaciones de uso del STI en las escrituras

Yo diría que si el STI es obligatorio para las AT no habría que solicitar autorización alguna aunque sí que creo que habría que incluir un Yo, el Notario, procederé a la comunicación y/o suministro de la AT a la Dirección General de Catastro e incluir después Diligencia haciendo constar el resultado de las actuaciones. Ya iremos viendo.

Si se tratara de una MF o si el Notario actúa como agente notificador, si entiendo necesaria la autorización y parecidas diligencias.

Hay que lanzarse

Sí, como en todo, no queda más remedio que olvidarse de los manuales, las recomendaciones y las lecturas y comenzar a efectuar las comunicaciones, adiestrando a nuestro personal, si es que no es posible que se adiestren solos como ocurre en mi caso (luego me vendrá la fase de explicárselo a ellos).

¿Comienzo con las atrasadas?

Un compañero comentó en la reunión del otro día que él había optado por empezar por las pendientes y me habló de que tenía 271 comunicaciones fuera de plazo desde que el STI empezó a funcionar y 6 dentro de plazo y que había optado por empezar con las que estaban fuera de plazo, aunque en dos o tres días trasteando con la aplicación, su programa de gestión y la Sede Electrónica de Catastro, llegó a la conclusión de que había que descartar ponerse al día. Era mejor olvidar las que no se habían comunicado a tiempo y centrarse en aquellas que estaban dentro de plazo. No obstante me pasó sus conclusiones e investigaciones de su fallido plan:

Lo primero que descubrió es que por razón del tiempo transcurrido desde el comienzo del funcionamiento del STI y las fechas actuales, muchas de las AT que “intentaba” comunicar fuera de plazo, no se podían hacer sencillamente porque ya estaban hechas y comunicarlas podía ocasionar un error grave. Como junto a esos trámites del STI había un botón que ponía ELIMINAR, pensó en pulsarlo, pero fue prudente y consultó a su vez a otro compañero que ya utilizaba el STI. La respuesta del compañero fue rotunda:

¡No, no, no, no, no elimines nada!

¡Oh cielos, casi la fastidio¡, pensó. Literalmente le dijeron algo que ya hemos comentado antes:

“Está sincronizado el trámite con el expediente, así que si eliminas el trámite te va a eliminar los datos del expediente electrónico (el IU), así que déjalo como está o habla con Ancert para que te expliquen para que sirve ese ELIMINAR. En cuanto a las más antiguas mi consejo es que no las comuniques ya que el cambio ya va a estar realizado y puedes montar un auténtico lío“

Lo entendió a la perfección: “De las que me aparezcan hechas, me olvido y listo”. Aunque arrastra la duda todavía de porqué algunas no se pueden eliminar (aunque no se le pase ni remotamente por la cabeza la opción de pulsar ese botón).

Concretamente el mensaje que aparece en las AT ya hechas era este:

“Existen errores detectados por Catastro. Si comunica el expediente en el estado actual la actualización catastral no se llevará a cabo de forma automática”.

“La TITULARIDAD COINCIDENTE CON LA EXISTENTE EN C…. “ (no se podía seguir leyendo).

Otra cuestión menos apocalíptica que la del ELIMINAR es que en algunos de los expedientes el sistema ofrece solo la opción de ver Detalle, pero no la de ELIMINAR. Tal vez sea otra cuestión que Ancert nos podría aclarar.

Sin embargo, en esos expedientes antiguos (que están fuera de plazo) se ha topado con alguno en el que la AT no estaba hecha y lo ha confirmado en la Sede Electrónica, ha echado un vistazo a la matriz de la escritura y a la ficha del programa de gestión de su notaría y no observando razón alguna que justificara que en ese supuesto la AT tampoco se hubiera causado. De nuevo Ancert o tal vez Catastro podrían dar explicación a estos casos.

Visto lo visto, el compañero con el que hablaba a la salida de la reunión ha descartado hacer algo con las que están fuera de plazo y se ha centrado en las que están dentro, en las AT, pues las MF ya irán llegando (haciéndose), como las notificaciones como agente notificador si se decide a hacerlas, aunque aún tiene y me transmite algunas dudas para el momento en que haga la primera. Son estas:

• ¿Qué hago con las que están dentro de plazo pero con copia expedida, retirada y factura pagada?
• ¿Qué hago con las que están dentro de plazo con copia expedida pero sin retirar ni pagar?
• ¿Me olvido también de todas ellas y empiezo desde cero?

Pues probablemente eso es lo que hay que hacer, redactarse un Yo, el Notario y un modelo de Diligencia y lanzarse al vacío que representa cambiar tu sistema operativo (la mecánica casi ancestral de la notaría) por otro sistema que comporte: firmar, pasar el IU, utilizar el STI, esperar comunicación, añadir algo a la copia y entregar la escritura a tu cliente con la modificación operada y sin practicar, de momento, notificación. En todo caso, también es planteable efectuar las AT que aún no le consten al Catastro aunque cree que surgirían una serie de problemas de índole y práctica notarial, de despacho diario que no vislumbra aún como se podrían ir solucionando.

“Así que creo que estoy preparado para lanzarme”, me dijo…

Seguiremos informando y agradeceré (eternamente) las aportaciones que puedan llegar sobre errores y mejoras en mi explicación. Vaticino un post lleno de remiendos….

Agradezco también a todos los compañeros y técnicos que se curran todo esto en beneficio de todos y alabo su infinita paciencia. Especialmente gracias a quienes ellos saben que se lo estoy agradeciendo.

Solo me permito una queja-sugerencia: cambiar el nombre a la aplicación porque lo de STI no es intuitivo de lo que esta herramienta viene a facilitar y solucionar a notarías y usuarios notariales (bueno, y al Catastro, claro). Aún estamos a tiempo puesto que solo se utiliza en las (no llega) 400 notarías valencianas.

Por cierto, he tenido modificar mi post “¿Qué pasa en la notaría después de la firma de mi escritura?”.

Hasta otra. Un abrazo. Justito El Notario. @justitonotario

Glosario de abreviaturas:

• STI – Servicio de Tramitación Inmobiliaria
• AT – Alteraciones de titularidad
• MF – Modificaciones físicas
• IUI – Índice Único Informatizado
• GML – Acrónimo inglés de Geography Markup Language (Lenguaje de Marcado Geográfico)
• CSV – Código Seguro de Verificación
• SIGNO –Sistema Integrado de Gestión Notarial